Vad är en faktura och vad ingår det?

Vad är en faktura?

En faktura, ibland kallad en försäljningsfaktura, är en faktura som skickas av en leverantör av en produkt eller tjänst till köparen. Fakturan fastställer en skyldighet för köparen att betala, vilket skapar ett kundfordran. Med andra ord är fakturan en skriftlig verifikation av avtalet mellan köparen och säljaren av varorna eller tjänsterna.

Fakturor är en viktig del av ditt företags bokföring och bokföring, eftersom de registrerar försäljningsaffärer.

Vad ingår en faktura?

Vanliga avsnitt i en faktura inkluderar:

• Datum att fakturan skapades. Glöm inte detta! Fakturadatumet börjar klockan som markerar kunden. Om du har villkor (en tidsgräns för betalning) vill du inkludera datumet så att alla vet när betalningen ska betalas.
• Namn och adresser av kund och leverantör. Om du skapar fakturan i bokföringsprogrammet kan du bara behöva kundens e-postadress, men det är fortfarande en bra idé att samla in och inkludera den fysiska adressen, om du behöver skicka ett riktigt brev eller dokument.
• Kontaktnamn av individer hos de två företagen (eller företag och enskilda). Det är en bra kundrelationsregel att se till att du stavar namn korrekt.
• Beskrivning av köpta varor , antingen produkter eller tjänster, inklusive priser och kvantiteter. Ofta kommer du att ha standardobjektbeskrivningar och inventeringsnummer. Men var så specifik och detaljerad som möjligt när du skapar fakturan. Detta undviker förvirring och "jag visste inte" problem.

• Betalningsvillkor. Till exempel kan leverantören ange "netto 30 dagar", vilket innebär att hela beloppet betalas inom 30 dagar.

Så här fakturerar du en kund

Du kan använda online-affärsredovisningsprogram, eller kanske använder du en förtryckt faktura som du kommer att slutföra. Processen fungerar på samma sätt för båda faktureringsprocesserna.

Du kommer endast att förbereda en faktura efter att du har skickat eller levererat produkten eller tjänsten till kunden.

• Börja med identifiera kunden . I vissa fall kan du också vilja identifiera en delkund eller ett jobb inom den kundens fil.
• Inkludera tidigare dokumentnummer i samband med denna försäljning, inklusive eventuella inköpsorder eller försäljningsavtal eller uppskattning.
• Identifiera föremål som säljs och levereras . Vanligtvis skulle du inkludera namn på produkten eller tjänsten, kvantitet (eller tid, för tjänster) och betygsätta (per artikel eller per timme). Om du använder online-programvara beräknas summan för varje objekt. Det här är platsen där du kan behöva klassificera ett objekt som "backordered."
• Varje artikel får sin egen linje och summan av alla rader läggs till.
• Nästa kommer du att inkludera information som helst inlåning som redan gjorts av kunden eller någon rabatter < tillämpas på denna faktura. Du kanske vill erbjuda kunderna olika betalningsmetoder, eventuellt rabatt för att betala kontant.
• Inkludera
• leveransvillkor för produkter som skickas. Det finns två typer : FOB-fraktpunkt eller FOB-destination. (FOB står för "fri ombord".) Om villkoren är FOB-fraktpunkt, betalar avsändaren (det är säljaren) frakten. Om villkoren är FOB-destination betalar köparen frakten . Det är också en bra idé att notera om kunden hämtar objektet eller föremålen, om det finns några frågor om varan som tas emot. Inkludera försäljningsvillkoren
• Det vill säga när vill du att köparen ska betala och kommer du att ge rabatt för tidig betalning? Villkoren uttrycks som denna 2/10 Net / 30. Det innebär att du ger 2% rabatt om du betalar Betalning tas emot inom 10 dagar, och hela saldot beror på 30 dagar. Fakturor kan mailas eller mailas eller faxas till en kund.

När en kund betalar ska fakturanummer anges på försäljningskvittot och matchas med försäljningskvittot i din bokföringsprogramvara, så det är klart att fakturan har betalats. Betalningen tar utestående belopp ur ditt kundfordrings konto.

Fakturaer mot inköpsorder

Fakturor är ibland förvirrade med inköpsorder. Inköpsorder (PO) är före transaktionen, och fakturorna är efter transaktionen. Inköpsorder registrerar en order från en kund till en leverantör eller leverantör. En faktura registrerar däremot kvittot på produkten eller tjänsten och, som nämnts ovan

Några exempel på fakturor

Susan Ward, Small Business-Canada Expert, har en provfaktura , som inkluderar kanadensisk information, men det kommer att ge dig en uppfattning om vad en faktura innehåller . Allena Tapia, Freelance Writing Expert, har stegvisa anvisningar för att skapa en faktura.