Glädje givare och volontärer med handskriven tack noter

Det verkar finnas en utbrott av uppskattning för handskrivna anteckningar och vykort just nu.

Kanske beror det på att, som MarketingProfs påpekade, våra inboxar är slagfält, fulla med skräp. Eller det kan vara nostalgi för det sätt som vi brukade vara, som Lifehack fann när det skrev om vykortets glädje.

Eller kanske behöver vi bara komma ihåg att högteknologi kräver högt beröring som motbalans.

Vi vet alla att vi borde skriva anteckningar och vykort, särskilt till våra givare, volontärer och supportrar. Men det är en vana som vi måste träna.

Här är sex sätt som din välgörenhet kan använda handskrivna anteckningar eller vykort:

1. Tack länge givare.

   Handskriven tack är speciellt bra för befintliga givare. En lojal givare har sett mycket av ditt material, och en formell skrivelse vid denna tidpunkt kan tyckas som bara mer av samma sak. Försök att använda en anteckning bara för att säga, "Tack, vi uppskattar allt du gör." Eller använd en handskriven anteckning för en bortfallen givare. Säg bara, "Vi saknar dig."
2. Tack en frivillig.

   Ibland tar vi våra bästa volontärer för givet. Försök tacka de speciella personerna med en handskriven anteckning eller ett vykort minst en gång per år. Det kan du hända när volontören har gjort något speciellt trevligt, men när som helst är den bästa tiden.

   Den Unseminary bloggen för kyrkor tyder på att du kanske vill skriva ett tack till en volontärs familj och tacka dem för att göra det möjligt för deras förälder, make eller barn att frivilligt.

   Skriv också ett handskriven tack till några av dina "superhjältar". Det är de människor som konsekvent talar upp dig, leder insamlingskampanjer på dina vägnar, och är de första som dyker upp när det är en nödsituation.

3. Tack de personer som RSVP till ditt evenemang.

   Skicka en handskriven anteckning till de personer som har sagt att de kommer till en av dina händelser. Det kan tjäna både som ett tack och en påminnelse. Om det finns hundratals människor kommer bara att välja några. Säg bara "Tack för din RSVP till galen! Vi ser så fram emot att vi ses där."
   Eller tacka de som kom till ditt evenemang. Välj några fans som gjorde händelsen minnesvärd genom att vara där och tacka för att du gör det speciellt.

4. Fira milstolpar.

   Noterar du dina bästa donors årsdagar eller födelsedagar? Vad sägs om när de går i pension? Har de fått en kampanj eller ett nytt jobb? Har deras barn bara examen från gymnasiet eller college? Det här är fantastiska möjligheter att ta kontakt och visa dina givare hur mycket du uppmärksammar och bryr dig om dem.

5. Tack till en affärspartner eller sponsor.

   Vem var poängpersonen på den sista orsaken till marknadsföringskampanjen, eller vem tog ledningen för det företagets sponsors sponsring?Du kan ha skickat ett formellt brev till företaget med resultatet av din händelse eller kampanj, men ta ytterligare några minuter att skicka en handskriven anteckning till den person som hjälpt mest. Det kan bana väg för framtida samarbeten.

6. Tack till en reporter eller bloggare.

   Om en journalist har skrivit eller bloggat om din välgörenhet, är det här en chans att göra dem till en supporter. Skicka en handskriven anteckning tack och tack. Också erbjuda att vara en källa för framtida artiklar, och inte bara om din välgörenhet. Journalister behöver alltid expertkällor om problem. Det kan du vara. Men vårda relationen genom att säga tack.

Gör skrivning tack noteringar eller vykort en vana. Det spelar ingen roll om du bara kommer ihåg att göra det en gång i taget.

Få vana att erkänna "tacka stunder" och göra det lätt att följa igenom.

Här är vad du kan göra för att göra din avsikt till en vana.

• Beställ några noterkort med din logotyp.

  Gör dem tillräckligt stora för att du kan skriva ett rimligt meddelande, så de kommer att sticka ut när du kommer in i posten. Om du inte kan beställa noterkort som är specifika för din organisation, så är det några som är redo att skriva ut gratis eller bara låta dem inspirera dig.

  Få vykort som har en av dina mest ikoniska foton på den. Har flera versioner av vykortet utformats så att du inte kommer att skicka samma över och över till samma personer.

• Få riktiga frimärken, några vackra och håll dem i närheten.
  Ingenting förstör effekten av din handskriven anteckning mer än mätad porto på kuvertet. Använd riktiga frimärken och skriv adressen.
  Skriva anteckningar är hårt arbete, jag vet. Vi gillar inte ens att skriva checkar längre. Det är bara så tråkigt. Men det är viktigt att få det här rätt. Så försök inte göra för många handskrivna tackanvisningar åt gången. Willpower har sina gränser.

• Samla in fysiska adresser, inte bara e-postadresser till dina kontakter.

  Det gör vi inte så mycket längre. Vi har telefonnummer och e-postadresser men glömmer de fysiska. Dina donor- och volontärdatabaser kommer att få dem för de personer som är närmast din välgörenhet, men glöm inte dem för människor längre bort. Försök att bli vana att samla dem för de flesta.

• Ange specifika mål.
  Skriv till exempel ett tack per dag eller tre i veckan. Den faktiska frekvensen är mindre viktig än att du ställer in ett mål för dig själv. I slutet av dagen eller veckan, fråga dig själv om de anteckningar du har skrivit.
  Bli en förebild för resten av din personal genom att låta dem veta att du skriver anteckningar och uppmuntrar dem att göra det också. Eller utarbeta ett kontorsövergripande system för att se till att anteckningar går ut till många av dina beståndsdelar från en mängd olika människor.

• Låt styrelseledamöter, volontärer och folket hjälpa dig att skriva anteckningar.

  Skriva tackanvisningar till givare är ett utmärkt sätt att få styrelseledamöter som är engagerade i insamling. Och de flesta volontärer älskar att skriva tackanvisningar. Ha ett tackande parti där de kan komma ihop och skriva dem.Det fungerar särskilt bra under semestern eller strax efter det första året.

  Och det finns inget som kan matcha ett handskriven tack från en av dina välgörandes kunder. Barnens teckningar med ett tack är kraftfulla. Ett kapitel för Habitat for Humanity ber sina nya husägare att skriva till givare om hur mycket deras hem betyder för dem. DonorsChoose har lärare som får hjälp med att skicka ett tackmeddelande till givare, plus bilder av barnen i det klassrummet.

• Inkludera en tackkomponent i allt du gör.
  Efter händelser, efter insamlingskampanjer, som uppföljning till bidrag både begärda och mottagna. Titta på meddelanden om kampanjer, pensionärer och äktenskap. Dessa alla gör underbara tack eller gratulerar möjligheter.

Hur använder du handskriven anteckningar eller vykort? Hur ofta? Till vem?