Hur man hyr och jobbar med Caterers för en händelse

Som en professionell evenemangsplanerare tror du förmodligen att du redan vet vad catering är, eller hur?

För vissa evenemangsplanerare, catering är föremålet på deras händelseplaneringschecklista som täcker mat och dryck för en händelse. För andra evenemangsplanerare omfattar catering mat, dryck och mycket mer.

Vad är Catering?

Låt oss ta en titt på vad som står i planeringsbranschen när vi pratar om catering.

Typer Caterers

Precis som händelseplanerare varierar med avseende på de tjänster de tillhandahåller, gör det också cateringfirma. Vilken typ av matleverantör passar bäst för ditt evenemang? Det beror på specifika händelser du planerar. Här är en snabb nedgång av typerna av cateringfirma:

• Privat Caterer : Privata cateringfirma arbetar som fristående företag. Deras tjänster omfattar typiskt menyplanering, matberedning, mat och drycksservice, uthyrning av köksredskap, uthyrning av matlagningsutrustning, anställningstjänstemän och dryckeservrar, uppställning av alla matvaror och rengöring.
• Hotell / restaurang Caterer : Restauranger och hotell har egen egen cateringpersonal. Om din händelse kommer att hållas på en restaurang eller hotell, kommer du att arbeta med sina cateringfirma. Hotell- och restaurangmatsalar är ansvariga för menyberedning, rumsuppställning, bord, sängkläder, porslin, baruppställning, uthyrning av utrustning, dekorationer, blomsterarrangemang och bemanning för evenemanget.

• Fullservice Caterer: Fullservice-cateringfirma är privata cateringfirma som erbjuder allt du behöver för mat och dryck för ditt evenemang och mer. De individuella tjänsterna varierar från caterer till caterer. Förutom menyplanering kan de erbjuda provsmakningsmenyer, matförhandsgranskningar, samordning av bordsuthyrning och sängkläder, leverans av blommarrangemang och centerpieces, utveckling av övergripande tema och rumsinredning, belysning, personalanpassning och samordning av både inrättande och städning .

Välja en Caterer

Om du anställer en privat caterer för din händelse, är det första steget att söka hänvisningar och sedan skapa ett första möte. Var beredd att diskutera din händelse i detalj, inklusive:

• Föreslagen dag
• Föreslagen tid
• Möjlig plats eller plats
• Antal gäster
• Tema eller tillfälle för händelsen
• Menyförslag och idéer
• Dryckesbehov och idéer
• Kostbegränsningar eller livsmedelsallergier
• Övriga begärda tjänster (uthyrning, vänta personal, etc.)

Ju mer information du kan ge på detta möte, desto bättre. Det ger cateraren en övergripande bild av vad du tänker på för din händelse, vilket kommer att resultera i ett mer exakt förslag från dem.

Ställ catering på din händelseplaneringschecklista

"Catering" ska ha sin egen separata sektion på checklistan för eventplanering.En generisk "mat och dryck" -artikel kommer inte att göra. Istället bryter du upp cateringuppgiften till mindre uppgifter, till exempel:

• Hyra caterer
• Uppföljning om undertecknat kontrakt
• Välj meny
• Begär samplingmeny
• Bekräfta bordslinne färg och hyra
• Bekräfta antalet gäster
• Välj barmeny
• Bestäm rumsinställningen
• Välj blomsterarrangemang och mittpunkter

Även om cateraren hanterar dessa ansvarsområden är det ditt ansvar att arbeta nära dem med att välja dessa objekt och hantera den övergripande funktionen.

Underskattar inte Cateringens roll

Plats, inredning, atmosfär och till och med en utmärkt gästlista vid ditt evenemang kommer att bli helt överskuggad av dålig mat. Undervärdera inte betydelsen av god mat och dryck vid ett evenemang! Dålig mat kommer helt bokstavligen att lämna en dålig smak i dina gästers mun.

Dessutom, var noga med att din matleverantör anlitar utbildad, professionell väntpersonal. Servrar har en inverkan på hur maten uppfattas och kan bidra till den övergripande atmosfären av ett evenemang.

Tillbringa Smart

Mat och dryck är ganska ofta stora biljettobjekt i en händelseplaneringsbudget. Slösa inte ett öre. Gör smarta utgifter för att få ut mesta möjliga av varje cent. Här är några kostnadsbesparande tips för att komma ihåg:

• Intervju lokala cateringfirare som precis börjat i verksamheten. De kan erbjuda en introduktionshastighet för exponeringen och potentialen för ny verksamhet.
• Begränsa utbudet till mousserande vatten, öl och vin. Topphylla kräver höga priser på hylla
• Förkorta happy hour vid din händelse; mindre tid betyder mindre konsumtion
• Tänk på en buffémeny i stället för nedtjänsten

Om du har hittat en caterer som du verkligen skulle vilja använda för en kommande händelse, förhandla prissättningen. Låt dem veta att du vill hyra dem men kostnaden är ett problem. De bör erbjuda förslag för att minska den totala kostnaden.