Hur man anställer en händelse för framgång

Du har planerat, organiserat och tenderat till varje detalj i ditt kommande evenemang och nu är det showtid. Är du redo? Om du inte har valt lämplig personal för ditt evenemang är svaret på den frågan nr. Att veta hur man anställer en händelse är ett viktigt - men ibland förbisedt - steg i händelseplaneringsprocessen. Så innan du kommer för långt, säkra den personal som passar bäst för dina behov.

De kommer inte bara att vara den extra hjälp du behöver De kommer också att vara de personer dina gäster kommer i kontakt med och den interaktionen kan hjälpa till eller skada framgången för din händelse.

Vilken evenemangspersonal behöver du?

Svaret på denna fråga beror på flera olika faktorer:

1. Antalet gäster du förväntar dig
2. Händelsens längd
3. Publiken
4. Den totala omfattningen av ditt event spelar en roll i din personalbeslut.

Personal kan inkludera:

1. Parkeringsskötare
2. Registreringscheckagenter
3. Matservrar
4. Skyddskläder
5. Kundtjänstrepresentanter.

För storskaliga händelser kan du behöva händelsepersonal till:

1. Övervaka utställningsbodsinställningar
2. Hälsa och stöd gästhögtalare
3. Hantera bord och sittplatser och
4. Behöva audiovisuell utrustning.

Om ditt evenemang är för en organisation, kan du ha företagets anställda eller evenemangsfrivilliga som kan ta del av anställningsansvaret. Annat hjälp kan redan tillhandahållas av evenemangsplatsen eller de säljare som du har engagerat, till exempel catering.

Arbeta igenom alla aspekter av ditt evenemang från början till slut för att bestämma dina personalbehov. Tänk på att det kommer att uppstå problem och du kommer inte att kunna lägga ut varje eld och tendera till varje detalj. Hyra adekvat personal för att täcka alla tjänster som tillhandahålls.

Event Staffers kan göra eller bryta din händelse

Alla evenemangspersonal som arbetar med din händelse är relaterade till kundtjänstrepresentanter.

Om en kund har en dålig erfarenhet av kundtjänst, kan de aldrig återvända till det företaget. På samma sätt kan en negativ interaktion med en eventpersonal fördärva vad som annars var en positiv händelseupplevelse. Gör inte framgången för din händelse i händerna på oerfarna evenemangspersonal. Budget för lämplig personal och säkra deras tillgänglighet veckor i förväg så att du inte är kvar med … ja, rester. Hyr det bästa evenemanget som möjligt.

Utbilda ditt evenemangspersonal

Även den mest erfarna, kvalificerade evenemangspersonalen behöver instruktioner. Ge bakgrund till ditt företag, syftet med evenemanget, vem gästerna är, eventuella problem att leta efter och diskutera dina förväntningar. En välinformerad evenemangspersonal kan professionellt svara på frågor och effektivt hjälpa dina gäster.Utnämna en kontaktperson för anställda evenemangspersonal och ange det bästa sättet att nå dem om de har frågor eller behöver hjälp. Om din evenemangspersonal är ombord med ditt uppdrag och mål, är de mer benägna att kunna hjälpa dig att uppnå det.

Tänk på din egen extra uppsättning händer

Det kan ta många uppsättningar händer - eller åtminstone mer än bara dina par händer - att utföra en lyckad händelse.

Även om du redan har anställt cateringfirma, förbiser inte en blomsterhandlare, biljettagenter och betjäningspersonal, dina egna behov. Du är den viktigaste personen som ansvarar för denna händelse och oundvikligen kommer de som är inblandade att se till dig för att personligen svara på deras frågor och ta itu med deras oro. Hyr en professionell, kompetent assistent för att fungera som din "gå till" person. Att ha en kunnig person vid din sida för att ta några små uppgifter från din tallrik kommer att vara bra tillbringade pengar.