Händelse Registreringsguide: Lösningar för framgång

Framsteg inom teknik har haft en betydande inverkan på evenemangsplanering och evenemangsregistrering i synnerhet. Långt borta är dagarna av pappersinbjudningar som anländer i ett kuvert med en frimärke. Registrering på nätet är allt vanligare för alla typer av evenemang, från affärsseminarier och årliga konferenser till milstolpe födelsedagsfest och företagsferiefunktioner. Även om denna online-process kan verka enkel, krävs det fortfarande arbete.

Lyckligtvis för evenemangsplanerare finns det många verktyg som kan hjälpa till med händelse registrering. Valet inkluderar enkla plattformar som tar itu med grunderna för evenemangsregistrering och de som är mer avancerade och erbjuder multifunktionella applikationer. Vissa händelsesregistreringsprogram behandlar händelsebetalningar. Vissa ger också automatiska återbetalningar om en registrering avbryts. Andra paket skapar registreringsnamnstaggar. Event registret verktyg kan också möjliggöra integration med en konferens eller företags webbplats samt ansluta till sina sociala medier plattformar.

Tyvärr, med så många alternativ, kan processen att välja händelsesregistreringsverktyget för ditt företag vara överväldigande, minst sagt. Här följer en enkel guide för att välja de händelsegistreringsverktyg som bäst tjänar ditt evenemangsplaneringsverksamhet.

Välja Event Registration Software: Var ska man börja?

När du väljer händelsesregistreringsverktyg är det bäst att börja med att bestämma dina behov och önskemål.

Tänk igenom dina registreringsprioriteringar och ditt evenemangsplaneringsverksamhet. Fråga dig själv dessa frågor:

• Är dina behov enkla och kräver endast behandling av registreringar och betalningar?
• Har du flera sessioner inom huvudhändelsen som kräver ytterligare registreringar?
• Behöver du hantera hotellbokningar eller researrangemang?
• Stödjer du en konferenswebbplats?
• Kommer du att tillhandahålla namnkoder, samordna audiovisuella krav eller vara värd för särskilda utdragssessioner?
• Hanterar du mer än en händelse samtidigt?
• Är ditt evenemang en årlig händelse eller en engångshändelse?

Svaren på dessa frågor hjälper dig att hitta programvaran för händelseregistrering som bäst passar dina behov.

Händelseregistreringsverktyg

Med så många val i händelsesregistreringsprogrammet är det enkelt att fånga sig i prickiga funktioner och de senaste verktygen, oavsett om de fungerar för din händelse eller om de ens kommer att användas alls. Lita inte av det senaste och det bästa. Istället gör du en lista över de funktioner som du för närvarande använder i din händelsesregistreringsprocess och lägg till de som du vill inkludera för att effektivisera processen. Några funktioner som finns tillgängliga är följande:

• Registrering av händelse online
• Registrering av händelser på plats
• Gruppregistrering för deltagare
• Deltagare självkontroll
• Händelsebetalningsprocesser
• Deltagarehantering och rapporter > Deltagande märkesskapande och hantering
• Registrering för enskilda sessioner
• Formutveckling
• Hotellrumsförvaltning
• Marknadsförvaltning
• Sociala medier
• Undersökningar och händelseåterkoppling
• Inte alla evenemangsregistreringsverktyg är Kostsamt

Många evenemangsregistreringsverktyg erbjuder standardfunktioner till ett rimligt pris, vilket är väl lämpade när man hanterar enkla händelser.

Dessa program innehåller grundläggande registreringsblanketter som kan länkas till din webbplats. De kan samla in registreringsinformation, inklusive kreditkortsinformation, för att registrera och bearbeta kreditkortsbetalningarna. Dessutom kan deltagarregistreringslistor sammanställas eller exporteras. Beroende på vilken typ av händelser du planerar och hur ofta händelserna är, kan de här enkla verktygen vara bra passa genom att ge exakt vad du behöver utan att vara boggad med alla typer av extrafunktioner som inte är till nytta för dig.

Flerfasetterade evenemangsregistreringsverktyg Erbjuda extra möjligheter

Om ditt evenemangsplaneringsarbete har du planerar stora konferenser, kan händelsesregistreringsverktyg som erbjuder extra funktionalitet utöver grunderna vara precis vad du behöver. Lösningar inkluderar de som behandlar händelse registrering och kombinerar den funktionen med förmågan att spåra och rapportera olika detaljer om en större och mer komplex händelse.

Om evenemangsdeltagare registrerar sig för konferensen och sedan registrerar sig för specifika workshops inom en viss session finns det verktyg för att aktivera den funktionen.

Vissa program kan tillåta bearbetning av flera deltagare från en organisation med en betalningskälla och erbjuda olika prisstrukturer baserade på grupprabatter eller tidiga registreringsavgifter. Om du behöver anpassade rapporter letar du efter ett evenemangsregistreringspaket som automatiskt genererar rapporter genom att sammanställa närvarolistor baserat på enskilda verkstäder eller andra parametrar som du väljer. Konferenser kallar vanligtvis för tryckta namntexter så sätt det på din "måste ha" lista så att dessa kan skapas automatiskt som en del av händelsegistreringsprocessen och leta efter anpassning för att avspegla om deltagaren är registrerad för hela konferensen, en del av veckan eller bara en viss dag.

Verktyg för integrering av registrering

För de händelseplanerare som genomför många händelser kan integrering av registreringsdata i din befintliga databas vara en kritisk funktion för din organisation. Tänk på nuvarande metoder för att lägga till registranter i din databas och identifiera förbättringsområden. Det är viktigt att tänka på olika sätt denna information kan integreras med befintlig information, t.ex. personer som har frivilligt eller donerat. De flesta händelsesregistreringsprogrammen ger möjlighet att manuellt exportera data. Men den här metoden är tidskrävande eftersom det krävs att man manuellt importerar informationen till din databas igen. Utforska paket som inte bara uppfyller dina krav på evenemangsregistrering utan också stödja dina behållningsbehov.

Ta en provkörning innan du köper

När du har minskat ditt val av händelsegistreringsprogram, bestämma om de erbjuder en gratis provperiod. Det ger dig möjlighet att inte bara testa funktionerna utan för att se om den har den funktionalitet du behöver och om det passar din händelse. Det är också ett tillfälle att uppleva sin nivå av kundtjänst när du svarar på dina frågor eller arbetar för att lösa ett problem du har.