Undvik att ta en dålig check: Regler för att acceptera betalningar

Kontroller är mindre vanliga än de brukade vara, men vissa företag har fortfarande mycket att vinna genom att acceptera kontroller. Federal Reserve Board rapporterar att cirka 18 miljarder checkar skrevs 2012, så det finns fortfarande gott om folk som insisterar på att betala med check.

Utmaningen för företag undviker dåliga kontroller. Du vet aldrig säkert om kunderna har pengar på sina checkkonton, och det är dyrt och tidskrävande när kontrollerna studsar.

Så vad kan du göra för att minska chanserna att acceptera en dålig check? Stegen nedan hjälper dig att komma igång.

Kontrollera ID: du gör förmodligen det här ändå, men om du inte gör det är det dags att börja. Att verifiera en kontrollskrivarens identifiering hjälper dig att se till att personen som lämnar checken är samma person som äger kontot. Du bör också kolla (och kopiera ner) adressen på ID för att se om den matchar adressen på checken. Om adresserna inte matchar betyder det inte att du får en dålig check, men det är värt att veta (det här, i kombination med andra märkningar, kan peka på ett problem).

Titta på signaturen: insistera på att alla kontroller är signerade på din verksamhet (förutsatt att kunderna kommer till din verksamhet). Jämför den signaturen till signaturen på ID för att se till att du hanterar samma person. Du vill faktiskt se persontecknet eftersom en tjuv kan fånga en legitimt undertecknad check, ändra den och ta den med i din verksamhet.

Hämta kontaktinformation:

Om kundens kontaktuppgifter inte skrivs ut på checken, eller det är inte aktuellt, få en aktuell adress och telefonnummer. Om något går fel med betalningen är det första steget att kontakta kunden och låta dem veta. Det kan ha varit ett ärligt misstag och kunden kommer snabbt att åtgärda problemet. Om inte, kan du behöva anmäla kunden skriftligen innan du vidtar rättsliga åtgärder. Titta på:

var den här kontrollen utskriven av en professionell kontrollskrivare, eller skapades den av en professionell tjuv? Kontrollera om kanterna är rena och kvadratiska och leta efter säkerhetsfunktionerna på checken. Leta efter tecken på manipulering, som smutsning och slitage på misstänkta platser. Kontrollera kontrollnumret:

använd extra försiktighet om kontrollen är från ett nytt konto. Hur kan du avgöra? Titta på checknumret. Ett lågt tal (101 eller något liknande) betyder vanligtvis att det är den första kontrollboken som utfärdats för det kontot. Med det sagt kan vem som helst fråga om att starta sina kontroller med ett högre antal, så kontrollera att 9900 inte nödvändigtvis är från ett erfaret konto. Endast aktuellt datum:

insisterar på att checkar skrivs med dagens datum på dem. Om ett datum i framtiden används, se upp. Lokalt endast:

Om möjligt, hålla sig till kontroller som kommer från kunder som bor i samma tillstånd som ditt företag. Visst, människor flyttar och din kundbas kan vara på semester, men riskerna är högre med en out-of-state check. Verifiera medel:

Om du är osäker, kontakta kontrollförfattarens bank och be om att verifiera medel innan du accepterar checken. Banken kan vägra din begäran, och det finns ingen garanti för att pengarna kommer att finnas där även om banken kontrollerar pengar, men det är värt ett skott. Du kan också registrera dig för någon form av kontrollverifieringstjänst för att hjälpa till att flagga misstänkta kontroller.

Spendera inte det genast:

kom ihåg att en check alltid kan returneras, och det kan ta längre tid än du förväntar dig. Check clearing processen är förvirrande eftersom din bank kan tillåta dig att dra tillbaka eller spendera några (eller alla) av pengarna från en check före ta reda på om checken är bra. Om det visar sig att checken studsar efter att du har spenderat pengarna, måste du betala tillbaka banken. Så hur länge ska du vänta? 30 dagar bör täcka de vanligaste problemen, men vänta längre om du har några tvivel. Prata med din bank och ta reda på när du vet om pengarna faktiskt anlände.