Topptips för att anställa en privat caterer för din händelse

Medan många stora evenemangsställen har en chefskock eller en bankettavdelning på personalen, erbjuder många av världens vackraste och unika arenor inte cateringtjänster. Medan det extra arbetet med att hyra en privat caterer eller cateringfirma kan vara avskräckande för vissa, är stora evenemangsplanerare alltid redo att boka den perfekta platsen även om det innebär att man ringer på sitt professionella nätverk för att få det gjort.

Innan du hyr ett caterer eller cateringfirma för att jobba med händelsen, är det bra att ha några inledande idéer om cateringmenyn och att ha dessa tips i din ficka.

Expertråd om menyplanering från en restaurangkompetent

"Ställ en bra balans med din meny", föreslår Stacy Ziegler, CPCE, CMP, första vice president för NACE (National Association of Catering Executives) och försäljningschef vid Bold American Events & Catering. Bold American erbjuder fullservice cateringtjänster till arenor i hela Atlanta, Georgia och organiserar mer än 500 företags- och sociala evenemang varje år.

"Du kan gå mer riskfylld med dina passerade hors d'oeuvres, sidrätter och efterrätt, men för huvudträdet måste du komma ihåg att du matar en mångfaldig grupp människor. De flesta tycker om att känna igen vad de äter. Det betyder inte att alla måste serveras vanlig kyckling, men var försiktig med något mycket exotiskt. "

Evenemangets säsong spelar också roll. Och evenemangsplanerare håller ofta diskussioner om framtida händelser under en helt annan årstid. "Även om du kanske diskuterar din meny i vinterens död, kan den aktuella händelsen vara i juni. Korta revben och potatismos i januari låter fantastiskt, men när din juni-händelse rullar runt, vill du ha något mycket ljusare, säger Ziegler.

I händelse av att planera en evenemangsmeny är det mycket mer än matvalen själva. Men nästa steg är att hyra cateringfirman för att hjälpa dig att dra av det.

Expertråd om att hyra ett privat cateringföretag

Kanske har du redan idéer för cateringmenyn i åtanke, nästa steg är att anställa ett cateringföretag för ditt evenemang. "Tala med din matleverantör om vad de gör bäst", säger Ziegler. "De har mycket erfarenhet av folkfavoriter, och vet vad de kan utföra bäst. "

Förutom att använda din matleverantör som mat- och dryckskonsulent samt cateringtjänsten för din händelse, erbjuder Ziegler även följande tips för att hyra en caterer eller cateringfirma för evenemangen:

Prova Catererens Mat

Genom att prova matlagarens mat kommer det att ge dig chansen att smaka på catering och också uppleva hur det kommer att presenteras.Det här är också en bra tid att träffa kocken och bestämma hur flexibel han eller hon är. Alla objekt kan anpassas efter eget tycke, så se till att din feedback tas seriöst. Fråga hur maten är beredd.

Catering Tips: Fråga om catering är färdig på plats eller tillagad i förväg och lämnade i en varm låda för att hålla dig varm. Dessa olika metoder kommer att ha stor inverkan på kvaliteten på maten när den serveras för dina gäster.

Kontrollera referenser

Även om du sannolikt kommer att få en lista med mycket nöjda kunder finns det fortfarande bra nuggets information du kan lära dig om du faktiskt tar dig tid att kolla en caterers referenser. Det är ett utmärkt sätt att få insikter om vad cateringföretaget är bäst. Goda frågor för referenser är: Hur många gånger har de använt matleverantören? Vad tyckte du bäst om deras cateringtjänster för evenemang? Vad är en sak du skulle ändra för nästa gång?

Begär tidigare evenemangs bilder

Cateringbilder ger dig en bra känsla för cateringens estetiska. Bilder av tidigare händelser kan ge dig insikt om hur deras händelser generellt sett ställs upp. Fråga dig själv följande frågor: Gillar du deras servicevaror, användning av avstånd och efterbehandling? Är det den stil du vill ha för din händelse?

Slutligen är det också ett bra sätt att förklara för cateringfirman vad du tycker om med referenser. Vad skulle du vilja se upprepade vid din händelse?

Diskutera de tillgängliga tjänsterna

Vissa cateringfirma är mer fullservice än andra, med möjlighet att tillhandahålla sängkläder, bord, stolar, blomster och evendécor. Du kan ge dem en uppfattning om vad du gillar och de kan dra allt tillsammans för dig och organisera alla säljare. Å andra sidan ger vissa cateringfirare endast evenemanget mat och matservicen, och du kommer att vara ansvarig för att samordna alla dina andra föremål och säljare. Hur som helst är bra, så länge som catererens tjänster matchar dina behov.

Granska allt i person

Personliga möten är inte bara ett bra sätt att se till att det inte finns någon felkommunikation när det gäller viktiga saker som den planerade cateringmenyn och cateringförslaget, de är också ett bra sätt att få en bättre känsla för din utvalda cateringfirma. Till exempel kan möten i person ge dig chansen att se cateringverksamheten. Är kontoret rent? Är du hälsad i tid? Om du tvekar under denna process, var noga med att fixa den nu och det kan överföras till händelsedagen.

Se till att de är organiserade

Om ditt förslag är aktuellt och din försäljningschef är professionell och flexibel, är det förmodligen ett tecken på bra företagskultur. Detta är särskilt viktigt eftersom de här egenskaperna sannolikt kommer att överföras till laget som hanterar din händelse. Men akta dig: det motsatta kan också vara sant. Om ditt förslag skickas till dig efter det datum som utlovas eller det finns en allmän känsla av oorganisering under försäljnings- och planeringsprocessen, kan det vara ett tecken på att aktualitet och organisation inte är ett viktigt värde för cateringfirman.

Läs det fina trycket

När det gäller att logga ut på ditt cateringförslag är det viktigt att granska och förstå varje detalj. Är ditt förslag allt inklusive allt du bad om? Ingår skatt? Kommer priset att variera per person om din gästräkning går upp eller ner? Hur fungerar serviceavgiften för arbetskraft? Kommer du att vara ansvarig för att tippa personalen den kvällen? När du jämför förslag från en matleverantör till en annan, är det viktigt att du jämför äpplen med äpplen och förstår alla dina kostnader i samband med den föreslagna händelsen.

Kontrollera med evenemangsplatsen

Många arenor har en föredragen leverantörslista, vilket sannolikt kommer att omfatta cateringfirma för de platser som inte erbjuder cateringtjänster. Du kan behöva arbeta med en av de listade cateringfirma, men även om du inte är det kan det vara till din fördel. Om du använder någon på den listan kommer de att vara bekanta med dina evenemangsorter och allt som går med det från reglerna till rumsinstallationen. Du kan sannolikt få färre missöden på dagen för din händelse. Föredragna leverantörer kan också ha andra privilegier som de kan vidarebefordra till dig. Cateringfirare som inte är bekanta med en plats kan vara billigare vid första anblicken, men du kan ha postanmälningsavgifter från din plats eftersom cateringfiraren inte tog bort papperskorgen efter behov eller något annat straff för att inte förstå lokaliseringspolicyerna.

Fråga om speciella krav

Bra cateringfirare kommer att arbeta med dig på speciella krav. Stora cateringfirare förutse dem. Hur som helst, var noga med att fråga din matleverantör hur de hanterar speciella krav som kostbegränsningar, förändringar på platsen och sena tillägg. Även de bästa planerna är vanligtvis utsatta för minst en överraskning på platsen. Ska din matleverantör kunna dra ihop en glutenfri måltid? Om välkomsttalet går 15 minuter sent, kommer köket att kunna rulla med en ny tidslinje? Flexibilitet och en gör-att-inställning från alla som är involverade i ett evenemang är avgörande.

Känn vem som är ansvarig

De personer som du arbetar med under försäljnings- och planeringsprocessen kommer oftast inte vara din primära kontaktdagen för evenemanget. Om du vill göra ändringar eller ha frågor den dagen är det viktigt att känna din kontakt. Djup i laget ger dig viss försäkran om att om en person saknas under ditt evenemang på grund av sjukdom eller konflikt, finns det fortfarande ett helt lag bakom dem.