Tips för att välja en Caterer för din händelse

Om du är som många människor i dagens digitala ålder, hör du online recensioner när du överväger ett restaurangval. Trots allt kan någon annans negativa middagsupplevelse spara dig bortkastad tid och kostnad. God mat kan uppväga dålig atmosfär eller en mindre än stellar vänta personal. Dålig mat är dock bara … dålig mat. Och den dåliga smaken som den lämnar i munnen kan skryta fina sängkläder eller en leende servitör.

Det är en av anledningarna att välja en caterer för din händelse är så viktig. God mat serveras vid ett evenemang som har några andra små olyckor lämnar fortfarande gästerna känner sig nöjda och glada. Men att servera mat som är mindre än par eller är helt hemskt kommer att ge ner alla andra välplanerade, underbara aspekter av ditt evenemang. Så lägg dig tid och tänkt på att välja en caterer för ditt evenemang och följ dessa användbara tips när du kommer igång.

Var ska man börja

Catering är ofta den första eller andra radkostnaden i en händelseplaneringsbudget. Beloppet som spenderas på mat och dryck kan påverka hur mycket pengar som finns kvar för andra saker. Din händelse är viktig för dig och det borde vara till din caterer också. Innan du överväger de faktiska menyalternativen och prislistan, utvärdera hur snabb cateringfirman är när du svarar på telefonsamtal eller e-postmeddelanden. Om de inte returnerar telefonsamtal eller e-post innan du anlitar dem, vilken typ av tjänst kommer du att få när du har gett dem en insättning?

Var specifika angående dina behov och förväntningar

Caterers erbjuder varierade menyer och prissättningsstrukturer, så att man kan jämföra varandra med varandra kan vara ganska utmanande. Var specifik när det gäller vilken typ av händelse, maten du vill serveras och dina förväntningar angående menyn och tjänsten. En prospektiv caterer som verkligen är intresserad av att få ditt företag borde ta dig tid att lära känna dig, lära dig om ditt företag och ställa många frågor angående händelsen och dina tankar på menyn.

Erfarenheter

En matleverantör som specialiserar sig på eleganta, slipsar kanske inte bäst lämpar sig för en avslappnad utomhusgrill. Erfarenhet av den typ av händelse du planerar är viktigt, så undvik misstaget att automatiskt hyra en caterer som du tidigare har använt för en annan typ av händelse. Istället pratar med dem om dina behov och söker även förslag från andra cateringfirma med visad erfarenhet av den typ av händelse du planerar. En bra säljare som vill behålla dig som kund kommer att berätta om de inte kan leverera den typ av meny du söker.

Flexibilitet

Caterers har vanligtvis standardmenyalternativ för att välja. Leta efter menyer som är aktuella och återspegla de senaste trenderna inom mat och dryck.Diskutera andra menyalternativ som kan vara tillgängliga; flexibilitet är viktig när du söker efter en matleverantör som levererar efter dina behov och förväntningar.

Det handlar inte bara om maten

När du väljer en matleverantör, kom ihåg att du anställer dem för mat, dryck, och service. Detta inkluderar den tjänst du får som kund och den tjänst dina gäster kommer att få vid evenemanget. Medan du inte har någon kontroll över vänta på en restaurang har du kontroll över vilken typ av personal som serverar maten vid det evenemang du planerar.

Fråga om antalet servrar, deras erfarenhet av att arbeta en händelse som liknar din, och antalet anställda i tillsynsroller.

Förslag

När man söker affärsförslag är den allmänna tumregelen att begära tre förslag. Detsamma gäller när du begär cateringförslag till ditt evenemang. Som i berättelsen om Goldilocks och Three Bears kan ett förslag vara för högt, ett för lågt, men förhoppningsvis kommer ett förslag att vara rätt.

Referenser

Vill du veta vad en prospektiv caterer tyckte om att arbeta med? Vare sig de levereras som lovade? Om maten och drycken var lika bra som de säger? Fråga. Caterers ska kunna tillhandahålla en lista över referenser; ta tillfället i akt för att ta reda på vilka andra kunder som har att säga om deras arbete. I vissa fall kan du kanske observera ett evenemang som de arbetar för närvarande så att du kan se första hand vad de kan göra.

Ge det en smak

Beroende på storleken på cateringbudgeten och vilken typ av händelse som planeras, erbjuder vissa cateringfirare en smakande meny så att du bokstavligen kan få en smak av vad de har att erbjuda. Om det finns en caterer som du är särskilt intresserad av, be om en provtagning av den föreslagna menyn. Bättre att ta reda på förut om mini quiches är fuktiga och om sparrisen är lindrig.

Kontraktsdetaljer

Som med allt annat i affärer, skaffa det skriftligt. Cateringföretagets kontrakt bör ange vilken mat, dryck och tjänster de ska tillhandahålla, liksom uppgifter om datum, tid och plats. Detta inkluderar utvalda menyer, antal portioner, drycker, bar service, bordsdukar, tillbehör, servrar, alla priser och eventuella ytterligare tjänster.

Skydda dig själv

Kontrakt ska skydda båda parter i ett avtal. Se till att avtalet med din matleverantör är utformat för att skydda dig mot bristande prestanda. Överväg att ha en advokat granska kontraktet - advokatavgiften för detta kommer att vara betydligt mindre än vad du kommer att förlora om cateringfiraren inte levererar.

Avbokningsregler

När du planerar en händelse kan det hända att annullering av samma händelse inte kommer in i ditt sinne. Det uppstår dock oväntade saker och det är bäst att bestämma hur tidpunkten för avbokningen ska hanteras. Ditt cateringavtal bör innehålla avbokningsförfaranden och påföljder bör din caterer borgen i sista minuten. På samma sätt, om din klient oväntat avbryter händelsen och du sedan tvingas avbryta cateringfirma, tydligt beskriva de ekonomiska påföljderna för avbokning och införliva det i kontraktet med din klient.