5 Projekthanteringsvillkor du borde veta

Projektledning är ett jobb som kommer med mycket jargong och terminologi. När du väl vet vad det betyder är det ganska lätt att följa diskussionerna och bidra effektivt. Det kommer att öka ditt förtroende på jobbet om du kan förstå vad alla andra pratar om och hjälpa dig att ta dig mer allvarligt på jobbet om du använder de rätta termen själv.

Här är vår guide till de 7 projekthanteringsvillkoren som du borde veta.

1. Risk

'Risk' är en term som avser vad som kan gå fel på ditt projekt. Om du till exempel bygger ett nytt kontorshus kan priset på stål gå upp och det kan få effekt på din budget. Men det kanske inte går upp. Likaså, om du planerar att vara värd för din årliga företagspicknick ute, kan det vara fint väder, men det kan regna. Kort sagt, en risk är något som inte har hänt än.

Det är viktigt att veta vilka risker som omger ditt projekt, för då kan du planera för dem. Du kan lägga in dina "Plan B" eller beredskapsplaner för att försöka undvika att risken uppstår i första hand. Med priset på stål och vädret finns det inte mycket du faktiskt kan göra för att stoppa dem, men du kan göra planer om de gör det.

Till exempel kan du hyra en marknad eller lagra med paraplyer så att om det regnar på picknickdag kan människor fortfarande ha det bra.

Denna artikel om vad du ska inkludera i ditt riskregister hjälper dig att komma igång.

2. Utgåva

Problem och risker förvirras ofta av projektgruppmedlemmar och det är viktigt som projektledare att se till att du pratar om problem när du menar problem och risker när du menar risker.

Om en risk är något som inte har hänt än, är ett problem något som hänt.

Problem är bara problem som ditt projektteam står inför.

Du kanske har sett att den kommer (och hanteras som en risk att börja med) eller det kan vara helt oväntat. Hur som helst, det hände nu och du måste göra något åt det!

3. Milestone

Milstolpar är poäng i tid som markerar viktiga moment under projektet. De används ofta för:

Start av en fas
Slut på en fas
Slut på en stor del av arbetet eller en stor uppgift
Anmälning av en viss tidsfrist i fast tid
Ej tillgänglig datum på planen

Tänk på milstolpar som den typ av datum som du skulle skriva på din kalender hemma - de stora viktiga stunderna i ett projekt som att avsluta testningen eller lanseringen.

Milstolpar är en av de 9 komponenterna i ett Gantt-diagram, så du får se dem på dina projektscheman som visas som en diamant.

4. Sponsor

Din projektsponsor sitter på projektstyrelsen. De är den som äger "projektet och de får fördelarna.Om du till exempel lanserar ett nytt IT-system för fabriksgruppen att använda, skulle Factory General Manager vara projektsponsor. IT-laget skulle ingå i projektgruppen men de skulle inte ta på sig en sponsringsroll.

Projektsponsorn är den person du kan vända dig till när du behöver senior management. Det här kan vara att:

Avblockera ett problem
Hitta några resurser
Godkänn budgeten
Ta beslut
Godta den slutliga specifikationen

Och så vidare. Projektledaren rapporterar effektivt till sponsorn för projektets varaktighet, både när det gäller linjestyrningsstruktur och också bokstavligen med veckovis eller månadsvis (eller realtids) projektrapportering.

Läs mer om rollen som en projektsponsor.

5. Stakeholder

Intressenter är de andra som är inblandade i och påverkas av ditt projekt. Vissa projekt kommer att ha breda intressentgrupper, som täcker alla avdelningar i organisationen. Andra kommer att ha ett mer begränsat räckvidd.

Vissa intressenter ligger utanför din organisation, som myndigheter eller tillsynsmyndigheter. De måste också hållas informerade om relevant information.

De flesta intressenter kommer att vara stödjande (eller ambivalenta) för de förändringar som skapas av ditt projekt, men inte alla kommer att vara!

Du kommer att träffa intressenter som inte kommer att välkomna ditt projekt med öppna armar! Få några tips för att hantera svåra intressenter i den här intervjun med projektledningsekspert David Bryde.