Stora händelseplaneringsfel du kan förhindra

Den produkt som händelseplanerare skapar är både känslig och flyktig. Händelser kan påverkas negativt av olika omständigheter, och när skadan är klar är det vanligtvis omöjligt att "försöka igen. "Det är därför som planeringen kräver en sådan hängivenhet till detaljer. Ett litet misstag kan framkalla en kedjereaktion som är svår att återhämta sig från. Nedan visas 5 sådana misstag, så var noga med att lägga till dem i din checklista över förebyggbara katastrofer.

- 9 ->

Det går inte att göra tillräckligt med installationstid

Det är alltid en tävling när man ställer in en händelse, men man bör uppskatta hur mycket tid du behöver för att få allt på plats. Ingenting ser värre ut än att ha ett rum fullt av arbetare som kör när den första gästerna kommer. Målet bör vara att ha allt satt minst 15 minuter innan dörrarna öppnas.

Planerar inte ett walkthrough med kunder

Kalkylblad, e-post och banketthändelser är utmärkta verktyg för att kommunicera detaljerna i en händelse. Att förlita sig endast på dokument för att måla en bild av tillfälle kan leda till övervakningar. Ju bättre strategi är att gå igenom resplanen med din klient på plats när det är möjligt. Diskutera varje ögonblick och detalj som om händelsen inträffade framför dig.

Glöm inte att bekräfta dina säljare

Din genomsnittliga händelseleverantör tjänar flera kunder i flera olika kategorier.

Kort sagt betyder det att de har mycket att komma ihåg. Du vill alltid få en muntlig eller e-postbekräftelse från alla leverantörer 48 timmar före installationstiden. E-post är vanligtvis bättre eftersom du kan stava dina förväntningar och be dem att svara skriftligt.

Med utsikt över konkurrerande händelser

Om du någonsin haft en "bullrig granne", vet du redan hur distraherande dessa situationer kan vara.

Att gå upp mot andra händelser i din arena kan vara en stor utmaning, varför du borde diskutera detta scenario i förväg med platshantering och dina kunder. Ta reda på vem som kommer att dela samma gemensamma områden och offentliga resurser med din fest och identifiera vem som har befogenhet att lösa ljudproblem om de blir ett problem.

Har inte en beredskapsplan

Vad händer med din händelse i händelse av dåligt väder, eller till och med stängning av din plats? Det här är inte enkla saker att planera för, men de blir omöjliga att hantera på dagen för showen. Skriv ut din beredskapsstrategi minst två veckor i förväg för bra åtgärd. Även om du planerar att avbryta evenemanget behöver du fortfarande en organiserad metod för att kontakta alla dina gäster.

Har inte tillräckligt med hjälp på händelsedagen

Arbetskostnader är alltid ett problem när man försöker balansera händelsesbudgetar. Med detta sagt kan det leda till större problem än att gå över budgeten.Du kan inte förvänta dig att göra allt själv om du är evenemangsplaneraren. Koordinering av anställda, säljare och detaljer är tillräckligt för att hålla dig sysselsatt av sig själv. Var inte rädd för att spendera ett par hundra dollar för att anställa ytterligare arbetare eftersom du inte kommer att kunna när saker och ting flyttas.

Användning av en förpackningslista

Det krävs vanligtvis en omfattande förteckning över hantering av en händelse utanför anläggningen. Självklart har du vanligtvis flera veckor för att få alla dessa leveranser i ordning, men de kommer inte göra något bra om de aldrig gör det till arenan. En förpackningslista ger en omedelbar uppdatering av de saker du behöver ladda in i bilen. Visst, du hittar sannolikt pennor och tejp för att låna på arenan, men vad händer om du glömmer dina namnkoder eller din bärbara dator? Gör en förpackningslista och kolla in den två gånger innan du lämnar.

Den goda nyheten är att händelseplaneringsfel är alla lätt att förebygga. Faktum är att du kan skriva ut den här artikeln och skicka den till att fungera som en påminnelse om vad du inte ska göra. Kom ihåg att förebyggande är alltid lättare än återhämtning!