5 Kritiska händelseplaneringsfel Varje händelsehanterare måste undvika!

Låt oss möta det, säger Murphys lag att om någonting kan gå fel så kommer det förmodligen! Det är bara ett grundläggande faktum i livet som vi ofta måste leva med.

Men när det gäller händelseplanering kommer en kompetent evenemangshanterare alltid att se till att mildra Murphys lag genom att erkänna möjligheten att saker och ting ska gå fel och planera därefter.

Som evenemangshanterare är det absolut ditt ansvar att se till att din speciella händelse löper smidigt och med så få hitches som mänskligt möjligt.

I den verkliga världen är det inte möjligt att täcka alla möjligheter, men i alla fall bör du vara medveten om kritiska händelseplaneringsfel som varje händelseshanterare måste undvika.

Forewarned är forearmed så låt oss gräva i några viktiga tips som kan hjälpa dig att undvika en oupphörlig katastrof vid din nästa speciella händelse.

1. Dålig kommunikation - detta är förmodligen det vanligaste misstaget av oerfarna evenemangsplanerare och är en som bör undvikas till varje pris, eftersom dålig kommunikation kan bokstavligen stava katastrof.
   Dålig kommunikation är ofta resultatet av bristande uppmärksamhet på detaljer, särskilt när det gäller din händelsekontrolllista. Det är absolut nödvändigt att du kommunicerar effektivt med både ditt interna event team och dina leverantörer. Medan det inte är i ditt intresse att micromanage eller stör dig själv måste du vara ovanpå kommunikationsprocessen och se till att alla som är involverade i evenemanget vet exakt vad som förväntas av dem och om exakt vilken tidskala.

1. Dålig eller saknad beredskapsplanering - kom ihåg Murphys lag? Saker kommer sannolikt att gå fel i ledningen fram till och naturligtvis under din kommande speciella händelse. Det är normalt och förväntat. En professionell evenemangsplanerare tänker framåt, identifierar potentialen för att saker går fel och har en bra beredskapsplanering på plats. Vad händer om ditt registreringssystem störs om dagen, vad händer om du skulle gå tom för mat eller dryck, vad händer om det inte finns tillräckligt med parkeringsplatser, vad händer om din huvudtalare inte kommer fram i tid, vad händer om ljudet system eller projektionssystem ger problem på dagen för din händelse - skulle du kunna klara? Skulle du ha en plan B?
2. Otillräcklig transport - är du helt säker på att transporten du har organiserat för att få delegater och presentatörer till och från din händelse är tillräcklig? Det är viktigt att checka in de veckor som leder till ditt evenemang och till och med (i sista minuten) på dagen för evenemanget själv att alla dina transportbehov är tillräckligt uppfyllda. Tänk igen i händelse av beredskap här - vad händer om ett fordon eller fordon sönderfall på dagen för din händelse, har du en reservplan?
3. Brist på tydlig skyltning - Det finns inget mer frustrerande för delegater än att delta i en speciell händelse och vara osäker eller förvirrad om var nästa presentation eller demonstration hålls. Undvik detta genom att absolut vara säker på att du visar adekvat skyltning som lätt kan läsas och förstås. Det är bättre att gå överbord här än att lämna dina deltagare förlorade och förvirrad och ständigt be om vägbeskrivning.
4. Otillräcklig personal vid handen - På dagen för din speciella händelse kommer du sannolikt att hantera ett mycket stort antal deltagare. Gör inte misstaget att förlita sig på bara en eller två personer för att hantera delegatets frågor eller problem. Se till att du känner till dina nummer och framför allt att du har tillräcklig personal mellan handledare och personal som tillhandahålls av leverantörer.

Och äntligen finns det ett gammalt ordspråk som går "antagandet gör en rumpa av dig och mig" och det har aldrig varit mer sant än när det gäller händelsehantering. Aldrig, någonsin antar att alla baser är täckta - se till att de är! Om det är tveksamt är alltid den bästa policyen att kontrollera och dubbelkontrollera. Lämna inte saker till sista minuten och hitta dig själv kämpar bränder på dagen för din händelse.