Balansera ett kassakonto - hur, varför och när

Även med dagens moderna POS-system behöver du fortfarande ett förfarande för att redogöra för butikens pengar. Dessa interna kontroller är nödvändiga för att förhindra misshandel av pengar och att skydda tillgångar mot förlust. Inte bara gör starka interna kontroller effektiviteten, de säkerställer även tillförlitliga bokföringskrav. En av de vanligaste orsakerna till krympning eller förlust i din butik är genom mishandling av kontanter.

Och när den undersöks är den vanligaste orsaken till stölden bristen på en korrekt procedur eller kontroller.

Processen att räkna pengarna, förena inkomsterna och balansera kassaskuffen skapar en ansvarsskyldighet för dagens transaktioner. Detta kontanthanteringssystem kan skapas samtidigt som affärspolicyer upprättas. Många av dagens POS-system (försäljningsställen) har stegvis instruktioner för att stänga (även kallad balansering) kassaskuffen för att styra arbetstagaren.

Varför Balans?

Affärshantering eller kassör kan när som helst göra en försäljningsrapport under ett skifte. Genom att lägga till startkvoten i lådan till den dagliga försäljningsfaktorn, kommer en återförsäljare att veta exakt hur mycket pengar som ska finnas i kassan eller POS-systemet vid varje given tillfälle. Detta är mycket användbart:

• För att undvika att hålla för mycket pengar på försäljningsgolvet.
• Om butiken rånas.
• När en kund klagar över för liten förändring.

• För att upptäcka täta överhalningar / brister för vissa kassörer.
• För att ta bort frestelsen att ta pengar utan dokumentation från kassaskuffen.

Så här balanserar du en kassettlåda

Balansering av ett kassaregister sker vanligtvis vid slutet av dagen eller i slutet av kassatorns skift. Kassaskuffen och dess innehåll bör tas till ett kontor eller annat avskilt område för att förbereda rapporten.

Om du sätter ihop lådan efter stängning, kontrollera att golvlamporna slocknar och dörren är låst. För många säljare har de bråttom och tenderar att börja stänga innan butiken faktiskt är stängd. Detta är inte en säker praxis. Om du har flera anställda i affären är det dock möjligt att stänga ett av registeren under öppettider.

Eventuella överskridanden och brister bör undersökas. Mänsklig natur bör beaktas för mindre fel och små mängder. Med detta menar vi att enkla förändringsförändringar är vanliga vid behandling av en transaktion. Täta avvikelser kan emellertid vara tecken på stöld av arbetstagare eller kan indikera att ytterligare utbildning krävs för en viss kassör. Som regel vill du vara säker på att inte mer än $ 2 är avstängd på natten. Medan det beror på hur många transaktioner den dagen (med andra ord, ju fler transaktioner desto större är chansen att räkna fel) är reglen $ 2 en bra.

Startkassan på hand sätts tillbaka i kassaskuffen och lagras på kvällen, medan insättningen är förberedd för banken. Alla kreditkortsregistreringar, terminalrapporter och andra registerkvitton kan häftas till Daglig kassaskattrapport och arkiveras efter datum.

Separering av skyldigheter

För mer ansvarsfullt ansvar, överväga att använda två personer för att balansera kassan. En person räknar lådan och skapar den dagliga kontantrapporten, medan den andra personen förbereder en bankdeposition. Båda medarbetarna borde skriva under rapporten som anger att de är ansvariga för de siffror som visas. Medan inget system kan förhindra bedrägerier, kommer det här revisionsspåret att hjälpa till att motverka samverkan bland anställda.

I början av nästa skift ska varje kassatiker tilldelas en egen kassalåda. Har kassören omräkning av kontanter i lådan för att verifiera startbalansen. Om du är en liten butik med bara ett register, kommer kontanterna troligtvis kvar i lådan över natten. Om det här är din situation är proceduren densamma.

En sista anteckning, eftersom mänskligt fel är en del av spelet, se till att du inkluderar avvikelser i dina pengar som en del av din P & L.

Lägg till en rad i din P & L som budgetar för och visar förlust från missbruk. Detta är ett annat sätt att du kan granska och hantera förlusten.