8 Steg Innan du utfärdar arbetstagarkreditkort

Ett företag måste göra inköp eller underhåll. Med dessa kostnader i åtanke är det ofta en bra idé att överväga att utfärda företagskreditkort till utvalda anställda.

Utfärda dessa kort till anställda innebär att de kan göra vissa transaktioner på uppdrag av verksamheten och senare lämna in alla kvitton till ekonomichef i slutet av varje månad. Som företag, istället för att utfärda kontantavdrag till varje anställd, visar företagskreditkort vara det bästa alternativet eftersom du inte kommer att vara involverad i krångorna att ge ut pengar.

Innan du släpper ut företagskort måste du dock vidta försiktighetsåtgärder. Utan att göra det finns det möjlighet för vissa anställda att missbruka affärsmedel. Risken för obehöriga inköp ökar när företagskreditkorten finns i deras händer, och det finns inga skyddsåtgärder på plats. För att styra denna risk kommer följande policyer att hjälpa till:

Vid starten, Ställ förväntningar

När du utfärdar korten är det lämpligt att ställa in och informera alla anställda om vad som förväntas av dem när det gäller kortanvändning. Du måste upprätta en policy som tydligt förklarar kortinnehavarens ansvar, vilken typ av utgifter korten ska användas på och vilken typ av dokument man ska skicka för varje kostnad.

Detta är en av de nycklar som varje företag bör införa för att begränsa hur kortinnehavaren använder kortet. Utan att göra detta kommer ditt företag att drabbas av extra kostnader som aldrig har budgeterats, vilket i längden ökar kostnaden för att driva verksamheten.

Se till att kortreglerna är korrekt förståda

Som vi vet har de flesta anställda inte läsningskulturen. Detta innebär att om du bara skämtar ut företagskort med ett lagligt fint tryck av reglerna utan att ta del av dem om hur eller vad som förväntas vad gäller kortanvändning, kommer det inte att hjälpa eftersom många av dem kan använda kortet utan att läsa det regler.

För att undvika ovanstående scenario är det bra att organisera ett möte med de anställda och ta dem genom politiken. Efter detta är det bra för dem att erkänna förståelsen av politiken skriftligen. Detta innebär att om en anställd går emot vad politiken säger måste lämpliga åtgärder vidtas.

Vara käften på utgifterna

Ibland brukar de flesta anställda gå emot reglerna och sluta spendera mer än vad som beskrivs i politiken. Med detta i åtanke är det bra att hålla nära flikar på användningen av företagskreditkorten. Ekonomidirektören ska informera cheferna i varje avdelning om att de kommer att få ett ansvar att övervaka de anställda med kort i den avdelningen.

Detta kommer på ett sätt att minimera missbruk av kort hos anställda. När en anställd vet att det finns någon övervakningskortutgift, kommer de att frukta att delta i några otillåtna köp som inte anges i policyn.

Har skyddsåtgärder på plats

Pengar är en ekonomisk resurs och är därför mycket knappa. Det betyder att när en anställd missbrukar sina kortanvändningsbehörigheter överförs byrden omedelbart från dem till företaget. Med detta i åtanke är det okej att du sätter utgiftsgränser på varje kort.

De i ledande befattningar kan ges högre gränser jämfört med dem i de lägre ledningarna. Denna åtgärd är avsedd att minska risken för otillåtna transaktioner. Utgiftsgränsen bör aldrig överträffas och anges i policyen. Om några anställda överstiger gränsen måste extrabeloppet dras av på deras löneavgift plus ett straff.

Gör alltid en årlig granskning

Företagets kreditkortsprogram måste granskas år efter år. Detta beror på att vissa anställda kanske har flyttat från en avdelning till en annan och eftersom varje avdelning har en specifik utgiftsgräns, är det nödvändigt att göra en årlig granskning av programmet.

gör det också möjligt för avdelningscheferna att utfärda nya utgiftsgränser i enlighet med varje anställdas ansvar. Om en anställd arbetar i en avdelning som inte längre behöver ett företags kreditkort, kan han / hon tas bort från programmet.

Förbättra effektiviteten genom att göra Följ Ups

Det är bra att du har någon som inte ingår i ditt företag eller varken en kortinnehavare för att göra sammanfattningar av transaktioner på företagets vägnar och skicka dem till dig i slutet av varje månad. Huvudsyftet med denna utsedda person kommer att vara att lista namnen på anställda som inte lämnade aktuella förklaringar och uttalanden om deras kortanvändning.

Detta är ett enkelt sätt för dig att övervaka vilka anställda som följer kortpolicyen och vilka som inte är. Efter en viss tid kan du välja att knäcka en piska på de eviga kortinnehavarna som alltid går emot politiken antingen genom att ta korten bort från dem tillfälligt eller till och med permanent.

Utvärdera utjämnare

Kom ihåg att ett anställd utfärdat företagskort endast ska användas på vissa saker som är användbara för företaget och aldrig får användas vid köp av personliga artiklar om inte en nödsituation. Således är det nödvändigt att övervaka alla utgifter som varje anställd använder på kortet i slutet av varje månad.

Om en eller flera anställda använder kortet på personliga saker, bör en noggrann bedömning göras för att avgöra om det berodde på en nödsituation eller inte. Om det inte var ett nödfall bör disciplinåtgärder vidtas mot kortinnehavaren. Omvänt, om det berodde på en nödsituation, måste de utbetalade kostnaderna dras av kortinnehavarens lön utan disciplinära åtgärder mot dem.

Dela risken

Din företagskortspolicy ska se till att medarbetarens användare är personligen ansvarig för alla kreditkortsaldon på egen risk.Med en sådan policy kommer företaget bara att behöva återbetala medel till enskilda kortinnehavare i enlighet med mängden godkända utgifter. Det här hänvisar vi till som riskdelning mellan företaget och de anställda. Det här är ett bra sätt att ta itu med medarbetare som brukar köpa sina personliga saker med kortet eftersom de bara får ett belopp som endast motsvarar de godkända utgifterna.