Hur man skiljer ett bra hotell RFP

Det är ingen hemlighet att hotellägare alltid letar efter sätt att identifiera mötes- och evenemangsplanerare som kan välja hotell och andra mötesplatser för möten, incitamentsturer, konferenser och utställningar.

Många hotell har åberopat webbplatser på nätet RFP (Request for Proposals), till exempel Conventionplanit. com och sabrehotelrfp. com för att främja deras mötes- och konferensservice. De har också utvecklat sina egna online RFP-formulär.

Men många planerare är ovilliga att skicka sina hotell-RFP genom tredje parts sökmotorer. Många planerare föredrar att skicka in sina förfrågningar om hotellbud direkt till hotell- och konferenscenter.

Vilken information ingår i ett hotell RFP?

Ett bra verktyg för att hjälpa planerare att börja utveckla sina egna formulär för hotellbud och andra evenemangsbehov är händelsen accepterad praxis utbyte verktyg från konventionsindustrins råd.

Grundläggande delar för ett hotell RFP bör innehålla följande:

• Förfrågans grundläggande kontaktuppgifter (namn, titel, organisation, adress, telefon, e-post osv.)
• Händelsedatum minst två olika alternativ)
• Rumsplattor behövs (datum och antal rum)
• Mötesrumsförfrågningar (datum, rumstorlekar, kvantiteter)
• Kraven på mat och dryck
• Tillgänglighetskrav
• Frakt och mottaga krav
• Annan relevant information

Att utnyttja RFP-verktyg

Dessutom tillhandahåller Global Business Travel Association (GBTA) sina medlemmar ett omfattande hotell RFP-verktyg som evenemangsplanerare kan önska att överväga.

Innehållet i GBTA-hotellets RFP inkluderar följande:

• Översikt över hotellfacilitetens översikt
• Översikt över RFP-beställaren
• Kontraktsinformation om rumsrummet
• Storlek på hotellets totala mötesrum
• Totalt antal mötesrum
• Storleken på hotellets största balsal eller mötesrum
• Takhöjd för största balsal eller mötesrum
• Har hotellet ett permanent styrelserum?
• Hur många personer kommer styrelsen att rymma?
• Har hotellet ett särskilt utställningsutrymme?
• Vad är storleken på utställningsutrymmet?
• Vad är avståndet till områdes kongresscenter?
• Vad heter Convention Center?
• Vad är skattesatsen för mat och dryck?
• Vad är bankavgiften procent?
• Skattas bankavgifterna?
• erbjuder hotellet in-house audiovisuella tjänster (A / V)?
• Kommer hotell att erbjuda rabatt på in-house A / V-tjänster?
• Kommer hotellet att tillåta kunder att ta in leverantörer utanför A / V?
• Hur många mötesrum innehåller trådlöst höghastighetsinternet?
• Hur kan möteslokaler innehålla videokonferenser?
• Finns det en avgift för att använda egna A / V-leverantörer?
• Accepterar hotellet företags "mötes kort" för betalning?
• Erbjuder hotellet mötespaketpriser?

Dessutom skulle det vara till hjälp att dela med hotellförsäljningen vilken typ av händelse du är värd för. Detta ger dem insikt i de mål som mötet kan ha.

De goda nyheterna om att arbeta med hotell är att de flesta borde vara ganska erfarna att samla liknande händelser och en bra försäljnings- eller cateringchef kommer att kunna dela mer information med dig om sätt att hjälpa händelseplanerare att uppfylla sina mål.

Relaterade artiklar

• Så här skapar du en Killer Event Planning Resume
• Handelsprogram för evenemangsplanerare
• Så här blir du certifierad mötesprofessor
• Hur blir en certifierad evenemangsplanerare