5 Steg till ett företagsregistersystem som fungerar

Du har nog hört uttrycket "Garbage In, Garbage Out. "Den här frasen, som ursprungligen användes på maskinvara och mjukvara, fungerar också för den ekonomiska sidan av ditt företag. Om du vill lyckas måste du skapa ett ekonomiskt system som rensar bort soporna och som ger dig noggrann och användbar information för att se hur du gör och så du vet när du ska agera på den här informationen.

Här är fem enkla steg för att skapa ett enkelt finansiellt registersystem: Fånga, kontrollera, spela in, granska, agera.

Första, CAPTURE informationen.

Om den inte finns finns den inte. När du börjar ditt företag, bli vana att fånga allt, så blir det automatiskt. "Capture" är den svåraste, och den viktigaste delen av processen; Det handlar om att förvandla information till vana. Håll reda på varje belopp du spenderar för ditt företag och varje belopp du tar in som försäljning. Oroa dig inte vid denna punkt om att göra något med informationen. Var noga med att allt du fångar innehåller (a) en beskrivning av objektet, (b) beloppet och (c) datumet.

Andra, KONTROLLERA FÖR ATT SÄKERHET Informationen är fullständig och korrekt.

Varannan vecka spenderar du en timme genom allt och kontrollerar den. Kontrollera att all information du har är redo för inspelning.

Var noga med att du har tagit med datum och belopp och tillräckligt med information om vad utgiften var för att du kan spela in det exakt. Till exempel en anteckning för "papper, $ 3. 55, 7/12 "kan inte vara tillräckligt med information. Vad var papperet för? Var det här en tidning du köpte på kontoret? Eller köpte du ett papperspapper för datorn?

Ställ in en viss tid för ett möte med dig själv i slutet av andra veckor (varannan fredag, till exempel) för att kontrollera allt. Vänta inte för länge; Ju längre du väntar på att göra det här desto svårare blir det att komma ihåg och samla information.

Tredje, RECORD informationen för att spara den.

Inspelning innebär att du lägger in din ekonomiska information i användbar form. När allt är markerat, vänd det till bokföraren för att spela in eller spela in det själv. Gör det här varje månad. Ange informationen i ett kalkylblad eller bokföringsprogram. Du kanske också finner att online-programvara fungerar för dig, så du och din bokförare kan både se informationen och diskutera den. Var noga med att du får allt inspelat varje månad, så att du kan granska det.

Fjärde, konsolidera och granska informationen.

När du har registrerat din finansiella information varje månad, skriv ut fyra rapporter:

• balansräkning
• resultaträkning (p & l)
• åldersrapport för kundfordringar och
• leverantörsredovisning.

För varje rapport, inkludera en jämförelse med samma rapportinformation från förra månaden. Var särskilt uppmärksam på specifik information inom dessa rapporter.

Slutligen ACT, baserat på vad du vet.

I de flesta fall kan "ACT" betyda att ingenting görs om allt ser bra ut.

I andra fall kan det innebära att en förändring görs. Skapa "trigger points" där informationen tvingar dig att agera. Här är några förslag till utlösningspunkter:

1. Balansräkning . Om du ser att skulden ökar varje månad i tre månader (vilket förmodligen innebär tillgångar och / eller utgifter ökar också), minska utgifterna.
2. Resultaträkning . Om du ser att en viss kostnad ökar som en procentandel av försäljningen, fråga dig själv varför det ökar. Om ökningen är nödvändig kanske du vill minska utgifterna för andra utgifter för att behålla din vinstnivå.
3. Åldringsåtaganden . Var försiktig när du går efter långsamma betalare. Ju längre du låter skulden gå obetald, ju mindre sannolikt är det att du kommer att få pengarna. Ställ in ett samlingssystem, som jag diskuterade ovan, för att du betalas snabbt och att långsamma betalare inte lämnas för att anta att du inte vill ha dina pengar.
4. Betalningsbara betalningar . Betala vad du kan så fort som möjligt. Försök att betala tidigt för att få rabatter. Om du inte kan betala alla dina räkningar betalar du dem som kommer att leda till påföljder eller som påverkar ditt kreditbetyg. Även om någon annan är ansvarig för att betala räkningar, är du den person som är ytterst ansvarig för att säkerställa att dina företagsskulder betalas.

Även om du inte är bekant med finansiella system bör du kunna ställa in den här och fortsätta att köra den. Den svåraste delen är att samla in informationen. När du har bildat "samlingsvanen", hittar du resten kommer att följa med det.

Kom ihåg, CCRRA - Fånga finansiell information för ditt företag, Kontrollera det varannan vecka, Spela in och granska den månatliga informationen , sedan Act som behövs för att hålla din ekonomiska situation på ett smidigt sätt. Om du följer detta enkla femstegssystem minimerar du "skräpet" och problemen som följer med det och du kommer att maximera din ekonomiska situation.

Ett välorganiserat finanssystem kommer att hålla din verksamhet ekonomiskt genomförbar i många år framöver.