Fastighetsdokumentdelning med Google Drive

Vad är Google Drive?

Google Drive är en gratis tjänst från Google som ständigt övervakar filer på hårddisken och stöder dem upp till molnet. Jag säger gratis, och det är upp till 15 GB lagringsutrymme som delas över Gmail, Google + foton och Google Drive. Så, hur mycket ledigt utrymme du har kommer att variera beroende på hur mycket utrymme du använder för de andra två applikationerna. Om du använder Gmail eller andra Google-tjänster bör du kunna kontrollera din nuvarande lagringsanvändning och det kvarvarande rummet på Google Storage-sidan här.

Google Drive för fastighetstransaktioner

För att kunna använda Google Drive måste du installera den lilla applikationen på hårddisken. Det här skapar en mapp, och alla filer som du släpper in eller sparar i den mappen kopieras automatiskt till Google Drive i molnet. Du behöver inte göra någonting, och det är en bekväm känsla med att du har ett molnskopi av viktiga filer.

Beroende på hur mycket lagringsutrymme du har eller extra du vill betala för, kan du lägga så mycket i den här mappen som du vill. Jag betalar för 1 Terabyte utrymme eftersom jag lade hela min dokumentmappen in i mappen Google Drive. Det inkluderar mina bilder, och eftersom jag använder en Android-telefonkamera och har mina bilder automatiskt sparade i Google + använder jag mycket utrymme. Men för att ha precis allt jag gör säkerhetskopierat på detta sätt är det värt $ 9. 99 / månad till mig för denna lagring. Det finns billigare flera nivåer som du kan välja från.

För fastigheter gör du redan förmodligen grunderna genom att skapa en transaktionsmapp på din hårddisk för varje transaktion. Du behöver bara placera den mappen i mappen Google Drive för att få säkerhetskopieringarna klarade. Men om du är som jag, finns det några filer som jag inte delar med klienten, till exempel anteckningar eller dokument som är relaterade till transaktionen men inte av intresse eller nödvändigt för klienten / kunderna.

Skapa bara en undermapp i huvudtransaktionsmappen, kanske namnet Client Documents, och du placerar allt som du vill dela i den mappen.

Nu behöver du bara gå till mappen Google Drive på webben och använda alternativet Dela för att dela rätt mapp med dina kunder. Visst kan du fortfarande skicka dem dokument som bilagor, men det är bra att kunna berätta för dem att de kommer att få tillgång till alla dokument när som helst i den delade mappen. När en överenskommelse stängs skickar jag ett mail till mina klienter och låter dem veta att de ska se till att de laddar ner alla dokument från den här mappen om de inte redan har skickat dem på något sätt från e-post eller handleverans.

** Varning: MYCKET VIKTIGT - Ändra standard "Can Edit" -knappen till "Can View."De kan fortfarande ladda ner objekten. Om du låter dem ha redigeringsåtkomst kan de ta bort eller på annat sätt flytta dessa filer till sin dator. Om de gör det kommer de att försvinna i din Google Drive-mapp och sedan säkerhetskopiera och försvinner från din hårddisk!!! **

Vid någon tidpunkt i framtiden vill du gå i pension om den här mappen för att frigöra utrymme, och du vill att de ska veta att de borde få några dokument de vill ha inom några månader.

En annan anledning till att jag betalar för 1 TB lagringsutrymme är att jag vill behålla transaktionsmappar under minst det antal år som min stat kräver att jag håller pappersfiler av transaktioner. På så sätt har jag en pappersfil , en hårddiskmappfil och en online backupfil. Mitt tillstånd, New Mexico, tillåter nu elektronisk dokumentlagring, som inte längre kräver pappersfiler.

Fastighetsfiler från första kontakten till stängning

Vi önskar alla att alla visar att det lett till stängning och provision, men vi vet alla att det inte är fallet re är dokument och e-postkommunikation som kanske inte slutar vara en inledning till en transaktion. Genom att starta en mapp för varje kund som når visningsfasen kan jag helt enkelt flytta den mappen till min transaktionsmapp senare för en komplett uppsättning dokument på ett och samma ställe.