Steg-för-steg-guide till lön för småföretag

Beräkning av lönesättning på rätt sätt kan vara en utmaning, speciellt när du är en liten företagare. Din expertis ligger i entreprenörskap - inte nödvändigtvis att hålla reda på de olika arbets- och skattelagstiftningen som gäller för var och en av dina anställda. Oavsett om du har en enskild arbetare eller en stor personal, skapar du ett korrekt och tillförlitligt lönssystem, förhindrar allvarliga problem för dina anställda och ditt företag.

Ansök om ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN)

Din EIN är ett unikt nummer som är specifikt till ditt företag för IRS-ändamål. Detta nummer identifierar ditt företag när du rapporterar information om dina anställda till federala och statliga myndigheter. Exempel på denna information är totalinkomst och skatter som betalats för deras räkning. Du kan höra EIN kallas ett formulär SS-4 eller ett skatte-ID - det är samma som EIN.

Ansök om din EIN direkt via IRS. Det mest praktiska sättet att slutföra denna transaktion är genom en onlineapplikation. Ansökningar accepteras dock även via fax och post.

Kontrollera statliga och lokala föreskrifter för ytterligare EIN-krav

Även om många stater och lokaliteter accepterar din federala EIN för identifiering, kräver vissa separata nummer för skattemässiga ändamål. Exempel är New York, Massachusetts och South Carolina. Du kan bestämma stadens och / eller statens föreskrifter genom att besöka den aktuella statens webbplats för småföretag.

Förstå skillnaden mellan oberoende entreprenörer och anställda

Om du anställer oberoende entreprenörer eller anställda påverkar betydligt hur inkomst, Medicare, Social trygghet och arbetslöshetsskatt betalas, så det är viktigt att förstå skillnaden mellan de två.

Grundprovet bygger på följande tre frågor:

• Kontrollerar arbetsgivaren när, var och hur arbetet är genomfört? Om så är fallet är arbetaren troligen en anställd.
• Kontrollerar arbetsgivaren de ekonomiska aspekterna av arbetet? Till exempel ersätts kostnaderna? Ger arbetsgivaren arbetsrelaterade verktyg, till exempel datorer? Om så är fallet är arbetaren troligen en anställd.
• Är relationen pågående eller är arbetstagaren anställd för ett specifikt projekt utan förväntningar på fortsatt anställning? Ger arbetsgivaren förmåner, till exempel sjukförsäkring och betald ledighet, till arbetstagaren? Om relationen är pågående och / eller om förmåner erbjuds är arbetaren troligen en anställd.

Skaffa erforderliga anställningsformulär

När dina egna dokument är i ordning är du redo att anställa dina anställda. Var noga med att samla information om skatter och löneuppgifter inom de första dagarna av anställning för att säkerställa att de får sin första lönecheck i rätt tid.Du kanske vill uppmuntra anställdas användning av direkt deposition för snabbare betalningar.

Varje anställd måste fylla i en federal inkomstskatteavgift W-4, som gör att du kan beräkna rätt skatteinnehåll. Anställda måste också fylla i en I-9 formulär för att verifiera att de är lagligt tillåtna att arbeta i USA.

Välj din betalningsperiod

Ju färre löneperioder du har desto lättare är det att slutföra din löneavgift. Men vissa stater kräver att anställda betalas enligt ett visst schema, till exempel, veckovis eller två gånger i veckan. Om du vill köra lönebetalning mindre än en gång i veckan, kontakta din statliga arbetsdepartement för att avgöra huruvida din föreslagna löptid överensstämmer med statliga bestämmelser.

Skapa lönerelaterade processer

Innan du kan utfärda exakta lönecheckar behöver du en metod för att spåra arbetstimmar. Det finns många verktyg tillgängliga för detta ändamål, från grundläggande inloggningsark till plattformar som spårar aktivitetsaktivitet på telefoner eller datorer. Det är också viktigt att skapa policy för betald ledig tid om du planerar att erbjuda det, övertidslön och andra förmåner.

Å andra sidan måste du ha en process för att säkerställa att avdrag för förmåner, skatter och liknande betalas till lämpliga leverantörer och byråer på dina anställdas vägnar.

Välj en löneplattform

Om du planerar att hantera löneavgiften i huset, var noga med att du eller din bokförare är bekväm med nyanserna för den här uppgiften. Det finns flera högkvalitativa löneplattformar tillgängliga för att göra det enklare. De flesta småföretag föredrar emellertid outsourcade kontrolltjänster, eftersom dessa yrkesverksamma har kunskap och erfarenhet att producera löneuppgifter exakt och i tid.

Producera din löneavgift

När du eller din styrelseledamot har angett anställdas personuppgifter i ditt lönesystem är du redo att producera din första lönekörning. Använd tidsåtgärdsverktygen som du har på plats för arbetstagare som inte är befriade från tid, skriv in eller rapportera antalet timmar för varje. Arbetstagare (undantagna) behöver inte anmäla sina timmar. De betalas lika mycket varje vecka.

Obs! Om du gör jobbkostnad i din redovisning, vill du fortfarande att tjänstemän spårar sina timmar. Det kommer inte att fungera i veckolön, men du vill ha möjlighet att noggrant fördela tid till jobb för att förstå kostnaderna. Överväg att använda ett tidsföljdsprogram som synkroniseras med din generella bokföringsprogramvara för att producera dessa rapporter. Många kommer att synkronisera med din lön så att du kan använda dem för tjänstemän och timmars anställda.

Behåll nödvändiga poster

Vissa löneordrelaterade poster måste behållas för IRS-ändamål. Som en allmän regel måste du behålla alla register för personer som är anställda, oavsett längden på sin tjänstgöringstid. Många register måste behållas under en viss period efter avslutad anställning. Till exempel ska arbetsskatteuppgifter behållas i minst fyra år.Särskilda instruktioner finns tillgängliga via IRS.

Beräkna och betala federala och statliga löneskatter

Slutligen är du som arbetsgivare ansvarig för att betala löneskatt och producera vissa rapporter. Vanligtvis beror rapporter antingen kvartalsvis eller årligen. Använd resurser tillgängliga via IRS och ditt statliga skattekontor för att säkerställa att alla skatter och rapporter hanteras på lämpligt sätt.

Exakt lönebeteckning är ett av de viktigaste ansvaren för ditt företag. För det första är löneavgifterna ett säkert sätt att styra anställda. För det andra kan skattefel leda till betydande böter och påföljder. Noggrant överväga hur din löneavgift hanteras så att du undviker de vanligaste fallgroparna.