Hur man förhandlar om kostnader med hotell

Efterfrågan på hotelltjänster har stadigt ökat de senaste åren och lutar förhandlingshävstången till förmån för föredragna egenskaper i stället för händelseplaneringskunderna. Detta har lagt extra tryck på evenemangsplanerare för att hitta sätt att förhandla med hotellförsäljningen för att sänka några av dessa utgifter.

Beroende på händelseplanerarens omständigheter hjälper dessa tips till att uppnå en viss besparing med gästrum, mötes och catering.

1. Utnyttja flera möten på samma plats. En av de mer effektiva strategierna för att spara pengar är att hålla större delen av dina händelser under året vid samma egendom. Hotellförsäljningschefer ser fram emot att uppnå vissa intäkter som de sannolikt kommer att visa mer flexibilitet för en kund som de vet kommer att återkomma under hela året vs en engångsklient.

2. Hävstång totalt antal rum för evenemanget. Hotellförsäljningscheferna visar flexibilitet på mötesrumskostnader och till och med cateringkostnader om de vet att ett evenemang kommer att innehålla ett block av rum. Rummen erbjuder en större vinstmarginal än någon annan evenemangstjänst.

3. Använd extra rabatter på rummen. Försäljningscheferna kommer även att rabatta rum eller ge sina kunder den lägsta kursen vid den tiden. Evenemangsplanerare bör jämföra de priser som försäljningscheferna ger mot ett företagsavtal som redan är etablerat med det hotellet - särskilt om det är en kedja - för att få det bästa priset.

4. Förhandla mat och dryckes krav. Många planerare sänker kostnaderna genom att justera denna kategori, och hotellcheferna hjälper gärna till. Menyerna är utformade för att anpassas för att möta någons budget. Men enligt min erfarenhet är det bättre att identifiera dina föredragna mat- och dryckesbehov och begära rabatter eftersom priset överstiger budgeten. Hotellchefer förstår: Evenemangsplanerare är verksamma för att hålla sina gäster nöjda, och det är också hotellet.

5. Förhandla ljud / visuell kostnad. A / V är ett område där dolda utgifter snabbt kan läggas upp och ibland kan förhandlas, men inte alltid. Hyra LCD-projektorer varierar från plats till plats, och kan prissättas ganska upprörande. Så länge din plats inte kräver unioniserad arbetskraft, var djärv och föreslå diskontering här, även citera din egen föredragna avgift. Och be om några kostnadsposter att avstå, om möjligt. Timpriserna på arbetskraft är oförhandlingsbara. Venues är medvetna om kundfrustrationer med A / V-avgifter och outsourcar verksamheten till tredje part företag istället; eliminera något förhandlingsansvar.

6. Hävda total händelse som spenderas på hotellet. Försäljningen kommer att tillhandahålla en händelsesplanerare med kostnader för varje kostnadspost och / eller tjänst separat.Denna "linje" -metod gynnar hotellet eller platsen och inte klienten. Då detta inträffar bör en händelseplanerare sammanställa den totala investeringen i sitt program på en fastighet och diskutera minskningar utifrån den totala summan av pengar som spenderas på alla tjänster. I slutet av dagen vet hotellförsäljningsansvarig hur mycket pengar de vill få i utbyte mot sina tjänster. För dem som talsar sina kostnader och tar upp bottenlinjen, kommer fler besparingar att följa.

7. Var extremt flexibel på tid, rum och datum. Håll ett program under icke-toppdatum och se hur flexibel hotellförsäljningschefen blir. Även om en planerare är flexibel på sina rymdbehov kommer hotellförsäljningen sannolikt att hitta dem en plats och ett optimalt pris. Medan en evenemangsplanerare söker efter det där rummet under ett litet fönster när hotellet har allt annat som annars bokats och inte förutser att det säljer det, skapar detta en möjlighet för båda parter.

Tips

1. Jämför citerade rabatter på hotellresan till online-konsumentresursmotorer. Det är fantastiskt hur ofta du kanske märker att sökmotorer som Expedia eller Travelocity och andra webbplatser som kan erbjuda mer kostnadseffektiva tjänster än de som erbjuds av en hotellförsäljningschef till en företags- eller organisationsklient.