Tips för att planera ett litet affärsmöte

Även de minsta affärsmötena kräver korrekt planering för att säkerställa att alla behov och mål är uppfyllda för alla inblandade. För att vara effektiv finns det en order av operationer som bör följas för att förhindra att detaljer glider genom sprickorna. Nedan följer 8 grundläggande steg att följa för att planera ditt nästa små möte.

Välj ditt ämne och plats

Detta steg representerar de två variablerna som publiken vill veta innan något annat.

Mötet "var och varför" kommer omedelbart att påverka vem som kommer att bli inbjuden och om de kommer att delta.

Den plats du väljer påverkar det övergripande mötet och påverkar andra beslut som du behöver göra när du planerar händelsen.

Identifiera deltagare

En stor del av att driva ett fokuserat och produktivt möte undviker distraheringar, och det innebär begränsande inbjudningar till de bästa beslutsfattarna. Det finns en tendens i företagskulturen att inkludera alla närstående i kommunikationen, men du kan öka produktionen genom att eliminera intresseföretag som kan bromsa framstegen med obetydliga diskussioner. Istället för att bjuda in deltagare som inte röker, uppmuntra nyckel deltagare att prata med sina underordnade innan de kommer till mötet.

Erbjud tre datum och tider

Var försiktig med hur du frågar om varje deltagares tillgänglighet. Det är lätt att öppna en "Pandoras låda" av problem när det gäller att planera ett ömsesidigt fördelaktigt datum för ditt möte.

Ett sätt att undvika detta är att erbjuda några datum och tider och fråga var och en vilken som fungerar bäst. Om du har tur så kommer en av datumen att matcha för alla. Om inte, var inte rädd för att fråga outliers om de kan anpassa sin kalender för att rymma majoriteten.

Skapa en färdplan

Det är viktigt att ha ett schema för vilka ämnen som ska diskuteras tillsammans med vem som ska leda varje segment av mötet.

Planerare kan behöva söka råd från de högsta cheferna för att noggrant skapa en resplan. När det första utkastet är klart ska det skickas till gruppen för godkännande.

Diskutera presentationsbehov

Det finns många olika sätt att presentera idéer för gruppen, och varje planerad högtalare kommer att ha sin egen preferens. PowerPoint-funktionalitet, internetanslutning och vita kort är bara några av de komponenter du kan behöva ordna. Var proaktiv när du begärde dessa uppgifter och följ upp för att bekräfta dem några dagar före mötet.

Schema Catering

Nyckeln till att beställa mat för små möten är att hålla menyn funktionell. Du vill inte att catering ska störa någon aspekt av verksamheten till hands, så undvik alltför formella måltider om det är möjligt.Om en nedlagd lunch begärs försöker du boka ett intilliggande rum för måltiden så att deltagarna kan komma tillbaka till mötet så snart som möjligt.

Skicka slutliga detaljer

Cirka sju dagar före evenemanget vill du skicka en slutlig kopia av resplanen och detaljer till varje deltagare. Detta bör innehålla allt som beställts för dagen. Inkludera även vägbeskrivningar, parkeringsinformation, rumsnummer och nödkontakter.

Om du arbetar med chefer kopierar du också deras administrativa assistenter på e-postmeddelandet.

Mötesdag

Som mötesplanerare är det ditt jobb att se till att händelsen blir sparkad av framgångsrikt. Självklart vill du anlända på plats tidigt för att inspektera rummet och träffa catering och A / V-samordnare. Beroende på platsen kanske du också vill skicka skyltar så att alla hittar sin väg till rummet.

Och där har du det - åtta relativt enkla steg för att planera ett framgångsrikt litet möte.

Genomförandet av varje steg kommer självklart att ta tid och noggrannhet från din sida, men att kommunicera dina planer till deltagarna är hälften av slaget. Ju fler människor vet vad man kan förvänta sig från mötet, desto mer förberedd kommer de att vara att komma till affärer.