Video: This is what happens when you reply to spam email | James Veitch 2025
Många som skickar företagskorrespondens via e-post inser inte att det finns stor skillnad mellan att använda det för det ändamålet och för att kommunicera med vänner och familj. När du skickar ett meddelande till en kompis eller släkting kan du vara ganska avslappnad. Du kan använda slang om du vill eller kan även krydda det med olämpligt språk om du vet att mottagaren inte kommer att ha problem med det. Med andra ord kan du skriva som om du pratade med den personen.
Företagskorrespondens är helt annorlunda. God e-etikett, faktiskt affärsmetik i allmänhet, dikterar att du gör dig själv med professionalism. När du är för avslappnad, använd slang eller olämpligt språk, eller skicka felmeddelanden, det lämnar ett dåligt intryck på mottagarna av ditt meddelande. Här är några grundläggande regler för e-etikett.
Tänk på dina människor
Även i en värld där vi alltid verkar vara bråttom för att göra saker så snabba som möjligt så vi kan gå vidare till nästa uppgift, har goda sätt inte gått ur stil. Du låter inte gammaldags om du alltid använder orden "tack" och "tack". Din mottagare kommer att uppskatta din artighet.
Ett annat sätt att visa bra sätt är att ta itu med personer du inte känner till eller bara ha ett formellt förhållande med, med deras namn och efternamn, till exempel, Mr White eller Ms Gray. Om mottagaren av ditt email föredrar att bli uppkallad av hans eller hennes förnamn, kommer han eller hon förmodligen att rätta till dig.
När du svarar på ett e-postmeddelande och avsändaren av det ursprungliga meddelandet bara har använt sitt förnamn, kan du säkert anta att det är okej att även använda den personens förnamn.
Titta på din ton
Tone är en högtalare, eller i fråga om e-post, författare, sätt att uttrycka sin inställning. Det är en svår sak att förmedla skriftligen, men du kan vanligtvis uppnå rätt ton genom att läsa om ditt meddelande flera gånger innan du slår sänd.
Se till att du kommer över som respektfull, vänlig och användbar. Du vill inte låta curt eller krävande.
Om du skriver till någon med vilken du har kommunicerat tidigare, börja med något vänligt som "Jag hoppas du är bra." E-postförfattare använder ofta uttryckssymboler eller emoji för att förmedla en viss känsla: glad, ledsen, förvirrad eller upphetsad. Använd bra bedömning här. Om du skriver till någon ofta och har ett mindre formellt förhållande med honom, kan emoticons och emoji vara okej. För officiellt mail, till exempel, när du skriver till en potentiell arbetsgivare, håll bara till ord.
Det anses alltid som dålig email etikett att använda alla versaler. Det verkar som om du ropar. Använd inte alla små bokstäver heller.Vissa säger att det kommer att få det att se ut som om du mumlar.
Var noggrann
Everyones tid är värdefull, och du bör respektera det. Din mottagare kan bara ha ett ögonblick att läsa din e-post och svara på det. När du skriver ditt meddelande ska du vara så kortfattad som möjligt samtidigt som du är säker på att ta med all relevant information. Ge så många detaljer som din läsare måste förstå vad du försöker förmedla.
Undvik att använda textförkortningar
Som ett samhälle som spenderar mycket tid på våra telefoner, har vi blivit vana vid att använda förkortningar för något ord två eller flera brev långt.
Vi använder U istället för dig, UR istället för din, 2 istället för att eller även, plz istället för tack och thx istället för tack. Det är bra om din mottagare är en vän. Företags e-post ska vara mer formellt. Naturligtvis brukar förkortningar som Mr och Mrs, FYI (för din information), inc. , och etc. är bra.
Använd en professionell e-postadress
Använd alltid den e-postadress som din arbetsgivare har tilldelat dig för arbetsrelaterad korrespondens men undvik att använda den för något annat. Om du till exempel är jobbjakt, använd ett personligt e-postkonto, men se till att din adress ser professionell ut. Tänk på vad det står om dig. Är du sexymom @ isp. com eller hotdad @ isp. com? Kanske. Men vill du ha en prospektiv arbetsgivare att tänka på det? Överväg att få en adress som använder ditt första för- och efternamn eller ditt fullständiga namn.
Om du är så kopplad till din adress att du inte vill ändra den, överväg att lägga till en andra enbart för professionell användning. Om din Internetleverantör (Internet Service Provider) endast tillhandahåller en enda adress, kolla in att få ett gratis konto.
Kom ihåg att stavning och grammatikräkning
Försök alltid noga med din e-postadress. Du vill vara uppmärksam på att ställa rätt stavning och ordentlig grammatik. Använd en automatisk stavningskontroll om du vill, men var försiktig med att lita på den för mycket. Om du använder fel stavning för en viss användning av ett ord, till exempel två vs till och med, kommer det inte att hämta ditt misstag. Försök inte gissa stavningen av ett ord. Du bör titta upp det i en gratis online-ordbok.
Bra grammatik är viktigt. Du kan använda sammandragningar när du vill förmedla en mer konversationskonfiguration. Använd aldrig slang eller något stötande språk.
Väsentliga Business Lunch Etiquette
Rätt restaurang sociala färdigheter i en affärsinställning skiljer sig från när du är ute tillfälligt. Lär dig hur man gör sig själv på en affärslunch.
Företag Introduktion Etiquette för män och kvinnor
Introduktionsreglerna i en affärsinställning är inte mycket annorlunda än den accepterade tullen av personliga introduktioner i en social miljö.
Planet Spotting Etiquette: Gör och gör inte för nybörjare
Det finns verkligen ingen rätt eller fel sätt att hitta flygplan. Men här är några av de gör och don't av planet spotting världen.