Vem borde skriva ett erbjudandebrev till en jobbkandidat?

Kära Susan,

Tala om erbjudandebrev, vilken nivå av HR-anställd eller chef förväntas granska ett erbjudandebrev som utarbetats av en HR-assistent och hur många månader ska denna granskning fortsätta om HR-assistenten är en ny anställd? Om HR-assistenten är en erfaren medarbetare?

Vem ska vara undertecknar på ett erbjudandebrev? Skulle det vara HR-assistent som förbereder erbjudandebrevet eller den högre tjänsteman eller chefen på högre nivå som granskar erbjudandebrevet (om en bedömning förväntas inträffa)?

Tack så mycket för hjälp som du kan ge för att svara på dessa frågor.

Kära Belinda,

Mina svar på dessa två frågor är strikt mina åsikter, eftersom inga juridiska frågor är inblandade i svaren. När jag arbetade som interimistiskt HR-direktör för ett kundföretag, mellan den tidigare HR-personen som lämnade och min övergång, skickade HR-assistenten ett erbjudandebrev med fel lön. Jag visste omedelbart när jag drog den från stapeln av dokument som hälsade mig vid ankomsten eftersom det var för lågt för jobbet.

Prata om en omedelbar inlärningspunkt.

Jag känner igen att i vissa organisationer signalerar HR-chefen, direktören eller VP - aldrig en HR-assistent, enligt min erfarenhet - de arbetsbudsförklaringar som går till kandidater, det här är dålig praxis inom den privata sektorn. Det är inte den HR-person som gör erbjudandet. HR-personen samråder med den anställande chefen som ska fatta det slutliga beslutet om en kandidat och underteckna erbjudandebrevet.

Erbjudandet är förvaltarens åtagande gentemot den nya medarbetaren. Genom att göra erbjudandet bekräftar han eller hon sitt engagemang för den nya medarbetarens framgång. Välkomna en ny medarbetare är en del av hela rekryterings-, urvals- och anställningsprocessen. De är alla komponenter i ombordstigningsprocessen.

Arbetsbjudandet är en annan del att välkomna den nya medarbetaren till din organisation och göra den nya medarbetaren känner sig önskad. Den skickar ett mer kraftfullt meddelande när det kommer från den potentiella medarbetarens nya chef.

Undantag från rekommenderade praxis

I den offentliga sektorn, i Fortune 500-företag och i fackförenade arbetsplatser känner jag igen att denna praxis kan skilja sig från varandra. När en organisation är stor och anställda sprids på många ställen, logistiskt, lägger detta till tid och förvirring i processen att göra jobbbjudanden.

Större organisationer har den extra utmaningen av konsekvens på flera platser, så mycket av systematiseringen av anställningspraxis ligger hos HR.

På en facklig representativ arbetsplats, särskilt i den offentliga sektorn, får chefen inte ha det slutliga uttalandet om vem som får jobbet.Det kan vara avtalsenligt bestämt av faktorer som anställning och utbildning. I dessa fall är det också meningsfullt att pappersarbetet kommer från HR-personal. De är ansvariga för att säkerställa att arbetsvillkor och praxis följer avtalet.

I någon av dessa fall bör HR fråga sin advokat om att granska erbjudandebrevformatet och bearbeta för att säkerställa att de är korrekta, lagliga och arbetsgivarskyddande.

Om inte offertbrevet skiljer sig från standardformatet är det vanligtvis inte nödvändigt att be en advokat att granska varje enskilt brev.

Ska en HR-chef eller direktör granska alla jobbbrev?

Jag tar bort den erfarenhet som jag nämnde tidigare i den här artikeln är att alla dokument som förpliktar företaget juridiskt eller ekonomiskt måste ses över av en HR-chef eller direktör. Här är varför:

• Ett erbjudandebrev och många andra dokument som skickas av HR-anställda, ålägger företaget juridiskt. Visst, när ett fel på $ 10 000 upptäcks kan du dra tillbaka erbjudandet och förklara att det var ett typsnitt som gjordes av en oerfaren anställd, men varför öppna företaget för en situation där ett förändrat lönbjudande måste förlängas, en olycklig ny anställd kan fortfarande ta jobbet, eller du kan förlora en perfekt passande kandidat som är avflödad och sårad på grund av ett fel. Dessutom kan det öppna ditt företag för rättsliga åtgärder.
• För att hedra det felaktiga jobbet, med samma exempel, är lika otillbörligt. Innan företaget förlängde erbjudandet forskat någon i HR på marknaden, granskade vad andra anställda i liknande jobb gör och sluta med ett lämpligt jobbbud. Så kommer konsekvenserna ytterligare när andra anställda lär sig löneskillnaden.
• Oavsett erfarenhetsnivå hos en HR-assistent som i ett HR-kontor ska förbereda erbjudandet för att skicka, ett andra par ögon som granskar någonting som potentiellt kan förplikta företaget ekonomiskt eller öppna dörren för en rättslig handling, är smart. Organisationer förväntar sig mer vaksamhet och övervakning från anställda som heter manager eller regissör.
• Ett misslyckande att kommunicera kan leda till felaktiga anställningsvillkor som inte förhandlades fram eller utlovades till en kandidat. Till exempel kan HR-assistenten veta att jobbet skulle betala $ 40 000, men under förhandlingsprocessen erbjöds kandidaten mer plus en signeringsbonus och i den dagliga upptaget misslyckades chefen att berätta för HR-assistenten.
  När en jobbkandidat får ett felaktigt erbjudande, utvärderar han eller hon ditt företags integritet. Du skapar ett hinder för acceptans som inte var nödvändigt eftersom kandidaten oroar sig för hur man hanterar situationen.
• Dokument som går till personer du försöker rekrytera till ditt företag måste vara felfria. De signalerar ett meddelande till den potentiella medarbetaren om företagets kultur. Även ett skrivbord kan ge en kandidat en paus. En kopia av dokumentet kommer också att leva i dina företagsfiler i flera år.Så i de flesta fall är ett andra par ögon som granskar dokumentet en smart praxis.

Jag ser inte granskningen av handlingar som förpliktar företaget ekonomiskt eller potentiellt, juridiskt, som kritik av HR-assistentens kunskap, erfarenhet eller noggrannhet. Det är en smart affärspraxis av alla dessa skäl.

Anmälan om arbetstillfällen: HR bör be deras advokat att granska erbjudandebrevsformatet och bearbeta för att säkerställa att de är korrekta, lagliga och ge arbetsgivaren rättsligt skydd. Om inte offertbrevet skiljer sig från standardformatet är det vanligtvis inte nödvändigt att fråga en advokat om att granska varje enskilt brev.

Har en fråga att fråga?

Var vänlig och ta med Fråga Susan i din ämnesrad så att jag enkelt kan identifiera läsarens frågor. Klicka här för att skicka in din fråga.

På grund av volymen av e-postmeddelanden som jag mottar, är jag ledsen att jag inte kan svara personligen på alla frågor eller tillhandahålla individuella CV, granskning eller skolrekommendationer.

Läs mer: Fråga Susan Frågor och svar

Ansvarsfriskrivning:

Susan Heathfield gör sitt yttersta för att erbjuda korrekt, allsidig, etisk personalhantering, arbetsgivare och arbetsplatsrådgivning både på denna webbplats, och kopplad till från denna webbplats, men hon är inte advokat, och innehållet på webbplatsen, samtidigt som det är auktoritativt, är inte garanterat för noggrannhet och laglighet, och ska inte tolkas som juridisk rådgivning.

Webbplatsen har en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land, så webbplatsen kan inte vara definitiv på alla för din arbetsplats. När du är i tvivel, sök alltid juridisk råd eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta. Informationen på denna sida är endast för vägledning, idéer och hjälp.