Hemligheter av Good Business Writing

Vid första anblicken verkar matematik och övertygande kommunikation - företagsskrivning och speciellt offentliga tal - ha lite gemensamt. Matematiken är trots allt en objektiv vetenskap, men talar om röstkvalitet, böjning, ögonkontakt, personlighet, kroppsspråk och andra subjektiva komponenter.

Men under ytan är de väldigt lika.

Framför allt är framgången med en muntlig presentation beroende av dess struktur.

Matematik handlar om precision. Det är därför inte så konstigt att tänka på att tillämpa några av begreppen matematik för muntliga presentationer kan göra dem betydligt effektivare.

Som de säger i filmindustrin går tre viktiga faktorer i att göra en framgångsrik film: manuset, manuset och manuset. På samma sätt går tre viktiga faktorer in i att göra ett framgångsrikt tal: strukturen, strukturen och strukturen.

Inte övertygad? Låt oss börja med något mindre radikalt. Jag tror att vi alla kan hålla med om att bra talande är relaterat till bra skrivande. Om du kan skriva en bra text så är du väl på väg att förbereda en god muntlig presentation. Om du förbättrar skrivandet förbättrar du därför din talande.

För att förenkla saker, kommer vi från och med nu att prata om gott skrivande, eftersom de flesta i samma fall gäller samma idéer direkt för gott talande.

För god företagsskrivning vet du vad du gör.

Många kommersiella företag lever inte upp till sin potential - och ibland går de i konkurs - eftersom de inte korrekt definierar den verksamhet de är i

Parfymföretag säljer till exempel inte doftande vätskor, utan snarare kärlek, romantik, förförhet, självkänsla etc. Bio-matföretag säljer inte ekologiska produkter, utan snarare ärlighet, renhet, natur, etc. Bilproducenter säljer inte transport, utan snarare frihet, äventyr, spontanitet, prestige, etc.

Faktum är att varje bransch, till och med varje enskild produkt, kanske måste bestämma vad det verkligen handlar om - och det finns tusentals dem!

Författare har tur. Det finns många variationer i vad vi gör, men det finns egentligen bara två grundläggande typer av skrivning. Det är viktigt att känna igen detta eftersom de inte bara är helt olika, i vissa avseenden är de exakt motsatta. Så om vi inte tydligt känner igen vilken typ av skrivning vi gör - och hur det skiljer sig från det andra - kommer vi nästan säkert att begå allvarliga fel.

Vilka är de två typerna? Och hur skiljer de sig från varandra?

Kreativ skrivning

• Texter som noveller, romaner, dikter, radioprogram, scenspel, tv-skript, filmskript, etc.
• Det grundläggande syftet med kreativt skrivande är att roa och underhålla.

Expository Writing

• Texter som noter, rapporter, förslag, tränings manualer, nyhetsbrev, forskningshandlingar, försäljningsbrev etc.
• Det grundläggande syftet med expository writing är att instruera och informera.

God företagsskrivning behöver rätt inställning

Eftersom målen med kreativ och expository skrivning är så olika, måste du anta lämplig inställning till den typ av skrivning du gör innan du slår en nyckel.

Kreativ skrivande attityd

Alla vill läsa vill ha vad du ska skriva.

Vems som inte vill bli roligt och underhållen?

Expository writing attityd

Ingen vill läsa vad du ska skriva.

De flesta människor tycker inte om att bli instruerade och informerade. De skulle noga föredra att göra något annat.

Betydelsen av att erkänna och anta "expository writing attityd" kan inte överdrivas, eftersom det kan dramatiskt förändra själva det som du skriver. Här är några exempel.

A. Företagsbildbroschyr

Jag var en gång i uppdrag att skriva en företagsbildbroschyr. Två saker är säkra på dessa dyra, glänsande broschyrer:

• Nästan alla företag av någon storlek känner sig tvungna att producera dem.
• Så gott som ingen läser dem någonsin.

Med utgångspunkt från attityden att ingen skulle vilja läsa vad jag skulle skriva, skapade jag en broschyr som människor inte bara läste.

De ringde faktiskt företaget för att begära ytterligare kopior att ge till vänner, kunder och professionella kollegor!

B. Stagnerande produkt

Vid ett annat tillfälle uppmanades jag att utveckla en marknadsföringskampanj för att återuppliva en produkt med stagnerande försäljning. Genom att tillämpa expository writing attityd upptäckte jag att tre av produktens viktiga fördelar inte utnyttjas på rätt sätt.

Varför? Tillverkaren ansåg att allt om deras produkt var viktigt, så i åratal hade de systematiskt begravt dessa tre fördelar under en lavin av annan information av mindre intresse för potentiella köpare. Den nya kampanjen fokuserade starkt på de viktigaste fördelarna; Nästan all annan information flyttades till bakgrunden eller eliminerades. Som ett resultat av detta ökade försäljningen med cirka 40% under det första året.

Med några nyanser kan denna själv-samma expository skrivande attityd vara - och borde vara - applicerad på att tala också.

Viktigt förhållningssätt till expository writing

Eftersom kreativ skrivning och expository skrivning har väsentligen olika mål och attityder, kräver de väsentligen olika tillvägagångssätt.

Kreativt skrivande tillvägagångssätt

Spela med språk för att skapa glädje.

Med andra ord, använd din språkkunskaper för att roa och underhålla.

Expository writing approach

Organisera information för att skapa intresse.

Snygg språkanvändning kommer aldrig att göra någon tråkig information intressant; Du kan dock organisera informationen för att göra det intressant. Glöm det litterära pyrotekniken. Koncentrera sig på innehållet.

Vi kommer nu att lämna kreativt skrivande, för det mesta av vad vi skriver och säger är expository.

Vad menar vi med "bra skrivande"?

Vi är nu redo att återgå till idén om hur matematiken gäller god företagsskrivning och i förlängning till bra talande.

När någon läser en expository text eller lyssnar på ett expository tal, kommer de sannolikt att bedöma det så bra eller inte bra. Du gör förmodligen det här själv. Men vad menar du faktiskt när du säger att en text eller ett tal är "bra"?

Efter några kämpar kommer de flesta oftast att bestämma sig på två kriterier: klart och kortfattat .

Matematik beror på entydiga definitioner; om du inte är klar över problemet är det osannolikt att du hittar lösningen. Så vi kommer att undersöka dessa kriterier i detalj för att fastställa objektiva definitioner - och till och med kvasi-matematiska formler - för att testa om en text eller presentation verkligen är "bra".

A. Tydlighet

Hur vet du att en skrivbordsskrivning är tydlig?

Om det här låter som en dum fråga, försök att svara på det. Du kommer förmodligen göra något så här:

Fråga: Vad gör den här texten klar?
Svar: Det är lätt att förstå.
Fråga: Vad gör det lätt att förstå?
Svar: Det är enkelt.
Fråga: Vad menar du med det enkla?
Svar: Det är klart.

Du hamnar faktiskt i en cirkel. Texten är tydlig eftersom det är lätt att förstå … eftersom det är enkelt … eftersom det är klart.

"Clear", "easy to understand" och "simple" är synonymer. Även om synonymer kan ha nyanser, har de inte innehåll, så du är fortfarande kvar med din egna subjektiva uppskattning. Men vad du tycker är tydligt kanske inte är klart för någon annan.

Därför ger vi "klar" en objektiv definition, nästan som en matematisk formel. För att uppnå klarhet - jag. e. nästan alla kommer att hålla med om att det är klart - du måste göra tre saker.

1. Betona vad som är av central betydelse.
2. De-betona vad som är av sekundär betydelse.
3. Eliminera vad som saknar betydelse.

Kort sagt: CL = EDE

Liksom alla matematiska formler fungerar den här bara om du vet hur man ansöker det, vilket kräver bedömning.

I det här fallet måste du först bestämma vad som är av viktig betydelse , i. e. Vilka är de viktigaste idéerna du vill att dina läsare ska ta bort från din text? Det här är inte alltid lätt att göra. Det är mycket enklare att säga att allt är av central betydelse, så du lägger in allt du har.

Men det finns en diktum som varnar: Om allt är viktigt, så är ingenting. Med andra ord, om du inte först gör jobbet för att definiera vad du verkligen vill att dina läsare ska veta, kommer de inte att göra det för dig. De kommer att gå vilse i din text och antingen ge upp eller komma ut i andra änden utan att veta vad det är de har läst.

Vad sägs om det andra elementet i formeln, betonar vad som är av sekundär betydelse?

Det låter lätt nog.Du vill inte ha viktig information och idéer att gå vilse i detaljer. Om du tydligt framhäver vad som är av central betydelse - via rubriker, Kursiv, understrykning eller helt enkelt hur du organiserar informationen - blir allt vad som finns kvar automatiskt avprioriterat.

Nu är det enda som kvarstår att eliminera vad som är av betydelse. Men hur skiljer du mellan vad som är av sekundär betydelse och vad är det som inte är viktigt? Än en gång kräver det domen, vilket hjälpas av följande mycket viktiga test.

Sekundär betydelse

är något som stöder och / eller utarbetar en eller flera av huvudidéerna. Om du bedömer att en bit av information faktiskt stöder eller utarbetar en eller flera viktiga idéer, så behåller du det. Om inte, eliminerar du det. B. Känslighet

Hur vet du att en text är kortfattad?

Om det här igen låter som en dum fråga, låt oss försöka svara på det.

Fråga: Vad gör denna text kortfattad?

Svar: Det är kort.
Fråga: Vad menar du med kort?
Svar: Det har inte för många ord.
Fråga: Hur vet du att det inte har för många ord?
Svar: Eftersom det är kortfattat.
Så än en gång hamnar vi i en cirkel. Texten är kortfattad eftersom den är kort … eftersom den inte har för många ord … eftersom den är kortfattad.

Återigen har vi nästan en matematisk formel för att lösa problemet. För att uppnå konsistens bör din företagsskrivning uppfylla två kriterier. Det måste vara som:

Långt som nödvändigt

1. Kort som möjligt
2. I symboler:

CO = LS Om du har uppfyllt kriterierna för "klarhet" korrekt förstår du redan "så länge som nödvändigt". Det innebär att täcka alla viktiga idéer du har identifierat och alla idéer av sekundär betydelse som behövs för att stödja och / eller utarbeta dessa nyckelidéer.

Observera att inget sagt här om antalet ord, eftersom det är irrelevant. Om det tar 500 ord att vara "så länge som nödvändigt", måste 500 ord användas. Om det tar 1500 ord, så är det okej också.

Den viktiga punkten är att allt som borde vara i texten är helt där. Vad menas med "så kort som möjligt"?

Återigen har detta ingenting med antalet ord. Det är värdelöst att säga i början: "Jag får inte skriva mer än 300 ord om detta ämne", eftersom 500 ord kan vara det lägsta som krävs.

"Så kort som möjligt" betyder att du bor så nära som möjligt till ett minimum. Men inte för att människor föredrar korta texter. i abstrakt har termen "lång" och "kort" ingen betydelse.

Den viktiga punkten är att alla ord bortom läget tenderar att minska klarheten. Vi borde inte vara styva över detta. Om "så länge som nödvändigt" kan göras med 500 ord och du använder 520, är ​​det förmodligen en fråga om individuell stil. Det gör ingen skada. Men om du använder 650 ord är det nästan säkert att texten inte kommer att bli helt klar - och att läsaren blir förvirrad, uttråkad eller förlorad.

Sammanfattningsvis betyder kortfattat vad som ska sägas i minsta antal ord. Känslighet:

Aids klarhet genom att säkerställa bästa strukturering av information.

• Håller intresse för läsaren genom att ge maximal information i minsta tid.
• God företagsskrivning behöver ofta övertala läsaren.

C. Densitet

Densitet är ett mindre välbekant begrepp än klarhet och korthet men lika viktigt för bra företagsskrivning. I matematisk form består densiteten av:

Exakt information

1. Logiskt länkad
2. Med andra ord:

D = PL Betydelsen av exakt information

Antag att du går in i ett rum där det finns två andra människor och säga, "det är väldigt varmt idag." Ett av dessa kommer från Helsingfors; i hans sinne tolkar han "het" för att innebära ungefär 23 ° C. Den andra kommer från Khartoum; till honom betyder "het" 45 ° C.

Du har en ganska dålig start eftersom alla har en helt annan uppfattning om vad du vill säga. Men antar att du säger, "Det är väldigt varmt idag, temperaturen är 28 ° C." Nu finns det inget utrymme för förvirring. De vet båda ganska tydligt att det är 28 ° C utanför och att du anser att detta är väldigt varmt.

Använda så mycket exakt information som möjligt i företagsskrivning ger författaren två signifikanta fördelar:

1) Mind Control

Låt oss inte vara generad av termen "mind control", för det här är just det bra expository författaren vill uppnå. Han behöver för läsarens sinne att gå bara där han leder det och ingen annanstans.

Eftersom de kan tolkas på okända sätt, tvetydiga termer (så kallade "weasel words") som "heta", "kalla", "stora", "små", "bra", "dåliga" osv ., låta läsarens sinne fly från författarens kontroll. En tillfällig förfall är inte kritisk; Emellertid kommer alltför många weaselord i en text oundvikligen att leda till förvirring, tristess och ointresse.

2) Reader Confidence

Genom att använda exakt information genereras förtroende, viktigt för företagsskrivning eftersom det berättar läsaren att författaren verkligen vet vad han pratar om.

Läsarnas förtroende är viktigt i någon form av text, men det är avgörande för argumentation. Om du försöker vinna en poäng är det sista du vill ha läsaren att utmana dina data, men det här är det första reaktionen som det oklara skrivandet kommer att provocera. Exakt skrivning säkerställer att diskussionen kommer att handla om konsekvenserna av informationen, jag. e. Vilka slutsatser ska dras, inte om hela saken behöver gå tillbaka för vidare utredning.

Betydelsen av logisk länkning

Exakta uppgifter (fakta) i sig är otillräckliga i företagsskrivning. För att vara meningsfull måste data organiseras för att skapa information, i. e. hjälpa läsaren att förstå.

Det finns två viktiga tester som ska tillämpas när du konverterar data till information:

1. Relevans

Behövs en viss data? Som vi har sett, skadar onödig data förståelse och i sista hand undergräver förtroendet.Därför elimineras alla data som inte hjälper till att förstå eller främja förtroende.

2. Missuppfattningar

Den logiska länken mellan data måste göras uttrycklig för att förhindra att läsaren kommer till falska slutsatser. En specifik situation kan till exempel vara förvirrad i allmänhet; Krediter för en prestation kan tyckas tillhöra endast en person när det verkligen hör till en grupp. en företagspolicy kan tycks gälla endast under mycket specifika omständigheter, i stället för under alla omständigheter, etc.

För att säkerställa att en logisk länk är tydlig, placera de två bitarna så nära varandra som möjligt i ditt företagsskrivning, helst bredvid varandra.

När data är allmänt åtskilda maskeras deras logiska förhållande och läsaren är osannolikt att göra anslutningen.

Vad vill du ha? Vad vill dina läsare?

Jag frågar ofta icke-professionella författare vad de tänker när de sätter sig ner på tangentbordet för att komponera sin text. Svaret är vanligtvis något som, "Hur vill jag presentera mitt material?" "Vilken ton och stil ska jag använda?" "I vilken ordning ska jag lägga mina nyckelidéer?" Och så vidare.

Men om du börjar med rätt inställning för företagsskrivning, vill ingen läsa vad du skriver, är din första uppgift ingen av dessa. Innan någonting annat måste du

hitta skäl för varför människor ska spendera sin tid för att läsa vad du skriver . I allmänhet kan du inte tvinga människor att läsa vad de inte vill, även om de betalas för att göra det.

Du producerar till exempel en rapport som definierar möjligheter till ökad försäljning och vinst. Men om det inte är välskrivet, är det osannolikt att även personer som måste läsa det som en del av jobbet ger den sin fulla uppmärksamhet. Å andra sidan, om de omedelbart ser sitt eget intresse av att läsa vad du har skrivit, kommer de att göra det med glädje och med full uppmärksamhet. Faktum är att du förmodligen inte kunde hindra dem från att läsa den!

Det finns olika metoder för att skapa en så stark lust att läsa, beroende på typ av läsare och typen av information. Oavsett vilken lämplig enhet det är, är det avgörande att känna igen det nödvändiga behovet att använda det. Till dess att detta behov är uppfyllt är inget annat viktigt.