Nycklar till Business Phone Greetings

Prata om första intryck; Telefon hälsningar är kritiska. Utsikterna avgör huruvida du ska göra affärer med dig eller inte. Irate kunder bestämmer hur bra och kompetenta du är. Men många företag sammankallar telefonhälsningen till den punkt som anställda hatar att säga det och kunder och utsikter fruktar att lyssna på det.

När det gäller telefonhälsningar, finns det makt i enkelhet. För bästa resultat, införliva tre enkla element i dina företagshälsningar: trevligt, kortfattat och uppriktigt.

Telefonhälsningar måste vara trevliga

En trevlig telefonhälsning är väsentlig för ett lyckat samtal eftersom det sätter scenen emotionellt. I allmänhet tenderar lyssnare att spegla eller "fånga" de emotionella tillstånden hos högtalarna. Det här är en princip för kommunikation som gäller om man talar till en grupp på 1000, ett litet möte på 10 eller en enda kund över telefon.

Med andra ord svarar människor i natura. Om vi ​​svarar telefonen gruffly, är chansen att den som ringer blir gruff. Om vi ​​svarar på telefonen glatt är chansen att den som ringer är trevlig, och vi vet alla vilka som ringer är lättare att arbeta med.

Tänk dig att du är en kund som ringer till ett affärsställe. Den professionella i den andra änden av telefonen låter irriterad. Vad är ditt svar på en telefonhälsning så?

När jag är kund, tenderar mitt svar att vara irriterande. Jag börjar tänka på mig själv: "Tja, tror du att du är irriterad nu?" Vänta tills du är klar med mig, då vet du vilken irritation som är! " Jag var inte ens irriterad när jag ringde företaget. Jag fångade helt enkelt den professionella irritationen.

Jag har också haft den motsatta upplevelsen som kund. Jag är irriterad, mycket irriterad. Jag vill verkligen låta någon få det. Jag ringer till företaget, men den som svarar på telefonen är så snäll och professionell jag kan inte få mig att skrika på dem.

Jag hatar när det händer. Den här gången har jag tagit sin professionalism.

Ett av de enklaste sätten att snabbt nå ett känslomässigt tillstånd, som att vara trevligt, är att använda kroppsspråk. Forskning som utförs av John Grinder och Richard Bandler föreslår att kroppsspråk hjälper till att skapa emotionella tillstånd. Om vi ​​bär oss själv med nedtonade axlar, frowning ansikte, böjt huvud, avskräckta ögon och grunda andning, kommer vi troligen att känna sig deprimerade. Om vi ​​ler, andas djupt, dra tillbaka våra axlar och titta rakt fram, vi kommer noga att må bra. Hur bär du dig själv hela dagen på jobbet?

Jag rekommenderar att yrkesverksamma etablerar en ritual innan du svarar på telefonen. För att låta trevligt måste vi bära oss i enlighet därmed. Min telefon hälsning ritual är att sitta upp på kanten av min plats, dra axlar tillbaka, ta ett djupt andetag, le, låt telefonen ringa två gånger och svara sedan.Jag svarar aldrig min telefon om jag inte har gått igenom min ritual. Min verksamhet är för viktig.

Ibland står jag ens innan jag svarar på telefonen om jag behöver en extra skott av energi. Stå på ditt huvud. Gör hoppa jacks. Gör vad som är nödvändigt för att uppnå ett trevligt tillstånd innan du svarar på telefonen. (Inom gränserna självklart.)

Telefonhälsningar måste vara uppriktiga

Inga skript. Jag är emot att skripta telefonhälsningar eftersom de låter oändliga, irriterar uppringare och avskräcker anställda. Skriftliga hälsningar innehåller vanligtvis någon slags slogan. "Hej. Det är en härlig dag här hos XYZ Company."

Nu bryr jag mig inte om var du jobbar. Det kan inte vara så bra hela dagen. Vid något tillfälle säger, "Det är en vacker dag …" kommer att vara en sträcka eller oändlig. Den andra risken är att den som ringer är irat. En anställd från ett möbelföretag betrodde mig att hon hatade att svara på telefonen, "Det är en vacker dag …", eftersom irate callers skulle snäppa tillbaka: "Jo det är inte en vacker dag där jag är och kom hit och fixa den här saken!" Är det inte konstigt varför anställda och kunder hatar skriftliga hälsningar?

Du vill att hälsningen ska vara naturlig, vilket också gör det lättare att låta trevligt konsekvent.

De viktigaste elementen av en telefonhälsning är din avdelning eller företagsnamn, ditt namn och ett erbjudande om hjälp, som i de här telefonhälsningarna i samtalet.

Ett exempel på en telefonhälsning på telefonbordet kan låta så här, "XYZ Company. Det här är Bob. Hur kan jag ringa ditt samtal? "

En hälsning från någon i bokföringsavdelningen låter så här," Redovisning. Det här är Bob. Hur kan jag hjälpa dig? "

Ange företagets eller avdelningsnamnet så att kunder och framtidsutsikter vet att de är på rätt plats. Hur många gånger har du varit fem minuter i ett ring bara för att inse att uppringaren skulle bli bättre betjänad i en annan avdelning?

Ange alltid ditt namn eftersom det är ett tecken på auktoritet. Om du anger ditt namn innebär det att du är ansvarig. telefonhälsning med en fråga som uttrycker din önskan att tjäna den som ringer. (Se 8 Regler för bra kundservice.)

Telefonhälsningar måste vara korta

Håll det kort . Jag har hört telefonhälsningar som är så långa, jag fruktade att den person som svarade telefonen skulle hyperventilera och gå in i hjärtstopp och försöka få ut det i ett andetag.

För mycket långa hälsningar är oprofessionella av många anledningar. Det låter inte trevligt eller uppriktigt eftersom de tekniskt är omöjliga att genomföra. Anställda hatar dem a då dessa känslor kommer igenom. Anropare hatar dem eftersom de slösar sin tid. Lyckligtvis, genom att följa riktlinjerna ovan är korthet säkerställd.

Sammanfattning

Telefonhälsningar är en stark del av affärer. För att lyckas, behåll telefonhälsningar enkelt. Öva en ritual för att vara trevlig. Fortsätt unscripted. Fatta dig kort.

Se även Tidshanteringstips för utgående telefonsamtal och tidshanteringstips för inkommande telefonsamtal.