Lätt Hem Business Filing Systems

Även i denna digitala värld är det förvånande hur mycket papper ett hemföretag kan ackumulera. Dessutom finns det så mycket att spåra i hembranschen, från dina finansiella konton, marknadsföringsstrategier, projekt, kunder och mer. Det är viktigt att utveckla organisationssystem tidigt i ditt företag för att försäkra dig om att du kan hitta vad du behöver när du behöver det.

Vad du behöver spara och organisera

I vissa utsträckning kommer de saker du behöver för att utveckla ett arkiveringssystem för mycket beroende av ditt företag.

Om du till exempel säljer en konkret produkt behöver du något som spårar din inventering. Men här är en allmän lista över saker du behöver hålla reda på i ditt hemföretag:

• Affärs- och marknadsplaner.
• Juridiska handlingar (dvs. LLC-pappersarbete, företagslicens och registrering av immateriella rättigheter, kontrakt)
• Kontakter (professionella, kunder, leverantörer, tjänsteleverantörer mm)
• Finansiell information (resultaträkning, balansräkningar, Skulder / fordringar)
• Skatter
• Företagskostnader (kvitton)
• Projekt

Tillsammans med den här listan vill du lägga till objekt som är specifika för ditt företag.

System för att organisera ditt hemföretag

Odds använder du en mängd olika metoder för att lagra och hantera dina papper och annan viktig information. Nyckelfaktorn är att välja en metod som fungerar bäst för dig. Var och en har ett annat sätt att tänka och organisera. Till exempel, för vissa människor, är det mer meningsfullt att organisera filer alfabetiskt, men för andra, det är lättare att organisera efter datum.

Om du inte är säker på vad som fungerar bäst för dig, prova en, och om du kämpar för att behålla det, anta ett annat system.

Här är tre sätt att organisera dina filer och information:

Enkelt bindemedelssystem:

För småföretag som inte genererar för mycket pappersarbete är bindningssystemet ett bra val.

Det är också perfekt för personer som gillar att ha allt på ett ställe eller som behöver sin information att vara mobil. Bindelsystemet använder ett stort tre ringbindemedel, arkskydd och sektionsdelare. Använd sektionsuppdelarna för att organisera dina företags kategorier, till exempel väntande beställningar, slutförda beställningar, huvudkopior av olika former … etc. Därifrån börjar du samla in filerna i arkskyddet.

När bindaren blir full - i slutet av veckan, månaden eller tre månader - kommer det att bli dags att rinna ut. Du kommer bara överföra kundorderfiler och andra historiska poster till ett traditionellt arkivsystem som speglar ditt bindemedels organisation noggrant.

Traditionellt arkiveringssystem:

Det traditionella arkiveringssystemet använder ett arkivskåp, hängande filer och manila-mappar. Nästan varje företag kommer i slutändan att behöva denna typ av arkivering som deras verksamhet växer.Det finns bara för mycket pappersarbete som genereras över tiden för att inte ha en. Och eftersom skatteuppgifter måste behållas i sju år, behöver du en plats att lagra alla dessa poster. Traditionella arkiveringssystem är idealiska för föremål som behöver behållas, men inte åtkomliga regelbundet, såsom tidigare års skatter och affärslicenser. Här är några tips för att få ditt traditionella arkiveringssystem från marken och framgång:

• Tänk på vilken typ av system du faktiskt kommer att använda. Du kan gå nötter att köpa coola kontorsmaterial och utforma det mest utarbetade och färgstarka arkiveringssystemet i världen, men om det inte passar din arbetsstil, blir det slöseri med uppstartstid och pengar.
• Skapa ett system för hantering av ditt papper som möjliggör minst "berör". Du vill undvika att bygga högar av papper och hantera varje del flera gånger. I stället jobba för att fatta beslut om var en bit papper behöver gå första gången du rör den.
• Ställ in tid för arkivering. Det är lätt att undvika denna uppgift som pesten, men det är nödvändigt och kommer att hjälpa din verksamhet att köras mycket mer smidigt. Särskilt kvitton och andra saker som används vid skatt tid, håller dessa saker organiserade gör att skicka dina skatter det mycket lättare.

Elektroniskt arkiveringssystem:

Den digitala världen har inte helt eliminerat behovet av papperslagring, men det har lagrat information mycket lättare. Digitala system kan skapa, skicka och hantera fakturor, och det kan spåra dina hemfinansieringar och importeras sedan till skatteprogram för e-arkivering. Du kan skanna kvitton och lagra dem i en fil på din dator (även om du borde noga behålla pappersversionen). Elektroniska system kan lagra dina kunder, kunder och prospektinformation i ett kundrelationshanteringssystem för enkel åtkomst, e-post, fakturering och mer. Online-system kan användas för att spara dina idéer, hjälpa dig att hantera projekt, organisera information eller forskning.

Men som pappersfilsystem behöver ditt digitala arkiveringssystem ha en organisationsstruktur med hjälp av mappar och filer som finns lagrade på din dator eller i molnet. För den enklaste hanteringen, använd samma struktur och filnamn i ditt digitala system som du gör i ditt papperssystem.

För att skydda dina digitala filer, säkerhetskopiera dem till en separat hårddisk eller till ett online lagringssystem.

En kombination av alla ovanstående

Chansen är att du måste använda mer än ett system för att hantera all data och material du behöver lagra i din verksamhet. Först måste du bestämma vad som fungerar bäst för dig och sedan implementera det. Du kan till exempel ha ett bindemedelssystem som hjälper dig att organisera den dagliga hanteringen av ditt företag, t.ex. ditt schema, marknadsföring och kopior av dina formulär. Ditt traditionella system kan innehålla alla dina långsiktiga papper som tidigare års skatter, tillstånd och företagslicenser samt registrering av immateriella rättigheter. Du kan använda ett digitalt system för att lagra dina idéer, till exempel Evernote, och spåra projekt.

Å andra sidan kanske du vill vara så digital som möjligt, med hjälp av en online-att-göra-lista och kalender, skanna alla kvitton till din dator och använda programvara eller onlinetjänster för alla andra affärsbehov. Ändå vill du fortfarande ha ett system för att hantera det papper som genereras. Nyckeln är att hitta det system som är enkelt för dig att hålla fast vid och hitta den information du behöver när du behöver det.

Uppdaterad september 2016 Leslie Truex