Hur man förbereder en kommersiell exportfaktura

En kommersiell exportfaktura fungerar som en försäljningsförteckning mellan en köpare och en säljare, beskriver vad du exporterar och refererar till viktiga transaktionsnummer. Det fungerar också som ett fordon för att få betalt. Din faktura måste vara förberedd exakt som du och din kund har kommit överens om i din proformafaktura (inklusive om du ska förbereda fakturan på ditt företags brevhuvud eller inte - vara konsekvent!

- 1-- >

). Om båda er överens om en förändring av försäljningsvillkoren senare, registrera den ändringen på din faktura. Det är inte ovanligt att ett företag förbereder en kommersiell exportfaktura på engelska och på mottagarlandets språk. Kolla med importören och ditt transportföretag för att utvärdera om du behöver göra det eller inte. Dessutom inkluderar alltid följande information, även om den inte är ombedd.

Kommersiella exportfakturabehov

1. Proforma faktura referensnummer
2. Beställningsnummer för kund.
3. Datum då fakturan fylldes i.
4. Avsändarens adress och / eller säljare, liksom köparens adress.
5. Betalningsmetod: identifiera och tillhandahålla alla referensnummer som gäller det.
6. Fraktvillkor från din prisnotering (till exempel CNF Tokyo, FAS Seattle, FOB New York).
7. Valuta i vilken transaktion kommer att göras (USA-dollar, japansk yen, franska franc etc.).

1. Kodnummer.
2. Prissättning och kvantiteter av sändningen.
3. Antal förpackningar, märken, vikt och åtgärder.
4. Containernummer, om den skickas med behållare.
5. Utgångar och ingångshamn.
6. Uppgift om ursprungsland och harmoniserad tullkodex (för att garantera exakta tullberäkningar).
7. Navigeringsanvisningar för marina eller luftfartyg: namn på fartyg eller flygplan, rese eller flygbiljettnummer, avgångsdatum och ankomstdatum till destinationen.

Om du gör allt ovanstående och konsultera försiktigt med ditt transportföretag, kommer det att underlätta förflyttning av varor och tullklarering. Vissa länder behöver en signatur på den kommersiella exportfakturan. För att vara på den säkra sidan, lägg till den tillsammans med ditt namn och din titel skrivet läsligt under.

Skäl till varför export av kommersiella fakturor används

Nedan beskrivs hur man använder en exportkortsfaktura men tänk på att exportkortsfakturan är start- eller initieringsdokumentet som ligger till grund för resten av exporten: < Exportörer kan använda den för att stödja lån, försäkringsfordringar och bidragsprogram.

1. En köpare och säljare använder den som en grundläggande redogörelse för vad som säljs.
2. Köparen (importören) använder den för att frigöra medel via sin bank till säljaren.
3. Om det finns försäkringsanspråk på försändelsen och tillhandahålls försäkring, tjänar den som ett nyckelbevis.
4. Importören eller den fungerande tullmäklaren i destinationslandet kräver det innan varorna rensas genom tullen.
5. En bank för köparen undersöker exportkortsfakturan innan de frigör medel enligt ett kreditbrev eller en dokumentärinsamling.
6. Den kan användas tillsammans med ett inspektionsbevis som ger bevis på att det du skickar faktiskt är vad kunden beställde och är också av god kvalitet.
7. En regering kan använda en kommersiell faktura för att bestämma det verkliga värdet av varor vid bedömning av uppgifter.
8. Tullmyndigheterna kan använda den för att bedöma tullar, använda dem för inspektionsändamål och för att hålla statistik.
9. En bank kan begära att förhandla om ett kreditkort, legalisering av handelsfakturan av konsulatet i köparens land. I det här fallet måste det obligatoriska dokument som presenteras av leverantören skickas till köparen, när dokumenten är godkända.
10. Obs:

Handelsfakturan används av tullmyndigheter över hela världen för inspektionsändamål, uppskattning av tullar och för att upprätthålla internationell handelsstatistik. Om särskild information krävs på sedvanlig faktura av egna myndigheter i importlandet, bör importören informera dig om detta, och helst, i god tid före exportförsäljningen. Men viktigast av allt: Handelsfakturan måste motsvara all information som förekommer i någon form av ett samlingsdokument, e. g. , Kreditbrev, synutkast och så vidare, om du förväntar dig att få betalt.