4 Skäl Varför din verksamhet behöver dokumenterade processer

De flesta entreprenörsföretag startar organiskt och räknar ut "hur vi gör saker runt här" ganska mycket på flugan. Ägare och chefer är ofta upptagna att dokumentera sina processer om inte verksamheten är mycket teknisk eller vetenskaplig, eller om processkontroll inte är mandat av kunder som regeringen. Om du är chefen i en verksamhet som sträcker sig från mat till detaljhandelsklubbbutiker till förmögenhetsförvaltning, kommer du inte att sparkas för att inte ha dokumenterade processer.

(Du är ju chefen.) Men du kommer att sakna enorma möjligheter.

Skäl för att skapa skriftliga processer

Det finns tvingande skäl till varför ditt lilla företag bör ha skrivna processer, även om du är den enda som för närvarande är involverad:

1. Lägga till och utbilda anställda: Om dina processer är skrivit ner, kan du lättare och snabbt träna anställda. Om du inte dokumenterar dina processer kommer du vara motståndskraftig mot att lägga till anställda eftersom tanken på att träna dem är för skrämmande. Catch-22!
2. Möjlighet att få företagslån: Om du behöver finansiering för ditt företag måste en bank eller annan långivare förstå din verksamhet. Det ger ett starkt uttalande när du kan visa en långivare hur organiserad du är och att du verkligen har ett handtag på processer.
3. Säkra större vinst: Dokumentationsprocesser avslöjar brister i hur du gör saker. Du får se flaskhalsar och inkonsekvenser som du inte insett var där. Extra rörelse i en affärsprocess kostar dig tid och pengar. Att eliminera det är lika med tid som sparas och större vinster.

1. Ställning för eventuell försäljning: Om du vill sälja ditt företag en dag, vill en köpare först utvärdera de inre arbeten först. Visar köparen din processmanual ökar sannolikheten för en försäljning samt köparens uppfattade värde för ditt företag. När allt är om dina processer är rena och väl dokumenterade, kan köparen lättare tänka sig att hon går in i och fortsätter vad du har gjort. Den tid som sparas för köparen är lika med lägre kostnad på vägen, vilket innebär ett högre pris för dig.

Komma igång

Så hur går du från att ha processer fast (eller inte så fast) i ditt huvud och få dem skrivna ner? Du måste definiera och sedan dokumentera dina processer. Låt oss säga att du är i cateringbranschen. Oavsett om du inser det eller inte, har du vissa överordnade processer som är gemensamma för alla cateringfirma. Till exempel måste varje matleverantör få jobb, göra händelser och följa upp med kunder så att du får fler jobb. Var och en av dessa åtgärder är sin egen process.

Så för ditt företag, skriv ned dina steg och försök att organisera dem i sekventiell ordning (även om det kommer att vara överlappningar).Om din process har mer än ungefär sju steg, se till att konsolidera flera processer som delprocesser av ett annat viktigt steg. Annars blir processen för svår att hantera och förklara för andra.

Du kan komma med en lista som den här för en caterer och sedan inom varje process dokumenterar du de delprocesser som ingår i det:

1. Arbetsförvärv: Marknadsföring, förslagsgenerering, försäljning process, kontrakt
2. Händelsebearbetning: Menyskapande, matberedning, bemanning, platsval och prep
3. Händelsesdrift: Checklista för dag i jobbet, leverans och inställning, personaluppdrag, uppdelningsförfarande < Efterföljande uppföljning:
4. Klientuppföljning, in-house debrief Resurser

Det är mycket användbart att använda visuella diagram för processhantering snarare än en linjär lista, men om du inte är bra med Excel eller andra program, en lista är bättre än ingenting. Läs om hur man gör processflödesdiagram i Excel och se om det fungerar för dig. Fördelen med att använda ett flödesschema är att du enkelt kan se ingångarna och utgångarna i varje steg i processen. En bra process är som en bra skrivning: det finns övergångar mellan stycken. Om ett processsteg gör ett steg till en åtgärd och det är inte klart hur du kom dit, gå tillbaka och se till att ingången och utsignalen är tydliga och starka.

Om du vill läsa den bästa boken som någonsin skrivits om processkontroll, ta en titt på Reengineering Corporation av Michael Hammer och James Champy.

Även om boken är nästan två decennier gammal och skrivits med stora organisationsprocesser i åtanke är det en perfekt resurs även för unga nystarter. Det hjälper dig att se flaskhalsarna i vad du gör och fixa dem.