5 Viktiga överväganden vid planering av en vinterhändelse

Vintersäsongen presenterar en unik möjlighet att planera en vinterhändelse. Tänk snö, tänk festligheter och tänk på fantastisk vinterdynamodling - möjligheterna att skina är obegränsade.

Allt som krävs är en liten fantasi och några bra idéer för att få kreativa juicer att flöda och för dig att skapa en fantastisk vinterunderland för dina gäster.

Men innan du börjar planera en vinterhändelse finns det några viktiga överväganden att ta hänsyn till.

Planera en vinterhändelse

1. Plats

Om du är nära en skidort, varför inte överväga att använda den som plats för din vinterhändelse? Med vintersnow faller får du en fantastisk bakgrund med oändliga fotomöjligheter. Gästerna kan sitta på skidliftar, gå i snön eller till och med ovanpå en hästdragen släde. Noggrant val av mötesplats ger dig möjlighet att sätta på något som är riktigt annorlunda och minnesvärt för dina gäster.

Om din händelse är av lämplig storlek, försök att jaga en plats med en stor öppen spis. Det är ett fantastiskt sätt att lägga till en mysig atmosfär till evenemanget och är verkligen i linje med vintertemat.

2. Dekorera, dekorera, dekorera.

Ett vintertema är ett bra evenemangsplaneringsmöjlighet och en öppen inbjudan att ha kul med dekorationer. Adorn stolar med lock inspirerade av säsongen. Festivalen är vägen att gå om evenemanget är lämpligt för det här temat. Tänk holly, bär och snö - alla dekorativa saker i samband med festsäsongen kan komma till spel.

Varför inte dekorera platsen för att se ut som en magisk snötäckt skog i linje med vintertemat? Du kan uppnå detta utseende genom att använda inomhus träd, bomullsull, trimmings, glitter och pärlor. Du är bara begränsad av din fantasi.

Kom ihåg att göra en särskild insats med menyer, program och andra bordsartiklar.

Förbättra ditt vintertema genom att använda kristaller som påminner om snö eller is eller visa upp en imponerande isskulptur med företagslogotypen präglad i isen.

3. Gästkomfort

Naturligtvis vid en vinterhändelse måste du ta hänsyn till gästkomforten mer än på en varm sommarkväll. Tänk på att lägga ut filtar, kontrollera tillgängligheten till ytterligare uppvärmning och se till att gästernas rum är varma och mysiga. Ingenting är mer säkert att skämma bort dina gästers lyckliga minnen av din vinterhändelse snabbare än att behöva tillbringa kvällen i ett kallrum.

4. Bo i Control

Som evenemangsplanerare ligger ansvaret för framgången för ditt evenemang på dina axlar. Du är ansvarig för att samordna alla aspekter av händelseplaneringsprocessen och på vintern bör du naturligtvis ägna särskild uppmärksamhet åt vädret.

Håll dig uppdaterad om väderprognoser och ge råd till dina kunder. Det kan vara att du måste göra en del beredskapsplanering (alltid ha en back-upplan) om vädret inte fungerar till din tjänst. Se till att du pratar med ledningsförvaltningen eftersom de har erfarenhet att ge dig råd om hur du hanterar dåligt väder.

5. Speciella Winter Venue Överväganden

Se till att vilken plats du väljer kommer att vara tillgänglig för dina gäster i händelse av tung snö. Om du till exempel använder en skidort, är det en bra idé att kontrollera hur lättillgänglig platsen har varit under tidigare år och vilken utrustning utvägen måste hålla platsen öppen om det skulle uppstå en kraftig snöfall. Tillgänglighet är nyckeln till en skidorts framgång, så återigen bör ledningen kunna få dig med all information du kan behöva för att fatta ett välgrundat beslut.

Slutligen, se till att platsen själv sörjer för korrekt rening av lokaliserad snö och is samt saltning av deras utomhusområden. Du vill inte att din fantastiska vinterhändelse ska bli bortskämd genom att glida olyckor som kunde ha undvikits med lite framsynthet.

Planera en vinterhändelse ger dig möjlighet att skina i din evenemangsplaneringskarriär och ger dig chansen att spara pengar eftersom det inte är högsäsong för de flesta leverantörer och arenor.