Vad är mötesminuter och vem registrerar dem?

Mötesminuter är den skriftliga eller registrerade dokumentationen som används för att informera deltagare och icke-deltagare om vad som diskuterades och vad som hände under ett möte. Mötet protokoll tas i allmänhet eller registreras under mötet så att deltagarna har en redogörelse för vad som hände under mötet.

Minuter innehåller vanligtvis:

• deltagarnas namn,
• de agenter som omfattas,
• beslut från deltagarna,

- 9 ->

• Uppföljningsåtgärder som deltagarna åtar sig,
• Förfallodagar för slutförandet av åtaganden och
• Eventuella händelser eller diskussioner som är värda att dokumentera för framtida granskning eller historia.

Exempel på mötesminutter fokuserar på beslut som fattas under mötet och åtaganden gjorda av deltagarna. Åtagandena åtföljs av förfallodagar och andra uppgifter som är nödvändiga för en gemensam förståelse genom att träffa deltagarna.

Mötesprotokoll som ett historiskt dokument

Som ett historiskt dokument är de också användbara för att dokumentera de centrala idéerna eller diskussionerna som ledde till beslutsfattandet. Till exempel, svara på frågor senare när en lagmedlem säger: "vad tänkte vi när vi valde detta mål."

Effektiva mötesminuter lägger fram de fem alternativ som laget diskuterat och den viktigaste anledningen till att man valts över de andra tillgängliga banorna.

Effektiva mötesminuter för det typiska affärsmötet behöver inte spela in alla diskussioner.

De behöver inte heller, och borde inte, ange vem som sa vad. Inte heller ska de dokumentera vad varje deltagare säger i detalj. I det givna exemplet sammanfattas en effektiv notiserare diskussionen snarare än att skriva ner varje ord.

(Känn igen att denna regel skiljer sig åt för andra typer av möten i sådana situationer som rättsliga åtgärder, domstolsförhandlingar och så vidare.

Dessa minuter kräver en exakt rekord av samtalet och uttalandena.) Men din typiska möte på arbetsplatsen gör det inte.

När och hur man delar mötesminuten

Idealt sett sprids mötesminuterna till mötesdeltagarna elektroniskt i slutet av mötet. Deltagarna har omedelbart varsel om sina åtaganden och tidsfrister. Om detta inte är möjligt (till exempel, notatmakaren vill städa upp fel) ska notattagaren sprida mötesminuten inom 24 timmar efter mötet.

Protokollen tjänar som en påminnelse om de åtaganden som lagts till under mötet. De hjälper deltagarna att överföra sina mötesförpliktelser till sina kalendrar och att göra listor. De tjänar som en påminnelse om något objekt som måste nå deltagare före nästa möte.

(Detta kan eliminera ett av de mest betydande problemen med möten, generellt utlämning av information på mötet så att deltagarna spenderar mötesläsningen istället för att interagera.) Trots allt är inte interaktion mötesplatsen? För allt annat har du verktyg som email och Yammer.

Du vill granska ditt föregående mötesminuter vid början av nästa möte så att folk kan kontrollera dem för korrekthet och nästa steg.

Mötesprotokoll är en effektiv bidragsgivare till framgångsrika möten när protokollen skrivs och distribueras på rätt sätt i tid. Detta är särskilt sant när ett lag har bildat starka normer som stöder företagets framgångar.

Hur hanterar organisationerna mötesminuter?

Kritiskt till ett mötes framgång dokumenterar notattagaren eller inspelaren mötet för deltagare, historia och anställda som behöver veta vad som hände vid mötet. Utan fullmötet minskar mötets möjligheter till framgång.

Den anställde som tar mötesminuten är vanligtvis medlem i laget och tar anteckningarna medan de deltar i mötet. Vid möten som har rättsliga eller regeringsrelaterade förfaranden, konsekvenser eller krav som hörande, obligatoriska bolagsstämmor eller depositioner, tar en icke-deltagande person det officiella protokollet och registrerar ofta förfarandet.

Den anställde som registrerar protokollet måste ha ett öra för detaljer för att spela in korrekt. Arbetstagaren måste också multitaska effektivt för att delta i mötet medan protokollet registreras.

I vissa möten tar samma anställd protokollet vid varje möte. I andra passerar rollen som en minuttagare från anställd till anställd. I likhet med mötesledarskap bygger notistagarens roll ledarskap, kommunikation och effektiv mötesledarförmåga.

Vad är kravet på ett mötesprotokoll Noter Taker?

Kraven för inspelaren eller noteringen omfattar:

• Spela in de beslut, åtaganden och viktiga diskussionspunkter som tagits vid ett möte korrekt.
• Spela in de åtgärdsposter som möter medlemmar som åtagit sig att göra tillsammans med det förfallodatum som medlemmarna åtagit sig att göra. Åtgärdsposter har ett namn bifogat, men den allmänna diskussionen anger inte vem som sa vad på informella arbetsplatsmöten.
• Granska de stora besluten och uppdragen eller frivilliga åtaganden och åtgärdsposter i slutet av mötet så att deltagarna kan granska och komma överens om händelser och åtaganden innan de lämnar mötet.
• Möteledaren kan be anteckningstagaren att regelbundet återuppta diskussionen under ett möte.
• I en pågående serie möten tar notattakaren en minut att granska mötesminuten i början av nästa möte. De anställda som deltar kan lägga till eller korrigera något som de inte håller med i protokollet.
• Att distribuera en kopia av mötesminuten inom 24 timmar efter mötet har varit standardanmälan av mötesinstruktörer i flera år.Nu tog dock inspelaren sannolikt protokollet på en elektronisk apparat som en bärbar dator eller iPad. Så bör notentagaren distribuera mötesnoterna efter en snabb översyn av stavning, grammatik och klarhet - ofta vid eller inom några minuter från mötet.

Spelaren är en roll som ett möte måste se till att resultaten av ett möte kommuniceras och ageras av deltagarna. Utan noterna måste deltagarna förlita sig på de andra deltagarnas minne. Garanterad, det här är inte en bra plan.

Anteckningsberättelsens dokumentation av ett möte är nödvändigt för att mötet skall kunna lyckas, precis som dokumentation är nödvändig för att förbättra anställdas prestanda.

Relaterade till mötesminuter

• Möta och hälsa Möte isbrytare till lunch
• Utveckla gruppnormer
• Lag Normer Prov