Lär dig att ta mötesminuter

Mötesminuter är de detaljerade anteckningarna som tjänar som officiell skriftlig rekord av möte eller konferens. Den som ansvarar för samlingen frågar vanligtvis en av deltagarna att den här uppgiften tenderar. En dag kunde den någon vara dig! Även om det inte är ett fruktansvärt svårt jobb är det viktigt. Eftersom mötesminuter är ett officiellt register över vad som skett, krävs noggrannhet. Du måste ta detaljerade anteckningar som människor måste kunna hänvisa till senare om det behövs.

Här är några tips som hjälper dig att hantera denna uppgift med finess. Ta reda på vad du ska göra före, under och efter mötet.

Innan mötet

• Välj ditt inspelningsverktyg: Det första du måste göra är att bestämma hur du ska ta dina anteckningar. Ska du gå i skolan och använda penna och papper eller ska du gå tech och använda en bärbar dator, surfplatta eller smartphone. Kolla med din chef för att se om han eller hon föredrar dig att använda en viss metod. Det är osannolikt men möjligt.
• Se till att ditt valfria verktyg är i funktionsdugligt skick och ha en säkerhetskopia bara om din ursprungliga misslyckas. Om du tar med en bärbar dator, till exempel, har du också penna och papper. Du vill inte behöva sluta mötet medan du söker efter något att skriva om din dator kraschar.
• Läs mötesagendan innan mötet startar. Det kommer att ge dig möjlighet att formulera en översikt för dina minuter. Lämna lite utrymme under varje objekt på det och skriv dina anteckningar där. Att göra detta kommer att göra ditt jobb lite enklare, så länge som personen som driver mötet håller sig på agendan.

Under mötet

• Passera runt ett deltagande arkiv och se till att alla loggar in. Du måste inkludera en lista över alla deltagare i det officiella mötesprotokollet.
• Se till att du vet vem som helst är. På det sättet kommer du att kunna identifiera vem som talar och korrekt registrerar den informationen.
• Notera tiden mötet börjar.
• Försök inte skriva ner varje enskild kommentar. Det är okej att bara inkludera huvudidéerna. Var försiktig så att du inte lämnar saker som du inte håller med. Din fördomar bör inte påverka dig. Kom ihåg att detta är ett officiellt konto och inte din åsikt om vad som hände!
• Skriv ner alla rörelser, vilka gjorde dem och om resultatet av röster, om några; du behöver inte skriva ner vem som sände en rörelse. Naturligtvis kan reglerna i din organisation skilja sig från, så verifiera dem först.
• Om röster om några förslag eller diskussioner skjuts upp till nästa möte, notera det.
• Spela in mötets sluttid.

Efter mötet

• Skriv upp protokollet så snart som möjligt efter mötet medan allt fortfarande är friskt i ditt sinne. Om du hittar ett fel i dina anteckningar eller om du har en fråga, kan du få det klart genom att prata med andra deltagare.
• I den sista exemplaret av protokollet, ange organisationens namn, kommitténs titel, typ av möte (dagligen, veckovis, månadsvis, årlig eller speciell) och dess syfte.
• Ge tiderna som den började och slutade.
• Ge listan över deltagare och en anteckning om vem som körde mötet. Du kan också ange här att du tog protokollet. Ta med ditt namn på listan över deltagare och i parentes efter ditt namn, säg att du tog protokollet. Alternativt kan du i slutet av dokumentet skriva ut genom att skriva "Respektivt inlämnat av", följt av ditt namn.
• Korrigera protokollet innan du skickar in dem. Fråga någon annan som deltog i att titta på dem också. Han eller hon kommer att kunna meddela om du av misstag lämnat något ut.
• Skicka dem till personen som sprang mötet om inte instrueras att göra något annat.