Steg Att skapa en bidragskalender

Om du är bidragsgivare är ditt liv förmodligen galet med tidsfrister och kalkylblad. Men det finns ett sätt att göra det mycket lättare.

Skapa en bidragskalender som håller dig fokuserad, i tid och ansvarig för alla detaljer.

En bidragskalender kan år efter år vara ett bra verktyg som bara hjälper dig att gå efter finansiering som passar bäst för dina program och hjälper dig att hålla dig bra med dina bidragsgivare.

Utveckla ett bidragsförslag kalender idag, och bygg en karta för framtida bidragsinvesteringar framgångsrika.

Att skapa ett omfattande bidragsschema tar tid och kanske lite kompulsivitet. Ett litet arbete i förskott kommer dock att spara dig otaliga timmar och resurser under året. Du kan till och med få dig att slappna av lite.

Här är några enkla steg för att komma igång på din bidragskalender.

1. Välj en mall för din bidragsförslagskalender

Formatet du väljer beror på dina organisatoriska behov, team och individuell arbetsstil. För många organisationer fungerar ett kalkylblad, delat månatligt, ganska bra. Andra föredrar den större detalj som projekthanteringsprogrammet ger.

Oavsett formatet ska varje bidragskalender ge dig en ögonblicksbild av månaden, deadlines, åtgärder som behövs för att slutföra förslaget och status för ansökan. Du kan hitta en mall för provbidragskalender här.

Ditt schema bör också innehålla en uppgiftsavdelning. Du kan lista uppgifter direkt i kalendern eller på en separat flik. Om du arbetar med bidrag med andra personer, använd samarbetsprogramvara, som Google Docs, för att undvika dubbelarbete och se till att alla håller sig uppdaterade.

2. Granska dina tidigare bidrag

Titta över dina bidrag från förra året. Bestäm vilka vilka du kommer att ansöka om igen. Tänk på:

• Mängden finansiering du fick
• Hur mycket tid ansökan tog
• Och sannolikheten för att få finansiering igen

Se till att du granskar alla bidragsriktlinjer årligen, eftersom finansieringsprioriteringarna ändras.

3. Forskning och Vet nya bidrag

Börja med att hitta alla bidrag du är berättigad till. Slösa inte tid på att söka bidrag som du aldrig kommer att få.

Var noga med varje nytt bidrag som du tror kan fungera för ditt program. Tänk på fondens prioriteringar, typ och värde av bidrag som ges och hur mycket arbete varje ansökan ska ta.

4. Tänk på din välgörenhets officiella kalender

Har du en stor insamling som tar mycket tid? Är en av dina personal planerade en längre semester? Tänk på din välgörenhets personal och tidsförpliktelser i månad för månad. Håll dessa begränsningar i åtanke när du skapar din bidragsplaneringskalender.

5. Fyll i de hårda tidsfristerna

När du har bestämt vilka bidrag du ska ansöka om fyller du på kalkylbladet med de bidrag som har svåra tidsgränser. Eftersom dessa inte förändras ger de ett skelett över vilket du kan organisera resten av inlagorna.

6. Fyll i de rullande tidsfristerna

När du har en bild av det kommande året och fyllt i de hårda tidsfristerna, är det dags att passa in i rullande deadlines. Om du ansöker om företagsgivande program placerar du dem tidigare på året, eftersom dessa källor kan vara slut på pengar. Om du vet när en fond eller andra fondgivare granskar bidragsansökningar, kan du planera att skicka in dina ansökningar långt före den tiden.

7. Fyll i uppgiftssektionen

Tänk på var och en av de uppgifter som behövs för att slutföra ett förslag. Är dina uppgifter aktuella? Behöver du internt godkännande?

Tänk på var och en av uppgifterna. Sedan jobba bakåt med tidsfrister för varje åtgärd. När du har slutfört tidtabellerna kan du behöva blanda några av dina rullande deadlines.

Uppgiftssektionen är också ett bra ställe att ta anteckningar om applikationsprocessen, inklusive konversationer du har haft med fundersna och lärdomar.

Du kan då hänvisa till dessa anteckningar det följande året när du ansöker igen.

8. Var realistisk

Det är bättre att ansöka om tio solida, relevanta bidrag än att skicka in tjugo so-so applikationer.

Var realistisk om hur mycket arbete varje inlämning ska ta och hur mycket tid du har. Lämna av bidrag som verkar osannolikt, eller som ligger utanför räckvidden för dina tjänster.

9. Fortsätt förbättra

En bidragskalender är inte ett statiskt dokument. Om du hör om nya finansieringsmöjligheter, lägg till dem. Om ditt program eller finansieringsprioriteringar ändras, ändra tidsplanen. Åtminstone bör din bidragskalender ses över årligen.

Se till att du bygger in varje år för att se över din kalender, reflektera över dina framgångar och planera din strategi för nästa år.

Att göra en bidragskalender tar tid på förhand, men när du har gjort det första arbetet är du väl på väg till en framgångsrik bidragsstrategi.

Kerri Drumm hjälper ideella organisationer med förenkling, utbildning, organisationsutveckling och bidragsskrivning.