Hur man skriver ett rekommendationsbrev

En rekommendationsbrev spelar en särskild roll i mänskliga resurser och sysselsättning. Det behövs ibland, men aldrig föredragen. Arbetsgivare skulle hellre tala direkt med de tidigare cheferna för sina potentiella anställda. Däremot inser arbetsgivare att direkt kommunikation inte alltid är möjlig - alltså betydelsen av rekommendationsbrevet.

Anställda förlorar handledare när de flyttar, byter jobb eller går i pension.

Företag flyttar och stänger eller slås samman eller förvärvas. Personalavdelningar förlorar register.

Även medarbetare som försöker hålla kontakten med en tidigare handledare som en potentiell referens, och förbereda sina referenser för en referenskontroll, kan förlora sina anhängare över tiden. I en av mina ansträngningar för att få referenser om en potentiell medarbetare hittade jag ett företag ur drift, en handledare flyttade till platser okända och en handledare som hade dött. Lyckligtvis hade ett av de tre företagen ett HR-kontor som hade rekord över arbetstagaren och kunde bekräfta anställning detaljer - men inget annat.

Jag har blandade känslor om en rekommendationsbrev. Som jag anger i Hur man svarar på en referenskontrollförfrågan , finns ett rekommendationsbrev för evigt och dess innehåll får inte gälla år efter det att rekommendationsbrevet har skrivits. Men en rekommendationsbrev är en potentiell gåva till en värdig anställd.

Ett rekommendationsbrev kan spara dagen. Skrivet på företagets brevpapper, med en tydligt tryckt adress och telefon, ger rekommendationsbrevet en ibland nödvändig ökning av sökandens referenser. Som en arbetsgivare, speciellt om du förutser förändringar, som jag just har beskrivit, i din affärssituation, gör dina spännande medarbetare en tjänst.

Ge medarbetaren en rekommendationsbrev.

Skriv en rekommendation Brev

En rekommendationsbrev kan varas för alltid och är en ögonblicksbild av en anställdas prestation vid ett visst tillfälle. Ge därför tanke och omsorg om hur du skriver ett rekommendationsbrev och till den information som din rekommendationsbrev ger dig. Följ din företagspolicy när det gäller en rekommendationsbrev, om en policy finns.

Var god och fråga din personalavdelning för att se över ditt rekommendationsbrev så att du är säker på att du skyddar ditt företags och dina egna intressen. Skriv ett anställningsrekommendationsbrev enligt dessa riktlinjer.

• Ange rekommendationsbrevet på originalföretagets brevpapper med tryckt adress, telefon och ytterligare kontaktinformation i ett standard företagsbrevformat. Du kan ge arbetstagaren flera kopior av rekommendationsbrevet på brevpapper i ett brevpapperskuvert.(Detta kan avskräcka från den dåliga övningen att upprepade gånger kopiera ett rekommendationsbrev - för alltid.)
• Adressera rekommendationsbrevet till den specifika arbetsgivaren som begär rekommendationsbrevet eller till den anställde planerar att skicka, rekommendationsbrevet. Om rekommendationsbrevet är generiskt, adressera brevet till: "Till vem det kan vara."
• Skriv rekommendationsbrevet med bläck och inkludera ditt namn, jobbtitel, telefonförlängning och e-postadress.
• Börja med: Detta är ett rekommendationsbrev för: Anställdas namn.
• Beskriv ditt förhållande till arbetstagaren, anställdens arbetsuppgifter och anställdas jobb. Till exempel, "Jag var Marks handledare när han arbetade som en yrkesmässig maskinoperatör i Lathe Department på Alcon Tool. "
• För huvudkomponenterna i rekommendationsbrevet beskrivs huvudansvaret för arbetstagarens jobb. Till exempel "Marks huvudsakliga ansvar var att fungera x maskin; upprätthålla företagets verktyg och utrustning; skapa ett säkert och välskött arbetsområde felsökning av kvalitet, maskin och prestanda problem; tjänstgör som ledare för dagskiftet; stödjer mig som ersättare i min frånvaro och tjänar som chef för arbetstagarengagemanget.
• Därefter anger du i din rekommendation brev din övergripande bedömning av arbetstagarens bidrag och värde. Uttalandet bör återspegla att bedömningen är för Marks prestanda vid en viss tidpunkt. "Mark var till exempel en värderad medarbetare som bidrog långt över normen när han arbetade i min avdelning. Detta är uppenbart och erkändes av hans uppdrag till ledarroll roller. "
• Ange varför Mark lämnade din anställning i rekommendationsbrevet om skälen är stödjande för Marks nästa anställningsmöjlighet. Till exempel "Mark lämnade Alcon Tool för att acceptera positionen som tillsynsman vid ett annat företag. Ett ledarskapsarbete skulle inte ha varit tillgängligt här i flera år. "
• Avsluta rekommendationsbrevet med en positiv kommentar. Till exempel "Vi var ledsna att se Mark gå men önskade honom det bästa i sitt nya jobb som handledare. "
• Slutligen, ange att den potentiella arbetsgivaren kan kontakta dig om han eller hon behöver ytterligare information. Skriv och fyll i rekommendationsbrevet.

Dessa är de lämpliga komponenterna i en rekommendationsbrev från anställda.

Vad som inte ska skrivas i en rekommendationsbrev

Vissa försiktighetsåtgärder är i ordning innan du skriver en anställd en rekommendationsbrev. När du skriver en rekommendationsbrev gör du inte uttalanden av detta slag. Gör inte:

• Ge detaljer som du kanske inte vet säkert om de var utanför de anställdas anställning med ditt företag. Namnge inte det företag för vilket du tror att arbetstagaren gick till jobbet. Du kanske inte vet om arbetstagaren någonsin varit anställd där. Du fick veta av Mark att han hade accepterat ett jobb som handledare. Ditt rekommendationsbrev bör inte ge potentiellt motstridiga uppgifter som kan orsaka senare problem för arbetstagaren i hans eller hennes arbetssökning.
• Förutse framtiden. Den enda prestanda som du kan anmärka på är den prestation du upplevde när arbetstagaren arbetade för dig. Något annat är kristallkula och inte lämplig för en rekommendationsbrev. Det här är olämpligt: ​​"Jag är säker på att du kommer att få samma exemplifierande prestanda från Mark som vi gjorde när han arbetade för Alcon Tool. "Tiderna ändras; liv förändras; oförutsägbara händelser uppstår. Till dig eller en potentiell arbetsgivare tio år på vägen är detta omöjligt att verifiera.
• Tillhandahåll personlig, skyddad eller konfidentiell personalinformation av något slag som löner, personnummer, ras, religion, civilstånd, familjesammansättning, medicinska problem eller ålder. (Ett faktiskt rekommendationsbrev som jag en gång mottog sa att handledaren var säker på att Betty skulle förbättra sin närvaro och vara en utmärkt anställd nu att hennes skilsmässa var slutgiltig, hennes barnomsorgsproblem hade lösts och hennes tidigare man hade flyttat utomlands . Jag är säker på att handledaren menade den här rekommendationen på ett positivt sätt.)
• Ge något annat än faktuell information som du direkt kan rapportera med personlig erfarenhet.

En kopia av rekommendationsbrevet, efter granskning av Human Resources, ska placeras i medarbetarens personaldokument.

Mer Sample Employer Letters

• Disciplinära åtgärder / varningsbrev
• Anställningsbrev
• Erkännandebrev
• Avslagsbrev
• Avgångsbrev
• Tack brev
• Medarbetare Välkomstbrev
• Award Letters
• Recommendation Letters
• Utvärdera en ansökningsbrev