Small Business Guide to Inventory Control

Innan ett litet företag rimligen kan göra ett löfte att leverera sina kunder, måste det vara säkert att det har vad kunderna har beställt. För att ett litet företag ska kunna kontrollera sin inventering på detta sätt måste den ha processer för att räkna, verifiera och granska alla objekt i sin inventering.

Målet med ett lagerstyrningssystem ska vara att ha 100% noggrannhet. Det betyder att du inte bara vet vad du har till hands men hur mycket av det finns att skicka.

Hur vet jag om jag har ett problem med kontroll av inventarier?

Det finns flera metoder du kan använda för att testa dina lagerstyrningsprocesser. En metod är att genomgå en översyn av nyligen missade leveranser till dina kunder. Var några av dessa missade leveranser på grund av brist på förståelse för vad du har till hands och tillgänglig för leverans?

Du kanske till exempel har haft 100 var och en av del A och en kund frågade om 100 vardera. Men de behövde inte att du skulle skicka den till nästa vecka, så de 100 vardera del A satt i ditt lager. Nästa dag ringde en annan kund och bad om en 100 vardera av del A. Du var borta från kontoret och tog hand om de fyrtio miljoner andra saker som en småföretagare behöver ta hand om, så din andra anställd tog samtalet . Den andra anställda kontrollerade och såg de 100 vardera av del A som satt där och skickade den till den andra kunden. Nästa vecka behövde du skicka 100 vardera av del A till den första kunden, och det var inte där.

Ditt lilla företag kan ha ett problem med inventeringskontroll. Det är viktigt att veta inte bara vad ditt lilla företag har till hands, men vad du har som är tillgänglig för leverans. I det ovanstående fallet, medan din en anställd såg att du hade 100 var och en av del A att skicka, fanns det ingen process för att låta henne veta att de 100 var tilldelade en annan kund.

Granskning av golv till ark

En annan metod som du kan använda för att testa ditt lagerstyrning är att göra en granskning från golv till ark. Det betyder att du går ut på ditt lagergolv (eller lagerrum eller hallgarderob, eller garage - varhelst ditt lilla företag håller sin inventering) och du väljer en handfull saker att räkna.

Vi diskuterar hur många poster som ska räknas senare, men när du är klar tar du dessa räkne nummer till ditt system som spårar lager. Det här kan vara ditt WMS-lager (Warehouse Management System), ERP / MRP (Enterprise Resource Planning / Material Requirements Planning), ett Excel-kalkylblad, en storleksbok eller eventuellt en hög av Post-Its. Om du inte har ett system som spårar din inventering - även om det bara är en hög med Post-Its - har du ett problem med inventeringskontroll.

Vid jämförelser av golv till ark jämför du sedan de fysiska räkningar du just gjorde med vad ditt lagerstyrningssystem trodde du hade. Återigen bör ditt mål vara 100% noggrannhet. Om dina fysiska siffror inte justerade exakt vad ditt lagerstyrningssystem trodde du hade, vet du varför? Och kan du genomföra motåtgärder för att förhindra att det händer igen?

Några av de mest populära orsakerna som räknas inte är:

• Du har fått en försändelse från din leverantör, men du räknade inte delarna i rutorna. Förpackningslistan ska inte räknas som 100% korrekt. Öppna rutorna och räkna innehållet. Om din leverantör säger att de skickade dig 1 000 delar och de bara skickade dig 990 delar, och du tar inte felet - du har inte bara ett problem med inventeringskontroll, men du kan sluta korta frakt dina egna kunder.
• Du skickade delar till en kund men minskade inte dina lager korrekt. Eller alls. Se till att du drar av dina utgående sändningar från din inventering totalt i realtid.
• Kvalitetsproblem tvingade dig att ta bort en del av din inventering från din användbara stapel av lager. Men ditt lagerstyrningssystem har inte ett sätt att skilja mellan användbar och icke användbar, så ditt system säger att du har mer än du kan använda. Att ha möjlighet att skilja mellan användbar och oanvändbar inventering är inte bara en viktig funktion som gör det möjligt för dig att hålla koll på delar med kvalitetsproblem, men det kan också vara en mekanism för att fördela lager till en kund samtidigt som de finns i lager.
• Är dina produkter värdefulla och lätta att gå bort med? Ett företag som säljer mothåll kan ha mindre av en pilferage problem än ett företag som säljer guldmynt. Se till att din lagerstyrningsplan innehåller ett sätt att behålla säkerheten för dina produkter. Och implementera ett program för cykelräkning som hjälper dig att hålla reda på din inventering.

Vad exakt är ett cykelräkningsprogram?

Ett program för cykelräkning är vad som händer under de här siffrorna. Ett cykelräknaprogram är en process där du regelbundet räknar en procentandel av dina delar så att du över ett år har räknat dem alla (eller åtminstone alla dina mest värdefulla delar).

Du kan använda ett program för cykelräkning i samband med en årlig fysisk inventering, vilket vanligtvis bidrar till att minska avvikelserna i de fysiska inventeringarna. Vissa företag använder cykeltal istället för årliga fysiska lager, men jag rekommenderar inte det.

För att bestämma parametrarna i ditt cykelräkningsprogram måste du bestämma:

• Hur många totala delar måste du räkna?
• Ska du räkna dem över ett år? Om inte, hur ska du bestämma cutoff-punkten? Vanligtvis följer företag 80-20-regeln, jag. e. 80% av ditt lagervärde kommer från 20% av dina delar - så fokusera på att räkna 20%.
• Hur ofta räknar du?
• Vem ska göra räkningen?Om ditt företag är tillräckligt stort, bör cykelräknaren vara någon vars arbetsprestanda är kopplad till lagerförmåga. Detta hjälper till att ta bort eventuella intressekonflikter i cykelräkningsprocessen. Ett cykeltal är en granskning - inte ett verktyg för prestationsbedömning.
• Hur räknas räkningen? Golv-till-ark-processen är den föredragna metoden. En cykelteller ska ges en lista över artikelnummer och platser. Räknaren går sedan på golvet och räknar dem. Han borde inte ha någon aning om hur många som ska förvänta sig att vara där. En annan metod är ett ark till golvräkning. Detta är omvänden av golv till arkmetod. Lagen till golvmetoden börjar när du räknar din räknare med en lista över delar och deras motsvarande antal enligt ditt spårningssystem. Räknaren granskar sedan de fysiska kvantiteterna på hyllorna jämfört med systemräkningen.

Genom att förstå de ovanstående cykelräkningsprocessfaktorerna kan du sedan bygga ditt cykelräkningsprogram. Om du till exempel har 500 delnummer att räkna och du kan räkna en gång i veckan kan du räkna 10 delar per vecka (eller bara två per dag). Vid slutet av ett 50-veckorsår har du räknat alla 500 delnummer. Kom bara ihåg att räkna olika delnummer med varje räkning, för att undvika överräkning av ett delnummer och underräkning av en annan.

Under den här processen är det viktigt att veta när ditt lagerantal är avstängda. Det är därför som en cykelräknare inte ska vara en lagerhandledare eller lagerstyrningskontor. Det är mänsklig natur för de anställda att sätta fixer på plats utan att eskalera de underliggande frågorna till ledningen. Som småföretagare eller chef måste du veta när de underliggande kontrollprocesserna inte fungerar, så att du kan vidta motåtgärder för att förhindra nedströmsproblem.

Lösning av inventariekontrollproblem

Ett program för cykelräkning kombinerat med en årlig fysisk inventering går långt för att lösa problem med inventeringskontroll. Cykeltalsprogrammen hjälper till att identifiera brister i lagerstyrning, men det är upp till dig att göra ändringar för att rätta till de problem som ditt cykelräkningsprogram avslöjar.