Small Business Contingency Planning Guide

En väl genomtänkt beredskapsplan kan innebära skillnaden mellan ditt företags överlevnad och misslyckande om katastrofen träffas. En brand, en översvämning, en hårddiskfel eller datatyveri - någon eller alla av dessa skulle kunna göra din verksamhet oskadlig. Om du tar tid att göra en plan för affärsplanering kommer det att hjälpa till att ditt företag kan återuppta verksamheten på kortast möjliga tid.

Använd följande guide för att skapa en katastrofplan för ditt företag.

Skapa en företags beredskapsplan:

1) Bestäm vad de viktigaste riskerna är för ditt lilla företag.

Är det datatycke? Översvämning? Jordbävning? Att bestämma vilka typer av katastrofer som troligtvis kommer att hjälpa dig att fokusera din beredskapsplan och inte slösa bort tid och pengar för att förbereda sig för något som är mycket osannolikt att hända. Det finns ingen mening att planera hur man återhämtar sig från en jordbävning, till exempel om din verksamhet inte ligger i en jordbävningszon.

2) Förbered en evakueringsplan.

Gå över det med personal och lägg det tydligt i dina affärslokaler. Hur kommer personalen att veta att de behöver evakuera? Vad ska de göra när de anmäls om en evakuering? Vilka vägar finns tillgängliga från byggnaden / byggnaderna? Var borde man träffas utanför byggnaden / byggnaderna? Vem ansvarar för att kontrollera att alla är ute säkert?

3) Skapa ett kommunikationsfläktar-system.

Om något hände i ditt företag, vem skulle vara ansvarig för att anmäla varje person som jobbar där? Se till att telefon- och e-postkontaktlistor är aktuella och att de som ansvarar för att kontakta andra har tryckta listor, eftersom all teknik misslyckas förr eller senare och vanligtvis vid den mest obekväma tiden.

Välj också vem som ska ansvara för att kommunicera med allmänheten och hur (uppdatering av företagswebbplatsen, publicering på sociala medier, pressmeddelanden, skyltar i Windows, radiomeddelanden mm).

4) Var säker på att din på nödsituationer är fullständiga och aktuella.

Denna lista över nödhjälps kit för företag visar exakt vad första hjälpenpaket för småföretag behöver innehålla. Beroende på vilka typer av katastrofer som kan hända i ditt område kanske du vill lägga till andra tillbehör. Till exempel är en gallon vatten per person per dag en av de rekommenderade förnödenheterna på denna lista över nödsituationer för detaljhandeln.

5) Ta steg nu för att skydda dina företagsuppgifter.

Din företagsinformation är din mest värdefulla tillgång. Om det stulits eller förstörts skulle ditt företag snabbt kunna komma igång eller ens fortsätta? 6 Regler för dataskydd förklarar hur du kan få lugnet att veta att dina företagsuppgifter är skyddade och kommer att bli tillgängliga igen snabbt.Dataskydd är en av många fördelar med att byta företag till molnberäkning.

6) Se till att din verksamhet bär tillräcklig försäkring.

Brandförsäkring är den typ som kommer i åtanke, men brand är verkligen inte den enda möjliga katastrofen som ditt lilla företag skulle kunna uppleva.

Förutom andra uppenbara fysiska katastrofer som översvämning eller vindskador, ta hänsyn till skador som kan uppstå till följd av stöld. Och då finns det en potentiell ansvarsfaktor om ditt lilla företag är engagerat i aktiviteter som kan öppna dig för rättegångar.

Att välja rätt typ av försäkring för att täcka dina risker och ha bra och aktuell försäkringsskydd kommer att gå långt för att få ditt lilla företag att springa igen om katastrofen träffas.

7) Bestäm vad som är absolut nödvändigt för att ditt lilla företag ska börja fungera igen om en affärskatastrof stängde dig ner och vidta åtgärder för att säkerställa att dessa väsentliga skulle vara tillgängliga snabbt.

När det gäller vår primära verksamhet, IT-utveckling, behöver vi i stort sett våra affärsdata och en dator eller två och vi kan komma igång igen (se Data Backup är The Best Protection and Backup-program).

Ditt lilla företag kan behöva fler personer och material innan det kan öppnas igen. Vilka människor är nyckeln till din verksamhet? Behöver du särskild utrustning? Kanske kan ett arrangemang göras med ett annat företag som har den utrustning du behöver. Skulle du behöva vissa varor? Ta reda på vem de alternativa leverantörerna eller fraktarna skulle vara.

8) Lär känna dina grannar.

Att öppna kommunikationslinjerna med företagare runt om i dig kan verkligen gynna din företags beredskapsplanering. Låt dem veta vad du hoppas göra och se om du kan få dem involverade. Det kan hända att du kan dela kostnaderna för vissa utgifter i samband med beredskapsplanering eller göra tit-for-tat-arrangemang för att hjälpa varandra i händelse av katastrof.

9) Kolla in lokala program och resurser.

Din stad eller stad kan ha beredskapsplaner / katastrofplaner på plats eller tillhandahålla resurser som gör det enklare för dig att sätta din egen plan tillsammans. Till exempel erbjuder staden Ottawa information om beredskap för Ottawa-företag på sin webbplats och erbjuder träningsverkstäder om ämnet. Se vad som är tillgängligt i din stad innan du börjar skriva din egen affärskatastrofplan.

10) Sätt allt ihop.

När du arbetar genom din beredskapsplan lägger du alla bitar i tryckt form. (Digitala kopior är trevliga men inte mycket användbara om strömmen går ut och / eller digitala enheter kan inte användas.) Ett tre-ringsbindemedel fungerar bra. Inkludera företagets evakueringsplan, kommunikationsplan, information om nödsituationer och försäkringspolicyer, dataskyddsåtgärder och operativa väsentligheter samt detaljer om eventuella arrangemang som du har gjort för att hålla eller få igång igen.

11) Håll din företags beredskapsplan praktisk.

Sist men inte minst vill du vara säker på att du håller din katastrofplan på en lättillgänglig plats och se till att alla som behöver veta var den är, vet sin plats. Du bör också tilldela en person och en sekund för att ta hand om företags beredskapsplanen på väg ut om affärsolyckan kräver att du lämnar lokalerna.

12) Använd din företagswebbplats och sociala medier

Din företagswebbplats och sociala medieplattformar som Facebook, LinkedIn och Twitter är utmärkta sätt att kommunicera med kunder och affärsföreningar vid en nödsituation. Låt inte dina kunder undra om du är öppen eller inte när katastrofen träffar - en snabb inlägg på Facebook kan hålla dem uppdaterad.

Verksamhetsplanering lönar sig

Det är enkelt att avveckla planen för beredskapsplanering. Det finns alltid omedelbara kriser som kräver vår uppmärksamhet. Men hur signifikanta jämförs de verkligen med en händelse som stänger ditt företag i timmar, dagar eller veckor? Att ta sig tid att förbereda en beredskapsplan kommer att få en stor utdelning om katastrofen någonsin träffar.