Tips om hur man förbereder en Proforma-faktura

En proformafaktura har alla kända komponenter i en vanlig inhemsk faktura - en beskrivning av produkten, en detaljerad förteckning över avgifter och försäljningsvillkor - förutom att det klart anges "Proforma Invoice. " I den här artikeln pratar jag om vad en proformafaktura är, varför du borde använda en och hur man förbereder den.

Vad är en proforma faktura?

En proformafaktura betraktas som ett pre-råddokument och fungerar som en vägledning för hur förväntningarna är på en exportförsäljning.

Det anger också scenen för förhandlingsprocessen. Det finns en detaljerad förklaring av detta ämne i boken "Exportera: Den slutgiltiga handboken för att sälja utomlands på ett lönsamt sätt."

Varför använda en Proforma-faktura?

En proformafaktura bidrar till att strama exportförsäljningen. Här är några sätt på vilka en proformafaktura är till hjälp:

Minimerar fel.
Tjänar som ett juridiskt, bindande avtal.
Motiverar all relevant information om exporten.
Är allmänt accepterad form av försäljningsdokumentstruktur i exportindustrin.
Gör det möjligt för bankerna att upprätta en betalningsmetod på importörens vägnar.

Låt oss säga att du vill få din kund en landad prissättning för en leverans av hårborstar till deras hamn, i detta fall CNF (kostnad och frakt) Rotterdam. Så här förbereder du fakturan.

Så här förbereder du en Proforma-faktura

Exempel:

Proforma-faktura
U. S. A. Widgets till Rotterdam via Ocean - Beräkning av landpris per enhet

Du har 100 fall av hårborstar, packade 12 enheter i ett fodral. Varje fall kostar $ 120 eller $ 12 per enhet. Den totala kostnaden för beställningen är $ 12 000.

Försäljningspris: $ 12 000 - FOB fabriksdörr i USA
Inlandstransporter: $ 700
Havstransporter: $ 1, 500
Skatt: $ 300 > CAF: $ 1, 250
Dokumentation: $ 125
Total Landed Price (eller Total CNF Rotterdam)

Försäljningspriset är din kostnad för att köpa produkten från tillverkaren, plus din markering.

Lägg till den här siffran för de totala fraktkostnaderna och dela det totala med antalet fall. Det får du ditt landade pris per fall. Dela den siffran med antalet enheter i ett fall. Det får du ditt landade pris per enhet. Framför ordet "faktura", typ "proforma".

Du har nu slutfört din prisnotering och skapat en proformafaktura. Glöm inte att ange en exakt tidsperiod under vilken ditt citat är giltigt och lägg till speditörens (logistikspecialistens) citatreferensnummer.

Finns det skillnad mellan en prisnotering och en proformafaktura? Det är mycket liten skillnad mellan de två. Proformafakturan tjänar som offert i fakturaform. En offert formuleras mer som ett företagsbrev eller detaljerade e-postmeddelanden som beskriver ett överenskommet erbjudande som vanligtvis är skriftligt, medan en proformafaktura visas exakt samma som en faktura, med undantag för uttalandet "Proforma Invoice" längst upp.

När din kund godkänner proformafakturaen blir den din faktura för beställningen. Kunden kommer också att använda proformafakturaen för att erhålla nödvändiga finansierings- eller importlicenser. Din kund ska meddela acceptans i en kort skriftlig mening eller två som följande (vanligtvis via e-post eller fax) med en signatur: "Vi accepterar din proforma faktura nr

1234 mot vår P. O. nr ABCD." Du svarar då: "Bekräfta och bekräfta din P. O. Nej ABCD mot vår proformafaktura nr 1234."

Det är det. Du har en försäljning. Du är i affärer! Från och med denna tidpunkt bör inga ytterligare ändringar göras av transaktionen av dig eller din kund förrän efter utgångsdatumet som anges på proforma. Innan du släpper beställningen måste du och din kund förhandla om betalningsvillkor. Det finns många faktorer att tänka på när du väljer en exportbetalningsmetod. Var noga med att undersöka dem alla innan du avslutar din transaktion.