Hur man förbereder och filformar W-3 eller Form 1096

IRS-formulär W-3 och 1096 är summariska överföringsformer som måste åtfölja W-2s ges till anställda och 1099-MISC formulär som ges till icke-anställda när du skickar kopior till regeringen. Här är vad du behöver veta för att göra det rätt:

Förfallodatum

Förfallodagen för W-3s och 1096-formulär för 2016 skatteåret är 31 januari 2017. Detta är ett nytt tidigare datum.

Läs mer om Deadlines för New W-2 och 1099.

Form W-3 och din anställd W-2s skickas till Socialförsäkringsverket.

Alla 1096 blanketter tillsammans med deras motsvarande 1099s skickas till Internal Revenue Service.

Form W-3 för anställda årsskifte Löne- och skatteberättelser

Form W-3 är det summariska överföringsformuläret som måste lämnas in till Socialförsäkringsverket senast förfallodagen för det aktuella skatteåret. Form W-3 sammanfattar all data från W-2 formulär för alla dina anställda. Läs mer om hur du fyller i formulär W-3.

Skicka formulär W-3

Kopiera inte W-3-formuläret från IRS-webbplatsen och skicka in det. Du kan bara använda inköpta W-3-formulär som använder en speciell röd bläck. Du kan skicka formuläret på ett av två sätt:

Via mail till Socialförsäkringsverket, Datoperation, Wilkes-Barre, PA 18769-0001
Online via Socialförsäkringsverkets webbsidor för företagservice

Formulär 1096 är vad IRS kallar en "sammanställningsrapport" eftersom den sammanfattar all information från alla formulär 1099-tal som du har distribuerat till icke-anställda .

Du behöver inte fylla i och lämna in en 1096-blankett om du e-postar dina 1099-tal.

Varje typ av Form 1099 måste ha sin egen Form 1096. Till exempel måste du ha en 1096-kompilering för alla 1099-MISC-formulär som du har lämnat till oberoende entreprenörer och andra som du betalat $ 600 eller mer under året, och du behöver ytterligare 1096-formulär om du ger 1099-DIV-formulär till någon för utdelning.

Förberedelse av formulär 1096

Du måste sammanställa all information på 1099-formulären för varje typ du har tillhandahållit för att förbereda formuläret 1096. Några ytterligare krav är:

Du måste filen elektroniskt om du skickar in 250 eller flera formulär .

All information om 1096 om dig (filerna) måste vara densamma som den visas på de 1099-MISC formulär du skickar, inklusive din EIN.

Du måste skicka in den röda skannningsformen till IRS. Ladda ner och skriv inte ut en 1096 från Internet och skicka in den. Även om det visas i rött, är det inte skannbart. Du kan bli föremål för böter för att skicka in en 1096-blankett som inte kan scannas.
Läs mer om hur du fyller i formulär 1096.
Arkiveringsformulär 1096

Du kan skicka formulär 1096 via post genom att skicka den till lämplig adress för ditt tillstånd som anges på formuläret.

Du kan också fila Form 1096 elektroniskt genom att använda File Information Returns Electronic (FIRE) -systemet.

Förvirrad om vilket formulär som ska ge?
Om du är förvirrad över vilken blankett som ska tillhandahållas till en arbetare - Form W-2 eller 1099-MISC - förklarar denna artikel skillnaden.

Fel på W-3s och 1096 Forms

Om du gör ett misstag på en W-2 måste du fylla i formulär W-2c. Om felet påverkar sammanfattningen W-3, måste du också lägga in en W-3c-form som korrigerar totalsummorna.

Läs mer om hur du korrigerar W-2 och W-3-formulär

Om du gör ett misstag på 1099 som påverkar en 1096, kan du korrigera felet genom att ange en korrigerad form som är utsetts med en X i lämplig form låda. Men korrigeringsprocessen är lite mer komplicerad än det, så läs Allmänna instruktioner för vissa informationsavkastningar.

OBS! Skattelagar ändras regelbundet, och du bör rådgöra med en skatteproffs

för den mest aktuella rådgivningen. Informationen i denna artikel är inte avsedd som skatterådgivning och ersätter inte skatterådgivning.