Hur man förbereder W-2 Löne- och skatteutlåtanden

Vad är Form W-2?

Form W-2 innehåller information om anställdas löner som betalats föregående kalenderår och avstående från dessa löner, samt information om förmåner och andra avdrag för löner.

När är W-2 Forms Due?

W-2s beror på anställda i slutet av januari, för föregående kalenderår. Om 31 januari är en helg eller semester, beräknas rapporterna nästa arbetsdag. Här är nyckeln i slutet av året för löneavgiften för betalningsdatum för det aktuella året.

W-2 formulär beror på Socialförsäkringsverket senast den 31 januari. När du har lämnat W-2 formulär till anställda måste du också skicka in dessa blanketter tillsammans med överföringsformulär W -3, till Social Security Administration (SSA).

Januari-fristen är ett försök att bekämpa skattebedrägerier, men det betyder att du borde ge W-2-formulär till anställda tidigare i januari, så att de får möjlighet att titta över dem innan de lämnas in. Tidigare fördelning till anställda minskar felen i W-2-formulären, så du behöver inte lämna in en korrigerad W-2.

Samlar information för att förbereda W-2 formulär

Informationen för detta formulär kommer från ditt löneregister, som visar årliga totalsumman för varje anställd för löner och källköp tillsammans med avdrag för medicinska planer, hälsokostkonton och andra föremål.

Här finns mer information om den information du behöver för att förbereda dessa W-2-formulär.

Svårighetsgrad: Genomsnitt

- Så här bereder du formulär W-2

Arbetsgivarinformation För varje W-2

Beräknas antalet anställda och antalet avdrag och ytterligare betalningar

2 du förbereder, måste du inkludera information om ditt företag: Arbetsgivarens ID-nummer (EIN) och arbetsgivarens namn och adress.

Kontrollnummer

Du kanske vill lägga till ett internt kontrollnummer på varje W-2, om du betalar många anställda. Du kan generera numret själv, eller din löneförberedelseprogramvara kan generera detta nummer.

Medarbetarinkomster Du behöver också Summa löner, tips och annan ersättning (ruta 1). Detta är bruttolön för alla timmars och tjänstemän.

• Summa belopp (Boks 2)
• Summan av socialförsäkringslönen (upp till maximal social trygghet) (ruta 3). Vissa löner ingår inte i lönesumman, så du måste minska inträdet med dessa belopp.
• Summa socialförsäkringsskatt återkallad (ruta 4)
• Summa Medicare löner och tips (samma som totala löner) (ruta 5)
• Medicare skatt hölls (ruta 6). Detta belopp inkluderar mängden ytterligare Medicare-skatt för högre betalade anställda.
• Tips för socialförsäkring (ruta 7) och tilldelade tips (ruta 8)
• Därefter behöver du information om anställda och totala löner och ränta för varje anställd för förra året:

1. Övriga betalningar.

2. Du kan ha betalat förskott EIC-betalningar (löneinkomstkredit) (fält 9) och vårdförmåner (Box 10) som betalas till anställda. Information om pensionsplanens deltagande, lagstadgade anställda

3. På varje W-2 måste du kolla in lämplig ruta om arbetstagaren deltar i pensionsplan (ruta 13) eller en icke-kvalificerad plan (ruta 11) om detta anställd är en lagstadgad anställd (ruta 13), eller om arbetstagaren fick sjuklön från tredje man (ruta 13.
   ruta 12

4. ruta 12 är för belopp för annan ersättning eller rapportering att gå in i 1-4 lådor . Några av de vanligaste uppgifterna för ruta 12:
   Olovlig social trygghet, RRTA (järnvägspension) eller Medicare-skatt, på tips eller grupp livförsäkring.

   • Valfria uppskjutningar till 401 (k), 403 (b) och andra kvalificerade pensionsplaner
   • Icke-skattepliktiga sjuklöner
   • Gyllene fallskärmsbetalningar
   • Exkluderade återbetalade rörelsekostnader
   • Bidrag till medicinska sparkonto eller hälsokostnader
   • Icke-lagstadgade personaloptioner
   • Utpekade Roth-bidrag under 401 (k) eller 403 (b) planer
   • Kostnad för arbetsgivarsponserad hälsodäckning, med kod DD, Enligt rapporteringskraven i Prisvärdighetslagen
   • Ruta 14 Anmälningar i ruta 14 gäller andra avdrag eller ersättningar som måste lämnas till anställda för deras avkastning. Till exempel

5. Efterskattningspension
   Auto-ersättning

   • Särskilda skatter för Kalifornien, New York, New Jersey och Washington
   • Välgörenhetsbidrag dras av anställningsersättning
   • Sjukförsäkring och förmånsavdrag > Uniformavdrag (för kostnaden för uniformer)
   • Avdrag för unionsavgifter
   • Icke-skattepliktiga intäkter
   • Fordonskostnader som ingår i lönerna (100% av leasingvärdet för fordon som är inrättat för anställda och ingår i lön 1) är också en låda för "Övriga inte på listan" -delar som du har dragit från anställda
   • Statlig och lokal information
   • I det här avsnittet kommer du att ange information om statliga och lokala löner och reservering. Ange:
   • Observera att det finns plats för två tillstånd och två platser på formuläret. Om någon har arbetat i mer än två stater eller platser under året, använd en andra W-2 för att inkludera ytterligare information.
   • Din statsbokstav med två bokstäver och ditt företags statliga skatt ID-nummer (kontrollera med statens inkomstavdelning) (ruta 15)

6. Statslön (ruta 16)
   Räntebärande statlig skatt (ruta 17) < Lokal lön, om någon (ruta 18)

   Lokal inkomstskatt återhålls (ruta 19)

   • Lokalnamn (ruta 20)
   • Kontrollera efter noggrannhet
   • Spendera tid för att säkerställa att den information du tillhandahåller till anställda (och i sista hand till Social Security Administration och IRS) är korrekt. Kontrollera lönesamtalets totalresultat för året och kör en W-3 för att säkerställa noggrannheten i all information du skickar.
   • Förtryckta formulär
   • Om du skriver ut egna W-2 formulär kan du få dem från flera källor:
   • W-2 är en mångsidig form. Här är sidorna i denna blankett:

7. IRS Forms Order webbplats (tar 7-15 dagar)
   En online formulär leverantör eller kontorsleverans butik.

8. Kopia A går till Socialförsäkringsverket. Kopia A skrivs vanligtvis på röd form.
   Kopia 1 är för stad, stat eller ort

   Kopia B är för arkivering med anställdes federala avkastning

   • Kopia C är för medarbetarens register
   • Kopia 2 är en annan kopia för en annan stad, stat eller ort
   • Kopia D är för arbetsgivarens register.
   • Skriv ut W-2s
   • Skriv ut formulären och kontrollera att de matchar ett förtryckt format om du har en.
   • Distribuera W-2s
   • Till Medarbetaren: Exemplar B, C, 1 och 2
   • Till Socialförsäkringsverket - Kopia A. SSA kräver att du skickar Copy A från varje anställdas W-2 , tillsammans med Form W-3, i slutet av februari.

9. Spara Kopia D för dina poster.
   Fortfarande fortfarande förvirrad om Form W-2?

10. Svar på dina frågor om 2011 W-2 formulär

    • Tips för att förbereda formulär W-2
    • Ditt företags statliga skatt ID-nummer är INTE ditt statliga momsnummer. Många stater använder det federala skatteidentifikationsnumret (EIN) och lägger till siffror i slutet. Kolla med din statliga avdelning för intäkter för information.
    • Tipsinkomst.

11. Arbetstagarens tipsinkomst är föremål för socialförsäkringsskatter och Medicare-skatter, inklusive den extra Medicare-skatten. Fält 12 - Mer än 4 artiklar

Om du har mer än 4 artiklar för Box 12 måste du lägga till de extra föremålen på en andra W-2. Men ta inte med arbetstagarens löne och avstå från denna extra W-2.

1. Form W-3,
2. tillsammans med Copy A från alla anställda W-2 formulär beror på Social Security Administration senast den 31 januari. När du har slutfört W-3 och du har alla W-2 formulär, skicka dessa till anställda så snart som möjligt så att de får möjlighet att granska blanketterna. Om de hittar fel kan du åtgärda dem innan du skickar den konsoliderade rapporten till SSA senast den 31 januari. Ansvarsfriskrivning
3. Informationen i "How To" är för allmänna ändamål för att hjälpa dig att samla in informationen du behöver förbereda och skriva ut W-2-formulär. Det är inte avsett att vara skatterådgivning och på något sätt försöker denna information vara heltäckande eller för att berätta all information som måste ingå i dina W-2-formulär. Tala med din skatterådgivare för information om din specifika situation.
   Tillbaka till
4. Arkivera årsredovisnings- och skattemyndigandena