Hur man förbereder en försöksbalans

Efter att alla finansiella transaktioner har skickats till bokföringsjournalerna och sammanfattat dem i huvudboken, är en försöksbalans förberedd för att verifiera att debeten motsvarar krediterna i kontoplanen. Försöksbalansen är nästa steg i bokföringscykeln. Det är faktiskt det första steget i slutet av bokslutsperioden.

Svårighetsgrad: Genomsnittlig

Tid krävs: Obestämd

Här är hur:

1. Lista varje öppet ledarkonto på ditt kontokonto efter kontonummer. Kontonummeret ska vara det fyrsiffriga numret som är tilldelat kontot när du ställer in kontoplanet. Ange dina totala debiteringar och krediter från varje generaldirektörskonto. Du borde ha ett bord med fyra kolumner. Kolumnerna ska vara kontonummer, kontonamn, debet och kredit.

2. För varje öppet huvudkonto, summa din debitering och krediter för räkenskapsperioden för vilken du kör försöksbalansen. Notera totalerna för varje konto i lämplig kolumn. Om debeten och krediterna inte är lika, så finns det ett fel i de stora bokföringen. Om du kör en testbalans regelbundet, åtminstone varje månad, hjälper du dig att identifiera problem snabbt och enkelt och åtgärda dem så snart de uppstår. Förberedelse av försöksbalansen bör vara knuten till företagets faktureringsperiod.

3. Förbered inte några justeringsuppgifter ännu. Försöksbalansen är upprättad innan du gör några justeringar. Den ursprungliga provbalansen är beredd att upptäcka eventuella matematiska fel innan du gör justeringar eller börjar stänga dina böcker för räkenskapsperioden.

4. Om du tycker att du har en obalanserad försöksbalans, med andra ord, debet inte motsvarar krediterna, då har du ett fel i bokföringsprocessen. Det felet måste hittas och rättas.

   Det första steget att hitta ett fel är att helt enkelt lägga till kredit- och betalkolumnerna igen för att kontrollera din matte. Om de fortfarande inte lägger till, dra sedan den mindre kolumnen från den större och leta efter den saknade mängden i den mindre kolumnen. Om du hittar det har du hittat ditt fel.

5. Det finns andra standardtekniker för att spåra ett fel i en försöksbalans. Om debeten och krediterna inte är lika, se om numret 2 delar lika med skillnaden. Om det gör det, leta efter ett konto, leta efter ett konto felaktigt i kolumnen med den större summan som motsvarar hälften av skillnaden. Om du hittar det har du hittat ditt fel.

6. En annan teknik är att använda numret 9 för att hitta ett transpositionsfel. Om siffran 9 delas jämnt i skillnaden mellan krediterna och debeten har du ett införlivningsfel. Gå tillbaka över dina kredit- och debetuppgifter för att försöka hitta ditt införlivningsfel.

7. Exempel på andra fel som kan obalansera en försöksbalans är:

   • Innehåller inte ett huvudkonto i beräkningen av försöksbalansen
   • Ett fel görs i en sammansatt journalinmatning
   • Att göra felaktiga konton i försöket balansräkningskolumner
   • Beräkning av bokföringsbeloppets belopp
   • Bokföring av en bokföringsbokföring till felaktigt huvudbokkonto

Tips:

1. Om du misslyckas med att göra en journalpost kommer den inte att visas som ett fel i försöksbalansen.

2. Om du registrerar en finansiell transaktion på ett felaktigt konto visas det inte som ett fel i försöksbalansen.

3. Om du omvandlar numret i debit-kolumnen med numret i kreditkolumnen kommer det inte att visas i försöksbalansen.

4. Om du inte skickar in en bokföring till journalboken kommer inte att visas i försöksbalansen.

Vad du behöver:

• Din företagsdator och redovisningsprogram
• Dina källdokument