ÄR ditt företag redo för delade tjänster?

Inledning

Företagen behöver vara så kostnadseffektiva som möjligt och ett alternativ som företagen kan ta är att anta en delad servicemodell för vissa av sina funktioner.

Delade tjänster kan täcka ett antal processer, t.ex. försäljningsavdelning eller inköp. Normalt kan dessa typer av funktioner decentraliseras, standardiseras eller centraliseras. Det finns många fördelar med att skapa gemensamma tjänster, inklusive ekonomisk kvalitet, svarstid och strategiska fördelar.

Organisationsfunktioner

Förutom den gemensamma servicemodellen kan företagen anta andra funktionella modeller som decentraliserad, standardiserad eller centraliserad.

• Decentralized - Denna typ av modell hittas där en funktion, såsom inköp eller försäljning, kan placeras i var och en av företagets platser. Denna funktion är autonom, med egen separat personal och eventuellt separata tekniksystem. Denna modell är dock mycket lyhörd för användarnas behov vid anläggningen.
• Standardiserad - I denna modell finns åtminstone en separat funktion av de separata personalen. I denna modell är processerna standardiserade och de kan använda samma eller liknande tekniksystem.
• Centraliserad - Denna modell fungerar med en enda avdelning som finns på en anläggning som används av alla anläggningar i organisationen. I denna modell läggs tonvikten på effektivitet och har inga servicenivåavtal (SLA) med användare på någon av anläggningarna.

• Delade tjänster - En delad servicefunktion kan placeras på en låg kostnadssida men är kundfokuserad med avtalade servicenivåavtal. Utförandet av den gemensamma servicefunktionen baseras på mätning av servicenivåavtal.

Fördelar med delade tjänster

En gemensam servicefunktion är vanligtvis baserad på en plats som har kvalificerade anställda men är lägre i värdkostnad.

Till exempel kan skapa en delad tjänstefunktion hos ett företags huvudkontor ha kompetent personal, men skulle sannolikt vara dyrare att finansiera än en plats i ett lågprisområde.

En centraliserad funktion liknar en gemensam servicefunktion, men den bygger på att minska kostnaden för funktionen istället för att använda en funktion som syftar till att förbättra kundservicen.

I en undersökning av Shared Services och Business Process Outsourcing Association (SBPOA) identifierades tio områden där delade tjänster var mest populära. Dessa var - Betalningsbara 83%, Allmän redovisning 65%, Anläggningar 57%, Kundfordringar 56%, Lön 55%, Rese och kostnad 50%, Finansiell rapportering 48%, Personal 44%, Kredit och samling 43% Hjälpdisplayfunktion 39%.

Risker för delade tjänster

Även om det finns många fördelar med att anta en gemensam servicefunktion, finns det ibland några problem för företagen efter ett sådant drag.Några av anledningarna till att en delad servicefunktion kan falla är följande:

• Brist på kostnadsberäkning - Om det inte gick att slutföra en omfattande kostnadsberäkning, kan de kostnadsminskningar som förväntas genom genomförandet av delad tjänstfunktion vara grovt överskattas.
• Brist på dokumentation - För att en delad servicefunktion ska lyckas måste processerna dokumenteras fullständigt så att de delade tjänsterna har all den information de behöver för att utföra de nödvändiga funktionerna.
• Brist på ledarskap - Många delade tjänster fungerar inte som förväntat eftersom de saknar det nödvändiga ledarskapet för att fatta viktiga beslut.

Outsourcing Shared Services

Om en gemensam servicemodell har beslutats är det möjligt att lägga ut den gemensamma servicefunktionen till en tredje part. Outsourcingföretaget som ska utföra den gemensamma servicefunktionen måste samtycka till och följa servicenivåavtalet.

Outsourcing av delade tjänster är framgångsrik när det finns ett inledande ledningsinköp när processerna är standardiserade över företaget, och funktionens omfattning är tydligt definierad.

Den mest populära delad servicefunktionen som är outsourcad är Betalningsskyldig. Andra delade tjänster som ofta outsourcas inkluderar IT, Skattjänster och anställningsförmåner.

Uppdaterad av Gary Marion, Logistik och Supply Chain Expert.