ÄR det dags att spåra inventariet?

För många nya eller snabbt växande företag kan värdet av inventeringen ofta utgöra en betydande andel av deras totala tillgångar. För andra är lagerkostnader en trivial mängd. Om inte ditt företag säljer eller lagrar föremål som är föremål för juridisk tillsyn, t.ex. vissa farliga ämnen eller läkemedel, finns det inga lagar som kräver att du genomför eller behåller ett system för uppföljning av lager.

De flesta företag finner emellertid att fördelarna med effektiv lagerförvaltning gör sina ansträngningar värda, men det är också sant att inte alla företag behöver spåra lager.

Eftersom det inte finns några konkreta regler för huruvida det är nödvändigt med inventering, bör beslutet om huruvida ditt företag ska följa inventeringen bygga på faktorer som är specifika för varje verksamhet. Att svara på följande frågor kan hjälpa dig att bestämma om det är dags för dig att börja ett lagerhanteringssystem.

1. Köper du bara de mängder som behövs för att fylla beställningar när du mottar dem? Om du till exempel säljer brudtärna klänningar som finns i olika storlekar och färger, lagrar du alla möjliga alternativ i multiplar eller köper exakta storlekar i önskad färg när din kund lägger en beställning? Om den senare behöver du förmodligen inte spåra lager.

2. Är värdet på din inventering mer än 25 procent av din månadsinkomst?

I så fall rekommenderar många revisorer att du upprättar en förvaltningsplan.

3. Hur ofta saknar du en försäljningsmöjlighet på grund av uteslutna varor? Förlorade möjligheter kan vara svåra att identifiera, men du kanske har fått kunder att ringa eller besöka din butik för att fråga om du har ett visst objekt.

Du kanske också märker att en hylla är bar; kanske kunder tittar på en tom hylla istället för objektet som de tänkte köpa och sedan lämna utan försäljning. En eller två utelagda föremål under ett år påverkar inte din försäljning, men oftare kan det vara. Ett välskött system för uppföljning av spårning kan hjälpa dig att förhindra att dina varor inte finns i lager.

4. Hur ofta får du fler beställningar på varor än vad du kan fylla i tid? Detta kallas overselling, och även om det liknar varor som inte finns i lager, används termen oftare i e-handel. Översättning kan vara särskilt skadligt om du annonserar leverans nästa dag eller gör liknande löften, till exempel att garantera att en beställning kommer fram till en semester. Översättning är en bra indikation på att du behöver spåra din inventering.

5. Hur säker är du att du inte upplever lager krympning? Försvinnande lager kan vara ett tecken på stöld av köpare eller anställda.Det kan också indikera orapporterad brott. Du kanske märker att ett visst objekt helt enkelt har försvunnit, men du kanske också märker att förhållandet mellan dina köpta och inköpta varor är ogynnsamt. Inventionsspårning kan hjälpa dig att identifiera krympning så att du kan vidta korrigerande åtgärder.

6. Bibehåller du en tillgång av råmaterial eller komponenter som du använder för att producera färdiga föremål till salu? Om så är fallet kan du behöva inventeringsspårning för att du ska se till att du har tillräckligt med material till hands för att producera de föremål du behöver för att möta dina kunders krav.

Etableringssystem för inventarier

Stora tillverknings- och detaljhandelstransaktioner har vanligtvis komplexa lagerspårningssystem som förbinder sin logistik, orderingång, inköp, produktionsplanering, försäljningsenheter, kostnadsredovisning och andra avdelningar. Mindre företag behöver emellertid vanligtvis inte denna komplicerade metod för lagerspårning, åtminstone inte i början. Ett system kan vara så enkelt som en fillåda innehållande indexkort eller ett bindemedel som innehåller ett pappersark för varje objekt i din inventering.

Det finns också ett antal mjukvaruprogram för lagerhantering, och några av de mer rudimentära programmen kan laddas ner gratis.

Naturligtvis måste ditt lagerhanteringssystem spegla arten av ditt företag och dina specifika behov. De flesta bra inventeringssystemen innehåller emellertid följande information.

1. Plats: Tilldela en enkel platskod för varje plats som används för att lagra inventering. Om du har tre hyllenheter kan du till exempel använda bokstäverna A, B och C för att representera enheterna, följt av ett nummer som representerar den specifika hyllan, till exempel A-2 eller C-4.

2. Artikelnummer: Du måste ange ett artikelnummer eller beskrivning för varje objekt du planerar att lagra. Artikelnummerets komplexitet varierar. Om du till exempel säljer ett stort antal kvinnors klänningar kan du skapa ett nummereringssystem som identifierar stilen, färgen och storleken på varje klänning som säljs. Å andra sidan kan du helt enkelt inkludera alla klänningar under ett enda nummer, skapa separata nummer för varje storlek eller välj någon annan metod. Om du säljer varor som du köper från en grossist, kan du helt enkelt använda grossistens lagernummer. Detta kommer att göra ombokning ganska enkelt också.

3. Kostnad: Du måste veta enhetskostnaden för varje objekt för att värdera din inventering. Denna kostnad kan ändras med varje ny order. Spårning av fluktuerade kostnader påverkar direkt din bruttovinstmarginal och kostnaden för sålda varor, så att ha ett korrekt antal kommer att vara en nyckelfaktor för att hålla en exakt P & L.

4. Källa: Ange namnet på säljaren från vilken du gjorde inköpet. Med den här posten kan du snabbt omorganisera eller spåra leverantörsändringar utöver kvalitets- eller kostnadsvariationer.

5. Datum: Anteckna det datum du mottog varan.

6. Mängd: Ange antal enheter du har fått eller för närvarande har till hands.

7. Ombeställning: Baserat på din förväntade försäljning och leverantörens ledtid ska du bestämma vilken punkt du behöver ändra på produkten.

8. Aktivitet: När försäljningen uppstår registrerar du datum och kvantitet och subtraherar sedan de enheter som säljs från handvolymen. Du måste också spela in saker som bryts i butiken eller på annat sätt gjordes oselbara.

Oavsett om du väljer ett manuellt system eller en programvarulösning är nyckeln till effektiv inventeringsspårning att behålla dina register med regelbundenhet och rutin. Beroende på ditt företag kan du behöva uppdatera dina manuella journaler dagligen, veckovis eller månadsvis. En datoriserad lösning kan eliminera många av de manuella uppgifterna, men även ett automatiserat system kräver underhåll, till exempel inmatning av nya artikelnummer eller uppdatering av platskoder. Det innebär att utveckla en standardiserad process och utbilda alla som kommer att röra den på hur man bäst hanterar och underhåller det.

I slutändan måste beslutet om huruvida lagerspårning ska genomföras och den bästa metoden att använda vara vila hos varje företagare. Bara du kan avgöra om arten av ditt företag, din volym och dina specifika problem kan dra nytta av en formell förvaltningsstrategi.