Vikten av en arbetsbeskrivning för personal

Innan du börjar intervjua är det viktigt att ha en skriftlig arbetsbeskrivning på plats för varje unik position. Att ha en skriftlig beskrivning ger många viktiga saker som skyddar ditt företag och dina anställda.

En bra arbetsbeskrivning

• Ser som referensguide för att bestämma jämförbara branschlöner.
• Hjälper till att maximera pengar som spenderas på anställdas ersättning för positionen genom att säkerställa erfarenhet och kompetens som behövs för jobbet, är detaljerad och matchad till potentiella sökande.

• Funktioner som grund för att utveckla intervjufrågor.
• Detaljerad information om den position som kan införlivas i "hjälpsökta" annonser.
• Motverkar anställda från att vägra att göra något för att "det är inte mitt jobb. "
• Ger en grund för anställdas recensioner, löneökningar, inställningsmål och tillväxtvägar.
• Fungerar som juridisk dokumentation som kan vara användbar om en anställd lämnar en uppsägning eller diskriminering mot företaget.

Vad ska inkluderas i en arbetsbeskrivning

En effektiv arbetsbeskrivning beskriver de primära funktionerna i jobbet, hur uppgifterna ska utföras och de nödvändiga färdigheter som behövs för att utföra jobbet. Det borde förutse arbetstillväxt och potentiella problem med missförstånd. Det vill säga en arbetsbeskrivning är inte bara en analys av positionen. Det bör också ta upp potentiella frågor om ställningen i framtiden.

En arbetsbeskrivning ska inkludera följande

• Jobbtitel: Förklarar position, jobbtitel och rang eller nivå (om tillämpligt).
• Lönområde: Lista på startlön, mellanklass och hög (max) lön för positionen. Du bör också inkludera information om hur anställda kan bli berättigade till ytterligare ersättning (dvs. försäljningskommissioner, prestationsbonusar, årliga höjningar osv.).
• Syfte och syfte: En allmän uppfattning som sammanfattar tre eller fyra meningar, syftet eller syftet med positionen.
• Jobbbeskrivning: En detaljerad lista över specifika uppgifter och uppgifter i sin ordning av betydelse (de viktigaste uppgifterna ska visas överst på listan). Denna lista bör omfatta alla aktiviteter som tar 5% eller mer av arbetstagarens tid och inkludera eventuell ansvarsskyldighet som den anställde kan ha för att uppfylla vissa mål.
• Beskrivning av rapporteringsstruktur: I det här avsnittet ges en detaljerad beskrivning av alla roller som arbetstagaren ska hålla. Detta bör inkludera sina egna övervakningsroller (om sådana finns) samt vem de är underordnade direkt och indirekt. Om arbetstagaren ska arbeta med andra anställda eller avdelningar inkluderar den informationen också.

  Det är bra att inkludera ett företagsorganisationsflödesdiagram som visar alla positioner i företaget och deras hierarki.

• Erfarenhet och kompetens: Var så specifik som möjligt när du specificerar erfarenheterna och färdigheterna som krävs för att utföra jobbet. Om positionen exempelvis kräver användning av en dator, ange vilken typ av programvara eller hårdvara som används för att utföra jobbet.
• Beskrivning av idealkandidat: Detalj av andra styrkor som behövs för att utföra jobbet, som "förmåga att arbeta med snäva tidsfrister och flera chefer. "
• Arbetsplats och schema: Ange den fysiska platsen för jobbet, positionens dagar och timmar och inkludera eventuell övertid som kan krävas för att utföra jobbet.

En viktig funktion att lägga in varje jobbbeskrivning: "Och andra uppgifter som tilldelats"

Den idealiska situationen för en arbetsgivare innebär att man anställer högt motiverade och kompetenta medarbetare som är angelägna om att göra mer än bara de tilldelade uppgifterna. Medarbetare som ber om mer arbete när de finner ledig tid i sina händer eller som är intresserade av att lära sig nya färdigheter, kan vara ovärderliga för småföretag. Men inte alla arbetare är tillägnade sina jobb eller de företag som skriver sina lönecheckar. Anställda som vägrar att göra mer än deras arbetsbeskrivning specifikt stater kan skapa oförmögna huvudvärk för sina arbetsgivare.

Genom att inkludera "och andra uppgifter som tilldelade" till en arbetsbeskrivning kan arbetsgivaren lägga till nya uppgifter till den position som behövs. I vissa fall kan det vara fördelaktigt att klargöra bortom de generiska "övriga uppgifterna" och vara mer beskrivande.

Till exempel, "andra anställningsuppgifter" eller "andra uppgifter som tilldelats av (en viss avdelningschef). "

Att betala högre löner motsvarar inte alltid bättre arbetsprestanda. Arbetsgivare och deras arbetstagare följer alltid bättre när det som förväntas i en anställdas arbetsprestation är detaljerad skriftlig.