Grunderna för ett frivilligt program

Nonprofitorganisationer måste vara försiktiga med vem som volontärer för dem.

Det finns många skräckhistorier om otillräckligt bevittnade frivilliga som orsakar skador på ideella kunder, särskilt när det finns riskfyllda populationer som barn eller äldre.

En fullständig ansökningsblankett ska vara en av de första stegen i din volontärrekryteringsprocess.

Din organisation kan hållas ansvarig för olagliga handlingar av volontärer om det inte finns tillräckliga skyddsåtgärder och pappersarbete, för att inte tala om rättegångar från kunder som påstår missbruk.

Paraplyförsäkringar skyddar vanligtvis ideella organisationer, men endast om organisationer vet och dokumenterar frivilligt arbetstagare korrekt.

Det är tufft att ibland sätta volontärer som bara vill hjälpa till genom problem med bakgrundskontroller och ansökningsblanketter, men det här är ett problem som inte bör försummas.

Inte heller ska du använda en ansökan som ditt enda skärverktyg. Var noga med att följa upp en intervju som kan identifiera både negativa och positiva attribut hos dina potentiella volontärer. Du skulle aldrig anställa en anställd utan en noggrann intervju. På samma sätt hjälper intervjuer med dina potentiella volontärer inte bara dig att placera dem i en lämplig position utan ger också värdefulla ledtrådar om deras bakgrund och karaktärer.

Nonprofits bör kolla juridisk rådgivning om nödvändiga skyddsåtgärder och hjälpa till med utarbetande eller godkännande av ansökningsformulär för volontär.

Dessa former varierar från organisation till organisation men har vanligtvis följande komponenter.

• Kontaktinformation, inklusive en e-postadress
• Födelsedatum och personnummer (behövs för bakgrundskontroller eller kreditkontroll)
• Nödkontakt; kontaktperson, adress och telefonnummer
• Tidigare arbets- eller volontärerfarenhet
• Högsta utbildningsnivå nådd
• Språk / tal talat
• Fysiska begränsningar
• Nuvarande arbetsgivare
• Övriga organisationer där sökanden har frivilligt
• Beskrivning av utbildning eller erfarenhet som kan vara relevant för den önskade volontärpositionen.
• Uttalande och beskrivning av tidigare straffrättsliga domar eller brott
• Certifikat som förstahjälp och HLR med datum för certifiering och utgångsdatum.
• Giltigt körkort #
• Referenser: En eller flera personliga referenser med kontaktinformation; och en eller flera professionella eller arbetsrelaterade referenser med handledarens namn och kontaktinformation
• Färdighetschecklista (lista färdigheter som behövs i organisationens frivilliga positioner som dator, handledning, färdigheter, telefonsamtal, undervisning, övervakning etc.
• Föredragna frivilliga områden (lista vanliga volontärjobb som sökanden kan kontrollera om det är intressant)
• Orsak till volontärarbete
• Hur hörde du om oss?
• Antal timmar och dagar tillgängliga för volontärarbete
• Inkludera eventuella ansvarsfriskrivningar från organisationen. Till exempel kan du inkludera ett rättvist och jämställdhetsutlåtande och en lista över krav på volontärer som referenskontroll, intervju, provperiod och nödvändig utbildning.
• Sökandens underskrift och datum för underskrift

Vissa ideella organisationer gör sina frivilliga ansökningar tillgängliga online.

Ibland kan de skickas online eller skrivas ut för volontären till posten.

För ett exempel på en mycket noggrann ansökan, se den här från Johns Hopkins Hospital. Det är en PDF som ingår i sjukhusets frivilliga sida.

All information om hur man blir frivillig och fördelarna med frivilliga kan snabbt ställas in på din webbplats. Johns Hopkins-exemplet innehåller alla krav och alla former som krävs. Tänk på en sådan sida som en del av din volontärrekrytering.

Efter ansökan bör du ha positionsbeskrivningar för dina viktiga frivilliga jobb. Här är en guide till att skriva en arbetsbeskrivning.