Hur man ställer in professionella röstmeddelanden hälsningar

En riktig röstmeddelandehälsning kan ge ett positivt intryck på dina uppringare, eller det kan alienera dem innan du ens pratar med dem. Sätt dig själv på din ringer och fråga dig själv: "Hur skulle jag vilja bli behandlad om jag inte kunde prata omedelbart med den person som jag ringde?" Vad skulle jag vilja veta från röstbrevlådans hälsning? Vad ska jag göra? " > Voicemail-hälsningsalternativ

Beroende på vilket telefonsystem du har hos ditt företag kan det finnas olika alternativ för typen av röstmeddelanden som du får skriva.

Dessa inkluderar:

Allmänna röstbrevlöshetsexempel

• Den allmänna röstbrevlådans hälsning används som standard röstmeddelandehälsning om ingen annan hälsningstyp är inställd.
  Innehållsföreläsningsexemplar för internt röstbrevlåda
• Detta används för att hälsa på personer som ringer dig från ditt företag (det vill säga från en annan anknytning).
  Exempel på externa voicemailhälsningar
• Denna hälsning spelas för personer som ringer från ditt företag. Ditt telefonsystems automatiska ledsagare kan spela en allmän företagshälsning som alla externa uppringare kommer att höra. Om ditt företags namn nämns i den hälsningen behöver du inte säga det igen i din hälsning.
  Tillfälligt eller "Out of Office" Voicemail-hälsningsexempel
• Den tillfälliga eller borta kontors röstbrevlådans hälsning ställs in när du kommer att vara ute av kontoret under en bestämd tid. De flesta telefonsvarningssystem gör att du kan ställa ett förfallodatum och tid, så du behöver inte komma ihåg att stänga av den när du kommer tillbaka.
  

"I telefon" eller "Upptagen" Voicemail-hälsningsexempel

• Den här hälsningen används för att informera de som ringer på kontoret, men du kan inte ringa just nu eftersom du är
  Ditt namn

Ditt företagsnamn och avdelningens namn eller båda

• Uttalande om att du inte kan ringa nu
• > Inbjudan att lämna ett meddelande
• När de kan förvänta sig ett retursamtal
• Vem de kan kontakta för omedelbar hjälp (om tillämpligt)
• Inte längre än 20-25 sekunder (tumregel)
• Undvik att ge ut för mycket information och göra alltför lång hälsning.
• Prov bra talpost hälsningar
• Hej. Det här är Jim Bucki. Jag kan inte ringa nu , men jag skulle vilja återvända det så fort jag kan. Så snälla lämna mig ett detaljerat konfidentiellt meddelande efter tonen. Om du behöver omedelbar hjälp, ring till min sekreterare, Suzy Smith vid tillägg 6336. Tack f eller ditt samtal.

Hello. Du har nått Redovisningsavdelningen. Avdelningen är för närvarande stängd. Våra normala driftstimmar är måndag till fredag, kl. 08.00 till 18.00.Vänligen lämna oss ett meddelande efter tonen och någon kommer att skicka ditt samtal så snart som möjligt. Tack.

Hi. Det här är Jim Bucki. Jag kommer att vara ute från kontoret till torsdagen den 24 juli och jag kommer att kolla min röstbrevlåda ibland. Om du vill lämna ett meddelande till mig, vänligen gör det efter tonen och jag kommer att ringa tillbaka så snart jag kan. Om du behöver omedelbar hjälp, ring till min sekreterare, Suzy Smith vid tillägg 6336. Tack för ditt samtal.

• Du har nått skrivbordet av Jim Bucki. Jag är för närvarande i telefon just nu, men jag skulle vilja återvända ditt samtal senare. Om du vill, vänligen lämna mig ett meddelande efter tonen. Om du behöver omedelbar hjälp, ring min sekreterare, Suzy Smith vid tillägg 6336. Tack för att du ringde.
• Dålig Voicemail Hreetings
• Hej. Det här är Joe. Lämna mig ett meddelande.
• {Musik spelar under en längre tid} Hej! Prata med mig.

Hi. Du har nått XYZ Company. Vänligen lämna oss ett meddelande.

• Hello. Du har nått Joe Kartonia kontor på XYZ. com. Jag kommer att vara ute av kontoret med vasektomi och kommer tillbaka torsdagen den 26 augusti kl 08:30. Jag kommer att uppleva mycket obehag, så jag kommer inte att kontrollera min röstbrevlåda alls. Om du vill lämna ett meddelande till mig, vänligen gör det efter tonen. Du kan lämna mig ett detaljerat och konfidentiellt meddelande, och jag kommer att returnera ditt samtal så snart jag kan. Om du behöver omedelbar hjälp, ring till min sekreterare, Sally Johnson vid förlängning 3663. Tack för ditt samtal, och jag kommer tillbaka till dig när jag återvänder, och jag mår bättre.
• Kontoret är stängt. Lämna ett meddelande efter tonen.