Hur man väljer den perfekta keynote-högtalaren

Ett av de viktigaste underhållningselementen till ett evenemang är att välja en stor nyckelpremiär och andra presentatörer för agendan. När du anlitar en yttre högtalare för att fylla rollen, kan evenemangsplanerare antingen ingå direkt med en professionell högtalare eller de kan förlita sig på en högtalarbyrås sakkunskap. Oavsett om det är en intern verkställande, branschledare eller en professionell talare, kommer ett framgångsrikt program att identifiera högtalare tidigt i planeringsprocessen.

Så här.

Råd från en expert

Diane Goodman, ordförande för The Goodman Speakers Bureau, Inc. i Windsor, CT är en erkänd branschledare för att tillhandahålla professionella och nationellt erkända högtalare och underhållare för företags- och organisationshändelser. Hon är expertförfattaren bakom Survive The Search: Hur Target & Välj den bästa professionella högtalaren, en 12-sidig primer för mötes- och evenemangsplanerare.

Goodman strukturerade guiden som en checklista med användbara tips och frågor som börjat och erfaren mötesplanerare bör adressera internt innan de når ut till en hyra eller väljer en högtalare.

Vad du ska göra innan du väljer en Keynote Speaker

Först och främst, som i alla händelser, är förskottsplanering alltid till hjälp och ibland kritisk för att landa den bästa högtalaren för ditt evenemang. Det är mycket lättare att säkra de bästa högtalarna genom att planera minst sex till tolv månader före evenemanget.

Faktum är att normen för bokning av en professionell eller välkänd talare brukade vara ett år. Naturligtvis är detta inte alltid rimligt eller realistiskt, och idag har bokningar visat sig göras endast några månader i förväg. Men om du kan hjälpa det, lämna inte dig själv i panik under knäcktid. Du kommer att tacka dig själv senare.

För att vara tillräckligt förberedd för att starta keynote-högtalarsökningen, rekommenderar Goodman följande steg vid varje evenemang och mötesplanerarens första interna checklista:

1. Fastställ möteslogistik / schemaläggning
2. Förstå publiken
3. Fånga mötesmålet
4. Definiera högtalarnas förväntningar
5. Prestationsmarknadssucces

Om du bara tänker igenom dessa uppgifter (och kanske andra som är specifika för din händelse eller möte), bör du börja söka högtalarsökningen. En huvudtalare kan spela flera olika roller för en konferens eller ett möte. Behöver ditt möte en företagshögtalare eller skulle din publik bli bättre betjänad av en inspirerande eller motiverande talare? Att gå igenom den här checklistan ger inte bara en bättre ram för att utföra din högtalarsökning, men det sparar tid på baksidan när du får internt godkännande vid ditt första val av högtalare.

Vad man ska göra under Keynote Speaker Search

När du väl vet mötets konceptuella riktning kommer du att ha en bättre upplevelse att hitta en lämplig huvudtalare. Där de flesta evenemangsplanerare fastnar ligger inte i sök- och urvalsprocessen i sig, utan snarare i förhandlingarna om keynote-högtalaravgifter.

Professionella keynote-högtalare med en publicerad bok kan driva företag upp till 10 000 till 20 000 USD, inklusive resor för en händelse. En bästsäljande författare från New York Times kan däremot samla så mycket som $ 40 000 per talande engagemang. Även om dessa siffror kan känna sig extraordinärt höga för händelseplanerare som är nya till keynote-högtalarutrymmet, måste du närma sig avgifterna relativt. Hur jämför högtalarens avgift för att ange kostnaden för frukostmorgon eller det antal personer som förväntas på mötet?

Bottom Line

Eftersom händelseplanerare fungerar som internt och externt ansikte på affärsmötet, kommer denna typ av strukturerat tillvägagångssätt för högtalarsval att hjälpa till att erhålla de nödvändiga interna godkännandena för en budget samt att flytta ett program framåt.

Vid planering av ett möte tenderar en av två scenarier att inträffa: affärsmötedatumet godkändes utan innehåll eller affärsmötedatumet godkänns inte utan bekräftat innehåll.

Goodmans tillvägagångssätt rekommenderar att evenemangsplanerare bör ha en grundlig förståelse för mötet, vilka kommer att delta, vilka meddelanden som kommuniceras, vilken typ av talare som behövs och vad som har fungerat tidigare.

Dessa steg, i kombination med viss planering flexibilitet och förskott planering kommer att resultera i ett framgångsrikt program.