Hur man hittar den perfekta evenemangsplatsen

Att bestämma om det bästa evenemangsutrymmet eller arenan är avgörande för din händelses övergripande framgång. Medan platsplanering tar tid behöver den inte känna sig överväldigande. För många, professionella evenemangsplanerare och amatörer kan det faktiskt vara en rolig utmaning.

Förutsatt att du redan har identifierat den typ av händelse du planerar och dess syfte, det finns många andra faktorer måste beaktas när du börjar processen att välja platsen själv.

Följande vägkarta hjälper dig genom steg för att välja det perfekta evenemangsutrymmet.

Identifiera din målgrupp och känna din gästlista

När platsplanering för ett evenemang är en av de viktigaste bitarna av information du måste veta vem dina gäster kommer att vara och hur många du förväntar dig att delta. Medan typ av händelse säkert kommer att informera platsen val är en av de största begränsningsfaktorerna för ett evenemangsutrymme sin kapacitet. Se till att du vet minst en noggrann uppskattning (det kan vara en räckvidd) av antalet gäster eftersom detta omedelbart begränsar dina platsalternativ. Du bör också överväga din publik. Var säker på att platsen speglar inte bara evenemanget utan gästernas smak och förväntningar.

Identifiera händelsedatum

Kontrollera din kalender eftersom timing kommer att påverka många beslut, inklusive din plats att välja. Efter din gästlista är datumet för din händelse nästa begränsningsfaktor.

Beroende på vilken typ av evenemang du planerar kan du upptäcka att du antingen måste vara flexibel med ditt evenemangsdatum för att få platsen du vill ha eller du måste vara flexibel med din platsval för att få datumet du vill. Du bör börja planera planering och veta var du eller klienten är flexibel.

Här är några frågor att tänka på:

• När är dina gäster mest troliga att delta i baserat på sina scheman?
• Vilka platser har lämpligt och ledigt utrymme för dessa tider?
• När är den bästa tiden för ditt ledningsgrupp att hålla händelsen?

Beräkna din budget

Med en öppen budget kan vem som helst planera en bra händelse och ha ett oändligt urval av mötesalternativ. Men mer än troligt är dina ekonomiska resurser begränsade och du bör vara medveten från början av vad dina ekonomiska begränsningar är - även om din evenemangsbudget är enkel en balparks uppskattning eller räckvidd. En evenemangsplaneraren kan alltid planera en bra händelse inom en rimlig budget.

• Följer platserna dina budgetparametrar för utrymme, tekniska och cateringkostnader?
• Har du förhandlat fram en gynnsam takt för tjänster och visat värdet på din roll?
• Har du tillåtit flexibilitet i din budget om kostnaderna för utgifterna överstiger planen?

Omfattning ut olika platser

När gästen listnummer och möjliga händelsedatum är inskränkta är det viktigt att identifiera de platser där händelsen skulle kunna hållas. Hotell och evenemangs- eller konferenscenter är några av de mest populära evenemangsområdena för företagsevenemang och bröllopsmottagningar, men de är inte de enda alternativen.

Det här är en tid att vara kreativ i ditt tänkande. Tänk på följande:

• Vilket tre bästa ställen kommer att tänka på baserat på temat för ditt möte?
• Vart vill dina gäster föredra att delta i detta möte?
• Vad är det bästa för dina gäster?
• Annat än ett hotell, vilka oväntade platser kan öka RSVP-hastigheten?

Hitta rätt typ av händelseutrymme

Den plats du väljer måste ha ett lämpligt utrymme för den typ av händelse du planerar. Ska ditt evenemang kräva ett dansgolv? Behöver du ett PA-system? Vad sägs om en högtalars podium eller en projektorskärm? Vilken typ av bord setup behöver du? Förutom att överväga dessa typer av frågor, här är några av de bästa planeringsfrågorna för att fråga dig själv:

• Uppfyller evenemanget de speciella kriterierna för ditt program eller evenemang?
• Kan platsen rymma din produktion, underhållning, A / V, ljud och andra tekniska behov?
• Speglar anläggningens skick höga krav på din organisation?

Tänk på platsservice och restriktioner

Förutom att hitta rätt typ av evenemangsutrymme, vill du se vilka typer av andra tjänster som erbjuds av arenan och bestämma deras värde för din händelse. Vissa platser kommer också att ha en föredragen leverantörslista från vilken du måste arbeta för att hitta leverantörer eller leverantörer för andra tjänster. Andra platser har begränsningar för inredning eller andra aspekter på evenemanget. Några frågor att ställa till är:

• Har denna plats bra parkeringsmöjligheter eller betjänt?
• erbjuder denna plats säkerhet?
• erbjuder denna plats ytterligare tjänster som catering, blomsterarrangemang, sängkläder och bordsuthyrning, etc.?
• Har denna plats en setup och städar besättningen?
• Begränser den här platsen vilka andra leverantörer du arbetar med?
• Har denna plats mat och dryckesminimum?

Tänk på platsgenomgång

Ett lokals rykte för service är kritiskt. Detta är ofta skillnaden mellan att hålla en bra händelse och producera en bra händelse. Det sätt som en plats hanterar sina lokaler, personal och kunder kommer alltid att komma ihåg. För att få en känsla för en platss ryktevärde, överväga följande frågor:

• Vad är konferenschefens uppdrag, cateringchef eller chefskock?
• Kommer ledningen att behandla dig som en VIP-klient eller bara som ett av flera program?
• Hur mycket flexibilitet är platsen villig att utvidga till dig?
• Har de testamente eller recensioner tillgängliga?
• erbjuder platsen bilder från händelser som liknar din?

Planera ett mötesbesök

Om inte logistik och tid helt förhindrar det, ska varje evenemangsplanerare göra en platsbesiktning innan du anländer till någon plats.Bilder kan vara mycket användbara, men det finns många aspekter som endast kan utvärderas personligen. Be om en rundtur i arenan, inklusive allt från parkering till entré och evenemangsutrymme till badrummen. Du kommer att vara glad att du gjorde det!

Inkorporera klientpreferenser

I slutet av dagen måste evenemangsplanerare presentera sina platsrekommendationer till deras klient (oavsett om det är en intern kund som företagsledare eller företagsledare eller en extern klient) och få godkännanden. Den enda frågan att fråga dig själv om kunden under lokaliseringsfasen är att klienten godkänner min rekommendation (er)? För att kunna svara på den frågan med viss självförtroende måste du se till att du förstår kundens förväntningar och preferenser från början.