Hur man utvecklar en effektiv mötesagendan

En mötesagenda är en lista över saker som deltagarna hoppas uppnå vid ett möte. Dagordningen ska delas ut till deltagarna flera dagar före ett möte, minimalt 24 timmar så att deltagarna har möjlighet att förbereda sig för mötet.

I kombination med mötesminuter är den dokumentation som deltagarna får efter ett möte dagsorden planen för mötet och den rapporterade uppföljningen av det föregående mötet.

När du utvecklar en agenda för ett möte som inte regelbundet planeras, kommer följande steg att hjälpa dig. Senare i den här artikeln kommer du att se en mall för ett regelbundet möte. De två typerna av möten delar liknande agendaposter men är inte exakt samma.

Utveckla en mötesagenda

Först och främst identifiera om andra anställda behövs för att hjälpa dig att planera mötet. Därefter bestämmer du vad du hoppas åstadkomma genom att hålla mötet. Uppnå genomförbara mål för ditt möte. De mål du ställer in kommer att skapa ramarna för en effektiv mötesplan.

Som Stephen Covey säger i Sju vanor av mycket effektiva människor , "Börja med slutet i åtanke." Ditt mötes syfte kommer att avgöra mötesfokus, mötesagendan och mötesdeltagarna.

Att bygga en agenda gör en plan för mötet. Du börjar med huvudmålet eller det syfte du försöker åstadkomma genom att hålla mötet.

När du har bestämt dig för ditt mål måste du avgöra om du behöver hjälp av ytterligare anställda att planera din dagordning. Om ja, bjuda in dem att gå med dig.

Efter att ha bestämt ditt övergripande mål måste du eller ditt lag göra följande beslut. Förutom mötet eller målet för mötet visas var och en av dessa på mötesagendan.

• Nödvändiga deltagare för det faktiska mötet,
• De saker som behöver diskussion eller åtgärder som kommer att leda till uppnåendet av målet eller syftet,
• Den tid du förväntar dig gruppen kommer att behöva diskuteras varje sak,
• Ett datum och tid för mötet,
• En lämplig plats som håller alla deltagare bekvämt, för mötet,
• Förarbete för mötet. Detta kommer att inkludera läsning, dokumentation, data, mötesminuter från ett föregående möte eller någon annan förberedelse som gör ditt faktiska möte framgångsrikt. Denna förberedelse bör bifogas till mötesmeddelandet och agendan när du distribuerar dem till inbjudna deltagare.

Förutom ovanstående beslutsposter ska standardagentursposter innehålla:

• Granska mötesens syfte, agendan och förväntade resultat och produkt.
• Granska protokollen från föregående möte.
• Granska deltagarnas framsteg på åtaganden och åtgärdspunkter som gjorts vid det föregående mötet.
• Anmälaren eller ledaren måste granska de åtaganden som deltagarna gjort under mötet som en slutgiltig dagordning.

Bestäm vem som måste delta i att genomföra din agenda

När du har bestämt dig för att ett möte är nödvändigt för att uppnå ditt mål måste du utveckla listan över deltagare.

Inte varje anställd kan eller borde delta i varje möte, men att bjuda in rätt deltagare ökar sannolikheten för framgång. Bestäm dina deltagare genom att ställa frågor som följande.

Mötesagenda för regelbundna möten

Inte varje möte behöver en anpassad dagordning. De flesta anställda har regelbundet planerat möten för sina avdelningar eller arbetsgrupper. Du har också lag och projekt som du deltar ni.

Ett pågående projekt kanske inte kräver en nyutvecklad dagordning för varje möte, men ditt lag kommer att fungera bra genom att anta en standardinriktning till ditt möte.

Det regelbundna mötet delas upp i tre segment som alla har standardagendaposter: Informationsobjekt, åtgärdsposter och vidarebefordran.

Mötesagenda

Informationsartiklar

Åtgärdsposter

Vidareplanering

Om du följer dessa riktlinjer när du utvecklar din mötesagenda, förbättrar du sannolikheten att ditt möte kommer att ge resultat.

Relaterat till mötesagendan

• Vem måste äga lösningen som gruppen utvecklar?
• Vem äger den process som gruppen diskuterar?
• Vem behöver veta informationen du distribuerar?
• Vem kan ge uppgifter och fakta för att styra beslutsfattandet?
• Vem har erfarenhet eller kompetens att dela med gruppen?
• Vem måste stödja genomförandet av lösningar eller uppgifter?
• Vem måste ge tillstånd eller resurser för att utföra mötesutfallet?
• Vem kan motsätta sig genomförandet av lösningar eller riktningar?
• Uppvärmning och hälsningar. Tänk på en kort isbrytare beroende på hur ofta gruppen möter.
• Granska mötesens syfte, agenda och förväntat resultat och produkt.
• Granska protokollen från föregående möte.
• Ge lämplig avdelning och företagsinformation som laget behöver.
• Granska framstegen på åtgärdsposter, handlingsplaner och åtaganden. Granskningsgruppen utvecklas på mål.
• Diskutera och fatta beslut om agendaposter för detta möte.
• Identifiera nästa steg.
• Identifiera syftet, resultatet och agendan för nästa möte.
• Anmälaren ska se över de åtaganden som gjorts av personer under mötet.
• Identifiera all hjälp som behövs från personer som inte är i gruppen och tilldela deltagare att göra kontakt.
• Skicka minuter ut inom 24 timmar efter mötet.

  Mer relaterat till effektiva möten

  • Möt och hälsar möteisbrytare till lunch
  • Utveckla gruppnormer
  • Team Norms Prov