Avgiftsstrukturer för evenemangsplaneringsföretag

Om du startar ett evenemangsplaneringsföretag för sociala evenemang, affärshändelser eller en kombination av båda, vem som helst som överväger eget företag borde vara oroliga för att skapa en rimlig ränta för tjänster. Det är viktigt att veta hur man tar betalt för tjänster.

Tyvärr är svaret inte enkelt. Flera faktorer går in i att bestämma sin ränta, inklusive händelseplanering rörelsekostnader, löner och vinster.

Verkligheten är att priserna varierar beroende på var du driver ditt företag, vilka typer av projekt du tar på och vad marknaden är villig att betala.

Det beror också på din målmarknad. Det vill säga din kund eller prospekt kommer att ha en målbudget i åtanke, och dina tjänster måste vara konkurrenskraftiga inom dessa parametrar.

Sätt Eventplanerare strukturera sina avgifter

Om du vill starta en deltid eller till och med heltid, finns det ungefär fem sätt att strukturera din evenemangsavgift och citera avgifter till dina kunder:

• Fast projektavgift
• Procentandel av utgifterna
• Tidsavgift
• Procentandel av kostnader plus timpris
• Provisionella priser

För följande förklaringar och exempel, låt oss anta att du vill tjäna i genomsnitt $ 75 per timme för dina tjänster.

Avgifter baserade på en platt projektpris

Många kunder föredrar att veta hur mycket ett projekt kommer att kosta, inklusive alla avgifter. Som en evenemangsplanerare, för att erbjuda detta måste du bestämma en fast avgift och bestämma vilka tjänster som ska täckas för det beloppet.

Detta innebär ansvaret för att hantera en budget direkt på dig, planeraren och kräver att du förutser olika scenarier i vilka omständigheter kan förändras. I det här scenariot kan kunden avtala direkt med evenemangsplaneraren för att samordna all logistik, catering, mötesplats, logokostnader etc.

Plana projektavgifter används vanligtvis för förpackade händelser, som de som finns med sportmarknadsföring, och kan beräknas per personbasis med många bestämmelser och försiktighetsåtgärder.

Anta att du anlitas för att organisera en historisk citytur för en dag för 15 gäster. Din kund vill att du citerar en fast avgift för transport, en privat guide, lunch och alla / alla inträdesavgifter till arenor. Hon frågar emellertid också att du ger en stor fördelning av varje kostnadspost.

I det här scenariot måste du förhandla / beräkna kostnaden för alla tjänster, inklusive din tid, och ange en sammanlagd total för kostnader. Det blir händelseplanerarens ansvar / risk för att identifiera nödvändiga insättningar, betala för alla tjänster och hålla ansvaret för alla serviceavtal.

Avgifter baserade på en procentandel av kostnaderna

I genomsnitt borde de flesta kvalificerade evenemangsplanerare känna sig bekväma med att ladda mellan 15-20% av den totala kostnaden för en händelse som en del av deras avgift.Beroende på programmets komplexitet och hur lång tid det tar att planera och genomföra en händelse, är det ibland tillräckligt för att täcka en planerares hela kostnad och resultatkälla.

Anta att du anlitas för att organisera en privat middag på en exklusiv restaurang för 40 gäster med i genomsnitt 175 kronor per person.

Låt oss uppskatta att det tar dig totalt 15 timmar att träffa din klient, planera, delta och slutföra all uppföljning på denna händelse. Om du tar ut 18% av de totala utgifterna tjänar du bara lite mer än din riktade timpris på $ 75 / hour:

$ 175 x 40 gäster = $ 7, 000 x 18% = $ 1, 260
15 timmar x $ 75 / hr = $ 1, 125

Om kunden träffar dig direkt för alla tjänster kommer den totala kostnaderna för händelsekostnaden för kunden att vara totalt $ 8, 260.

Avgifter baserade på timpris

Några kunder föredrar evenemangsplaneraren att citera en timmarsavgift för tjänster och att uppskatta det totala antalet timmar att hantera och genomföra ett visst klientprogram. Det kan tyckas likna den platta projektfrekvensen, men det möjliggör större flexibilitet hos båda parter att anpassa sig till förändringar som kan behövas under vägen.

Många affärsplanerare debiterar varje timme för tjänster. Det gör det möjligt för en kund att veta hur mycket det kostar för att anställa dina tjänster och låta honom / henne beräkna en rimlig budget. Ofta är anledningen till detta att klienten vill ha bättre hantering av eventuella oväntade utgifter.

Kom alltid ihåg att definiera noggranna parametrar kring förväntningar så att båda parter är överens om vilka tjänster som ska tillhandahållas. Som en händelseplanerare bör du inkludera en hänvisning till fakturering för alla rimliga affärskostnader som kan uppstå.

Vissa evenemangsplanerare kan markera driftskostnader som frakt, biluthyrning och andra diverse kostnadsposter med så mycket som 15-20% medan andra inte gör det. om du gör det borde du förklara sådana markeringar och få en överenskommelse med din klient i förväg.

När det gäller timmars händelseplaneringssatser är det också viktigt att bestämma hur ofta du kan fakturera för din tid.

Låt oss anta att en klient anlitar dig i oktober för att organisera ett dags seminarium i mars. Dina tjänster kontraktas till källa och förhandlar om platsen, cateringtjänster, A / V, och bidrar till innehållsskapande för ett begränsat antal kommunikationsartiklar (t.ex. e-post, inbjudningar, dagordning, utvärderingsformulär etc.).

Din klient anställer också dig för att tillhandahålla on-site management. Du etablerar ett avtal framifrån som du kommer att fakturera för identifierade tjänster vid olika tidpunkter och skickar fakturaer för alla tjänster som utförts hittills, varje vecka, varje vecka eller månadsvis.

Enligt detta avtal borde du och din klient både utarbeta en detaljerad redogörelse för arbete som omfattar båda parternas förväntade ansvar. Då kan du uppskatta en total budget på så många timmar plus rimliga utgifter (var tydlig på vad dessa detaljer kan innehålla).

Avgifter baserad på procentsats Utöver fastavgift / timpris

Ibland anställs du för att organisera en händelse, och av någon anledning föredrar kunden en kurs baserad på en procentandel av utgifterna. Detta räcker dock inte för att täcka kostnaden för din totala tid och tjänster. I dessa situationer är det rimligt att presentera dina avgifter till en kombinerad kostnad i två olika kategorier.

Exempelvis hyr en klient för att organisera händelser som hör samman med en konferens. Ditt uppdrag är att organisera två privata middagar och en golfutflykt, var och en med 50 gäster. Den totala kostnaden för dessa kombinerade händelser löper ungefär $ 20 000, men det tar ungefär 60 timmar av din tid och komplexiteten i detta projekt kan motivera en högre vinstmarginal. Med tanke på detta kan du komma till din slutliga fasta avgift + timpris med följande beräkningar:

Procentandel av utgifter Beräkning:
$ 20 000 x 18% = $ 3, 600

60 timmar x $ 75 / hr = $ 4, 500
Timunderskott:

$ 900 Om du kommer till underskott, som vi gjorde i exemplet ovan, kan du välja att citera 15 timmar för att hantera logistik av flera externa leverantörer. Ditt citat kan sedan återspegla följande:

Deltagande händelsekostnader:

$ 23, 600 Fastavgift:
$ 1, 125 (baserat på 15 timmar vid $ 75 / hr) du måste noggrant fastställa att du har beräknat dina timmar på ett lämpligt sätt (ett konto för att täcka icke-standardiserade driftskostnader som personlig resa). Som förväntat är det få kunder som är glada att se kostnaderna senare, om inte motiverade skäl finns till förfogande.

Avgifter baserade på avdragsbara priser

Ett annat sätt som evenemangsplanerare kan samla avgifter för tjänster är genom att säkra evenemangsutrymme genom arenor som erbjuder en beställbar kurs. Dessa är avgifter som vanligtvis ges till resebyråer för bokning av biljetter, hotellrum och andra former av transport.

Till exempel kan många hotell förlänga en beställbar hastighet upp till så mycket som 10% för gästrum och andra utgifter.

Även om vissa evenemangsplanerare kommer att omfamna uppdragsbara priser som inkomstkälla för sig själva, kan savvierklienter ifrågasätta händelseplanerarens känsla av lojalitet när uppdragsbara priser är inblandade. Av den anledningen kommer många erfarna planerare att begränsa alla planeringsval som inkluderar en beställbar skattesats eller förhandla icke-uppdragsbar prissättning för sina program och vidarebefordra denna källa till besparingar direkt till kundens bottenlinje.

Vidare kan vissa kunder vara medvetna om att uppdragsbara priser finns och förväntar sig inte att deras externa konsulter ska fakturera med någon av de andra identifierade faktureringsmetoderna vi har skisserat och betalar fortfarande en provisionerbar kurs. I allmänhet anses det inte vara en bra form av många arrangörer att väsentligen "dubbla dopp" sin inkomstström på det här sättet.

Om du accepterar beställningspriser är det bäst att inte debitera dina kundavgifter för dina tjänster med hjälp av alternativa faktureringsmetoder.

Det finns scenarier när uppdragsbara räntor gör det mest förnuftiga, till exempel en mindre ideell organisation eller en förening som kan anställa dina tjänster för en medlemshändelse eller ett möte och huvuddelen av avgifterna betalas direkt av deltagarna i stället för organisationen .

Ett annat scenario kan vara om din kund köper klientgåvor från dig, och du kan också erbjuda distributionstjänster för reklamartiklar. I så fall ska du bara förhandla om reklamartiklarna och inte betala för dina tjänster varje timme, såvida inte din kund är medveten om alla avgifter framåt.