Utvecklar en effektiv kreditkortspolicy

Idag försöker både små och medelstora företag att minimera kostnader som är relaterade till resor eller andra inköp som görs av anställda till förmån för företagen. Ett av de bästa sätten att skära ner onödiga utgifter från anställda är att skapa en anställd kreditkortspolicy. För att minska missbruk av företagets kreditkort bör företaget fastställa regler och regler om hur företagskreditkortet ska användas.

Men inte många företag är medvetna om de bästa sätten att utveckla anställda kreditkortsregler. Många företagare har alltid lust att skapa dessa policyer men saknar inriktning på hur man gör det. På grund av detta är här en levande beskrivning av hur företag effektivt kan skapa kreditkortspolicyer för anställda.

1. Kortinnehavarens ansvar

Om ett företag utfärdar kreditkort till sina anställda måste det fastställas regler som reglerar kortets användning. Medarbetarna bör hållas ansvariga för säkerheten på kortet samt integriteten för all information som är relaterad till företaget. Medarbetarna bör se till att kortet hålls på ett säkert ställe, kortet är fri från bedrägliga aktiviteter och kortets identifikationsnummer är skyddat. Företaget bör också ange att företagskreditkortet endast är begränsat till att användas av den anställde och inte någon annan person.

2. Spelling Out Spending Limits

Företaget ska kunna följa regler som dikterar aktiviteter eller transaktioner där kreditkortet ska användas.

Utgifterna borde i själva verket begränsas till specifika medarbetares behov. Varje avdelning bör ha sina egna utgiftsgränser. Som företag är det bra att informera varje anställd om utgiftsgränserna vid utfärdandet. Dessutom ska varje anställd inte överstiga denna gräns, och om man gör det, uppkommer de över gränsvärdena.

Slutligen bör företagets kreditkort aldrig användas för kontantförskott.

3. Regelbunden användningsrapport

Varje företag borde hålla anställda ansvariga för företagskreditkortets användning. Låt oss säga att varje anställd i slutet av varje månad ska lämna en detaljerad förklaring av alla avgifter, kvitton och rätt bokföringskod. Varje anställd bör se till att de bifogar utgiftskvittonerna i månadsrapporten innan de lämnas in till företaget för verifieringsändamål. Alla dessa bör göras i tid för att undvika sena betalningar. Om du gör det kommer du att se till att företaget övervakar sina månatliga utgifter med lätthet och att revisionen blir enklare.

4. Ingen användning av kort på individuella utgifter

Företaget bör vara mycket strikt på användningen av medarbetarkreditkortet eftersom ingen får använda den för personalkostnader.Kort sagt bör användningen av kortet vara begränsat till verksamhetsrelaterade aktiviteter. Definitionen av personlig användning, i detta fall, är någon kostnad som inte är relaterad till verksamheten. Företaget bör vara mycket svårt på alla anställda som använder kortet på sina egna betalningar.

5. Användningsrecension

Om ett företag utfärdar personalkreditkort rekommenderas det att göra ett kortöversyn efter en viss tidsperiod.

Översynen av kortet ska ske av den anställdes närmaste handledare tillsammans med en medlem av företagets bokföringsavdelning. Arbetstagarens handledare bör se till att användningen av kortet är begränsad till vad den var avsedd för. Å andra sidan ska bokföringsavdelningen verifiera om alla intäkter och andra utgiftshandlingar som lämnats av arbetstagaren är äkta.

Därför bör varje företag ha en effektiv och tillförlitlig kreditkortspolitik för anställda för att hindra missbruk av kortet av enskilda personer. Detta kommer att placera ett företag i en bra ekonomisk position eftersom ingen anställd kommer att missbruka sitt kort för personliga utgifter. Dessutom bör företaget se till att både handledaren och bokföringsavdelningen förstår alla aspekter av politiken.