Hur man förbereder din ide för volontärer

Du skulle aldrig rekrytera betalda anställda tills du hade konkreta jobb för dem, jobbbeskrivningar, visste hur man övervakade dem och klargjorde dina förväntningar på dem.

Men ibland nonprofits börjar rekrytera volontärer innan organisationen är klar.

Dålig flyttning. Även om bara en volontär har en elak erfarenhet, kan det sätta tillbaka dina ansträngningar i flera år. Bättre att införa en "personal" -plan för volontärer, som liknar vad du har för betald personal.

Innan du börjar leta efter volontärer, se till att du följer dessa steg för att få din organisation redo.

Förstå din ideella kultur och arbetsmiljö

Varje ideell organisation har en personlighet.

Är din organisation formell i sättet att det ställer gränser och kommandokedjor upp? Eller är det öppet, vänligt, kreativt och värdedrivet?

Kanske är det kaotiskt och fritt flöde. Är anställda seriösa eller avslappnade, humoristiska och vänliga, eller styva och kalla? Är situationen stabil med personal som känner sig trygg i jobbet eller är det oroligt och instabilt med alla oroade över sin framtid?

Är det här en plats du skulle rekommendera till vänner eller familj som ett bra ställe att jobba eller volontär?

• Kundtjänstförvaltning för ideella organisationer

Gör matchen mellan kultur och volontär

Förhoppningsvis är din organisation trevlig och vänlig men med tydligt strukturerade processer och förväntningar.

Din organisationskultur bestämmer i alla fall vilken typ av volontär du rekryterar. Om ditt kontor är hierarkiskt kan du hitta personer som är bekväma enligt procedurer och policyer.

Om det är löst organiserat eller företagande, vill du leta efter personer som är självstartare och som tycker om att arbeta med mindre struktur och riktning.

Analysera din arbetsplats innan du rekryterar volontärer, så du kommer att kunna skapa en bättre match mellan volontärer och organisation.

Förbered din organisation för volontärer

Fungerar högsta ledning volontärarbete och uppskattar de värdefulla volontärerna? Är personalen beredd och villig att hjälpa till med intervju, orientering, utbildning och övervakning av volontärer? Valar du styrelsen frivilliga?

Har du tänkt igenom det slags arbete du kan ge till frivilliga? Finns det frivilliga positionsbeskrivningar på plats? Har du förberett rekryteringsmaterial som broschyrer, flygblad och en volontärhandbok?

Finns det plats för volontärer att arbeta med nödvändiga leveranser och tillgänglig utrustning? Finns det policyer, rutiner och system för registrering av system?

• 10 sätt att göra frivilliga lyckliga
• Grunderna för volontärorientering och träning

Identifiera och lösa juridiska frågor

Har du upptäckt några juridiska och ansvariga frågor om frivilligt engagemang?Finns det system för att köra bakgrundskontroller? För att utvärdera prestandan hos volontärer och mäta resultaten du förväntar dig? Är din försäkring aktuell och skyddar den frivilliga och organisationen?

• 5 sätt att undvika juridiska problem med volontärer
• Så här skriver du en volontärposition Beskrivning

Trä och förbered din personal

Är ditt team redo att reagera när potentiella volontärer kontaktar dig? Kan de tala kunnigt och entusiastiskt om organisationens uppdrag och arbete?

Har din webbplats information om hur man vill frivilligt, vem ska du kontakta och bilder av volontärer?

Även om ingen särskild rekrytering har gjorts kan din organisation höra från potentiella volontärer. Se till att alla på kontoret som mottar samtal från personer som uttrycker intresse för volontärarbete vet vem som har ansvaret för volontärhantering och är beredd att överföra samtalet eller vidarebefordra ett meddelande.

Fråga aldrig en volontär att ringa tillbaka! Det snabbaste sättet att sakna en stor volontär är att lämna honom eller henne dinglande.

En volontär kommer förmodligen inte göra ett försök att nå dig. Hon går vidare till nästa ideella lista på hennes lista.

Utbilda personal om rekryterande volontärer

Många av organisationens anställda ser potentiella volontärer varje dag. Känner de till det utbud av service möjligheter som finns i din organisation och var kan man hänvisa individer som uttrycker intresse för volontärarbete? Är du anställd som ambassadörer för din organisation?

När du förstår din organisatoriska kultur och har alla dina system på plats, är det dags att fortsätta med dina rekryteringsplaner. Kolla in 3 sätt att rekrytera volontärer för din ideella sida