Small Business Accounting med snabbböcker Camille Wright

Medan jag var på BlogHer-konferensen i San Francisco fick jag chansen att prata med Camille Wright, bokföringskonsult till småföretag. Hennes firma, Wright Solution, lär småföretagare hur man håller reda på deras ekonomi och får en bättre bild av hur deras företag gör.

Tre viktiga punkter i denna intervju med Camille Wright, en liten företagskonsult och QuickBooks expert:

1. De flesta småföretag (särskilt ensamägare) har ingen aning om hur deras affärer gör ekonomiskt eftersom de inte har väl underhållna böcker.
2. Många användare av finansiell programvara, som Quickbooks, utnyttjar inte fullt ut kraften i moderna bokföringsprogram.
3. Intuit har ett ton av olika versioner av deras Quickbooks (Business Accounting) och Quicken (Personal Finance). Det finns förmodligen en version som speciellt sköter din verksamhet.

Efter konferensen svarade Camille nådigt fler frågor i följande intervju:

1. Vad är några av de mest förbisedda skatteavdrag för probloggers och online-entreprenörer? Vilka avdrag är de mest missförstådda?

Jag tycker att den mest förbisedda avdraget långt är körsträckan. Eftersom de flesta bloggare arbetar ute i hemmet, kommer alla mil som drivs från den här webbplatsen till var som helst som är affärsrelaterade att kvalificera som ett företagsavdrag.

Med den federala körsträckan för närvarande vid $. 585 per kilometer, kan detta vara ett betydande avdrag.

Jag skulle säga att det mest missförstådda avdraget är avdrag för "Office In Home". IRS har mycket specifika riktlinjer för arbetsutrymme i hemmet och om företagare väljer att kräva detta avdrag måste de vara säkra på att utrymmet faller inom de parametrar som fastställs av IRS.

Detta är egentligen inte ett avdrag, men jag finner att det mest förbisedda objektet för ett litet företag som filer som enmansägare är den skatt på egenföretagande som de är skyldiga för och som krävs för att betala i avdrag fyra gånger per år. Självskatt (social trygghet och medicare) är ungefär 15. 3% av din företagsinkomst. Det kan vara ett stort belopp i slutet av året om du inte har gjort de beräknade betalningarna under hela året efter behov. Och självklart måste du lägga till räntor på grund av underbetalning också.

2. Många onlineföretagare tror att eftersom de inte gör mycket pengar behöver de inte oroa sig för redovisning. Håller du med det? Om du inte gör det, hur pratar du dem för att förändra sitt tänkande?

Det här är en lätt fråga för mig. Om du inte behåller exakta dokument hur vet du om du tjänar pengar eller inte?

Det vet inte bara om du tjänar pengar utan också hur använder du pengarna du gör.

Många småföretagare är vad vi betraktar "skobox" -kunder som innebär att de dyker upp en gång om året på deras revisors kontor med kuvertet fullt av kvitton eller de presenterar sidor och sidor av Excel-kalkylblad.

Hur som helst, de har ingen aning om hur de gör det (förutom att de har pengar på sitt bankkonto) tills deras revisor talar om dem efter att han har dechiffrerat alla dessa papper. Det kan vara en riktig chock att ta reda på att du är skyldig pengar på dina skatter när du trodde du inte hade gjort tillräckligt för att skylla någonting.

Dessutom finner jag bokföring ovärderligt som ett budgetverktyg. Om du fortsätter att registrera dina intäkter och kostnader kommer du att kunna se månadsvis en gång när du är upptagen gånger och när du kanske behöver öka din marknadsföring för att dra in mer verksamhet.

Det kan också visa dig exakt när och hur mycket du spenderar på olika utgifter för ditt företag. Genom att titta på dina utgifter månadsvis kan du avgöra när och hur mycket pengar du vanligtvis behöver täcka utgifterna.

Å andra sidan kan det visa vilka saker du kan spendera för mycket på så att du kan hitta ett sätt att skära ner dem i framtiden eller sprida dem ut på ett annat sätt.

3. Har du några förslag på hur man väljer en bra revisor?

Jag skulle vilja säga att alla revisorer vet vad de gör, men jag har inte alltid funnit det för att vara fallet. Det bästa jag kan säga är att shoppa. Inte bara behöver du hitta någon som har den nödvändiga kunskapen, men också någon som är villig att arbeta med dig, var där när du har en fråga eller ett problem. Under en kort konversation med en potentiell revisor ska du kunna berätta om du klickar på.

En sista sak om revisorer, bara för att de har en CPA-beteckning betyder inte att de kommer att passa dig bäst. Du vill ha någon som känner till reglerna, men du bör också leta efter någon som kan arbeta och växa med dig.

4. Du har rådfrågat småföretagare i nästan två årtionden. Tror du att online-entreprenörer (probloggers, eBay-säljare, web 2.0) har olika redovisningsbehov jämfört med personer som startar murbruk och murbruk? Möter de olika utmaningar?

Verkligen är affärer affärer. Vi arbetar alla med siffror för att berätta för vår historia. Trots att jag tror att ett problem för online-entreprenörer skulle vara integrationen av sina finansiella poster med standardprogramvara. Vi vet alla att programmeringen är här idag och föråldrad i morgon så det är upp till redovisningsprogramvaruindustrin att hålla trit med online communityens behov.

Det finns många programvaruföretag från tredje part som har och fortsätter att utveckla program som fungerar som tillägg till standardbokföringsprogram. Dessa kommer i grundläggande eller branschspecifika program så det handlar helt enkelt om att hitta den bästa passformen för ditt företag.

5. Kan du berätta lite om hur du började Wright Solution och varför du ville arbeta med småföretag?

Jag har alltid tittat på affärer som ett slags spel, ett pussel och jag älskar pussel. Det finns en plats och ett skäl till allt och affärsmannen behöver bara ta reda på hur man sätter samman alla bitar för att berätta för sin historia.

Problemet jag såg tidigt var att de flesta nystarter eller småföretag var inriktade på driften av sin verksamhet. Detta är vad de borde göra men de tenderar att lämna ut de grunder som visar dem om vad de gör är effektiv och lönsam.

När jag jobbar med små företag tycker jag om att titta på glödlampan fortsätt när de ser den korrekta bilden av hur deras verksamhet fungerar ekonomiskt.

6. Du är medlem i Intuits revisors högskolebyrå. Kan du berätta varför du bestämde dig för att arbeta med Intuit?

När flera av mina klienter bad mig att titta på QuickBooks för dem spenderade jag lite tid på att lära mig allt jag kunde om programmet. Under årens lopp har jag funnit att många som använder programmet inte har ett grepp om vad de gör eller programmets kraft, så mycket tid spenderas på att korrigera arbete eller träna mina kunder på programmet.

Intuit Högtalarbyrån består av professionella som jag själv som tycker om att hjälpa människor att göra det mesta av de produkter som Intuit producerar. Jag hatar att se människor kämpa när allt de behöver är en liten vägledning för att sätta dem på rätt väg.

QuickBooks-produkter är en överkomlig lösning för småföretagaren och jag insåg att om jag ville vara i affärer själv, behövde jag bli skicklig i de produkter som mina kunder använde.

7. Du var nyligen utrustad som en affärsexpert på BlogHers San Francisco-konferens, den främsta bloggingkonferensen för kvinnor. Vad var några av de vanligaste frågorna från kvinnliga bloggare?

De flesta kvinnor som jag pratade med var väldigt tidigt i sina företag, så letade efter information om hur de skulle strukturera sin verksamhet: som ensam innehavare, LLC eller ett företag.

Det fanns också frågor om huruvida de verkligen behövde skicka en avkastning om de inte tjänade mycket pengar.

Då var det naturligtvis de vanliga frågorna om hur mycket de kunde avskriva för de olika utgifterna de ådra sig.

8. Jag har hört från många småföretagskunder att QuickBooks har många funktioner som de inte använder eftersom de inte har tid att utforska och lära. Var kan de gå hitta kompetent hjälp? Både gratis och för mer omfattande konsultation.

QuickBooks ProAdvisor-databasen är ett bra ställe att hitta hjälp. Den är också tillgänglig inom alla QuickBooks-program. Detta är inte en kostnadsfri tjänst och inte stöds av Intuit, de personer som anges i databasen är småföretagare själva och tar ut ett brett utbud av avgifter beroende på deras kompetens inom olika områden. Precis som att hitta en revisor, om du behöver hjälp från en ProAdvisor, föreslår jag att du ringer flera för att hitta rätt passform för dig.

För gratis hjälp kan du gå med i QuickBooks Online Community.Här kan du fråga QuickBook Experts och andra QuickBook-användare hur du använder specifika funktioner.

9. Intuit har många nya produkter som verkar som om de skulle vara till hjälp för småföretagare. Men det finns så många alternativ. Var ska en ny småföretagare gå för att hitta rätt produkt (er) att komma igång med?

Ett bra ställe att börja är att gå till snabbböcker. com och klicka på Produkter och tjänster. Här kan du se en karta över alla Intuit-produkter och tjänster för småföretag från finansiell programvara och lönesystemslösningar till skapande av webbplatser och betalningstjänster.

Det enda jag skulle vilja tillägga är att när du handlar vilken produkt som passar bäst om du bara börjar, mindre i storlek och ganska grundläggande, skulle jag gå med en mer grundläggande version istället för att hoppa direkt in i dyraste versionen. Alla versioner omskrivs varje år med nya klockor och visselpipor så att du kan uppgradera till en mer robust version inom ett år om det är nödvändigt. Du vill börja med ett program som är lämpligt för dina nuvarande behov, men inte för komplicerat och dyrt att det kommer att överväldiga dig direkt från fladdermusen.

Om du har relativt enkla ekonomiska behov kanske du vill börja med QuickBooks Simple Start, en gratis grundläggande version av QuickBooks, och uppgradera till en mer robust version om du behöver mer funktionalitet senare.

10. Billing Manager ser ut som ett bra verktyg för frilansarbetare. Kan du berätta lite om vad du tycker om det och hur det jämförs med andra webbaserade faktureringsverktyg som Blinksale eller FreshBooks?

Intuit Billing Manager hjälper små serviceföretag, inklusive frilansare, att skapa och hantera sina fakturor online. Det är främst för företagare som använder Excel och Word och vill ha ett effektivare sätt att hantera sina fakturor men är inte färdiga att få QuickBooks. Vad jag tycker om Billing Manager är att det är en steg till redovisningsprogramvara och definitivt bättre än kalkylblad. Det är enkelt att använda, så att du skickar ut fakturor med minimal ansträngning, och det är gratis på billingmanager. com - du kan inte slå det.

Jag är inte så bekant med Freshbooks och Blinksale så jag kan inte kommentera hur de jämför direkt med Billing Manager. Jag kan säga att Billing Manager är från Intuit så det är här att stanna och det integrerar bra med andra Intuit-produkter som företagets betalningslösningar. Så snart du fakturerat en kund kan du få betalt snabbare genom att acceptera din online kreditkortsbetalning.

[Redaktörens anteckning: Här är mina recensioner av de bästa webbaserade faktureringarna.]

11. Många semi-pro bloggare tjänar några hundra (eller tusen) dollar i månaden. De använder Excel-kalkylblad och vill ha ett mer robust (men ändå överkomligt) bokföringssystem. Vad rekommenderar ni?

Som jag nämnde tidigare tror jag att ett bokföringssystem är bättre än kalkylblad eller kuvert. Det finns flera mjukvarupaket på marknaden, men jag tycker att QuickBooks-produkterna passar perfekt för småföretagaren.Programmen sträcker sig från de mest grundläggande till en produkt som kan hantera miljoner dollar företag som behöver mer funktionalitet.

En av de bästa sakerna med QuickBooks är priset. Jag har konsulterat med kunder som har spenderat tusentals dollar på större namnprodukter och inte haft positiva erfarenheter. QuickBooks är en prisvärd lösning för småföretag som behöver komma igång på kort tid utan mycket besvär. När tiden går vidare och de växer upp, kan de gå vidare till en högre slutprodukt, men jag tror att QuickBooks är det bästa sättet att gå.

Jag vet att jag antagligen låter som en QuickBooks-säljare, men jag har tagit hand om många småföretag och har funnit att programmen fungerar bra för dem.

Återigen, kom ihåg att nyckeln inte är egentligen det program du använder, men att du använder något för att organisera dina poster på ett ställe för att ge dig den bästa bilden av ditt företag när som helst.

12. Kan du ge oss några exempel på hur en online företagare kan använda QuickBooks för att bli organiserade?

QuickBooks kan användas av något företag, online eller inte. Det handlar om att skapa en fil för att göra exakt vad du behöver. Det finns grunderna för redovisning som måste följas, men efter det är det dags att spela och designa ett program som passar dina specifika behov. Ett par möjligheter skulle vara att anpassa fakturor med egen personlig känsla eller skapa olika kategorier för att spåra olika divisioner av ditt företag. Det finns många sätt att använda QuickBooks utöver grunderna, det tar bara lite tanke och tid att utforma programmet för att få den information som är viktigast för att hjälpa dig att driva din verksamhet.

13. Kan onlineversionen helt ersätta min Desktop QuickBooks-programvara? Ska jag behöva uppgradera till en stationär version senare?

QuickBooks Online Plus har inte en identisk uppsättning funktioner som för andra QuickBooks-skrivbordsprodukter. Det är bäst för servicebaserade företag som behöver komma åt sina böcker på distans och / eller tillåta flera personer att arbeta samtidigt. Några av dess funktioner är unika, medan många är samma eller liknar andra QuickBooks-produkter. Du kan kolla in det här diagrammet för en sida-vid-sida jämförelse av online- och skrivbordsversioner av Quickbooks. Eftersom QuickBooks Online skiljer sig från skrivbordsversionerna är det bäst att bestämma om det är rätt för dig från början istället för att byta till skrivbordsversionen senare.