Vad är utgiftsåterbäring på arbetsplatsen?

Kostnadsersättning är en metod för att betala anställda tillbaka när de spenderar sina egna pengar på affärsrelaterade kostnader. Dessa utgifter uppträder vanligen när en anställd reser i affärer men kan uppstå i andra arbetsrelaterade situationer.

Resekostnader kan innehålla logi, flyg, marktransport, tips till bellhops, måltider och andra tillfälliga utgifter som en anställd kan uppleva på vägen.

Övriga företagskostnader kan innehålla sådana saker som att ta kunder eller potentiella medarbetare till lunch, köpa böcker eller annat pedagogiskt material som arbetsgivaren täcker eller körkostnader för att återvinna företagets egendom.

Typ av utgifter som en organisation kommer att ersätta återfinns i företagets affärsresor, underhållning och allmänna ersättningsvilliga utgiftspolicyer i anställningshandboken. Bli bekant med ditt företags policy eftersom din arbetsgivare kan täcka utgifterna så varierat som kemtvätt och gym medlemskap på längre resor.

Kundunderhållning på affärsresor är en annan ersättningsbar kostnad, men känner till företagets policy så att du inte överskrider några utgiftsgränser. Du vill visa gästfrihet och artighet utan att överskrida din arbetsgivares budget för sådana utgifter.

Populära nu är företagskreditkort som är anförda till personer som är ledande anställda och andra anställda som ofta måste resa för företag.

Istället för att betala utgifter med egna pengar, tar de anställda ut allt annat än tillbud och tips till företagskreditkortet.

Detta är ett praktiskt tillvägagångssätt för kostnadsersättning för arbetstagaren, eftersom kreditkortsräkningarna dokumenterar exakta utgifter utan att arbetstagaren måste spara kvitton och fylla i resekostnadsrapporter.

Utfärdande av en kostnadsredovisningskonto

I både fallet med företagskortkortsanvändning och kontantbetalning kommer anställda sannolikt att fylla i en kostnadsredovisningsrapport när de återvänder från resan. Med företagskortet måste de förklara mindre än tydliga avgifter som visas på kreditkortsräkningen (mycket enklare än att fylla i en kostnadsrapport från början). De kommer också att debitera företaget för de extra tillägg som de betalat för med sina egna pengar eller kreditkort.

När en anställd betalar pengar måste han eller hon lista och ibland motivera varje kostnad för vilken ersättning begärs. Dessa granskas genom bokföring liksom uttalandena från kreditkortsföretaget. En obehörig utgift, eller en som utesluts av företagspolicy, återbetalas inte, vilket innebär att du behöver veta ditt företags policy avseende affärsresor.

De flesta företag fastställer ett datum för att kostnadsredovisningsrapporter ska lämnas in för att säkerställa att anställda återbetalas och för korrekt redovisning. Anställda måste följa dessa regler noggrant, eftersom vissa organisationer inte ersätter utgifter som lämnas in efter tidsfristen. Känn ditt företags regler.

En annan metod för att betala anställdas affärsresenskostnader är med en per diem.

En ovanlig läsarefråga som är relaterad till kostnadsersättning

En läsare frågade: "Våra försäljare utanför ombud har stora territorier (flera stater) och reser rutinmässigt och kräver ofta övernattningar. Det blev uppmärksammat genom bokföringsavdelningen, att en försäljare hade tagit ett husdjur med dem på en sådan resa och debiterade hotellavgiften till företagskreditkortet. Hon hävdade att hotellet inte skulle skilja av avgiften och hon hade planerat att ersätta företaget. är dumbfounded och söker efter förslag på hur man hanterar denna situation. Mina HR-instinkter berättar för mig att skriva den här medarbetaren för missbruk av företagsfonder men jag får motstånd från försäljningsförvaltningen som vill att jag ska göra en specifik husdjurspolitik.

"Vår användning av företagets kreditkort anger tydligt," Detta kort ska endast användas för FÖRETAGSUTSÄTTNINGAR.

Personlig användning av kortet kan leda till förverkande av kortet eller uppsägningen. Dessutom kommer försäljningsrepresentanter vara ansvarig för obehöriga avgifter. "Har du skrivit om ett sådant ämne tidigare?"

HR-svar:

Här är vad du behöver tänka på. Gick arbetstagaren till redovisning och förklara problemet att hotellet inte kunde skilja ut sällskapsdjurskostnaderna? Eller var hon fångad av en noggrann granskning av hennes utgifter i redovisning? För det första är det svårt att tro att hotellet inte kunde skilja ut sällskapsdjurskostnaderna. För det andra, om hotellet inte kunde skilja ut avgiften för husdjuret, hur visste hon vad hon skulle betala tillbaka till bokföring?

Om hon planerat att betala för sällskapsdirektet endast om hon blev fångad och inte frivilligt erbjöd sig att betala, förtjänar hon disciplinåtgärder. Detta skulle också bero på hur du har behandlat liknande situationer tidigare. Har andra anställda ersatt företaget för olika utgifter och inte fått disciplinära åtgärder?

Ofta när man tittar på en situation, kommer du att finna att det finns policyen å ena sidan och hur det har implementerats och tillämpats å andra sidan. Du vill inte behandla denna person annorlunda än andra anställda har behandlats tidigare.

Disciplinära åtgärder är inte i ordning om andra anställda helt enkelt har ersatt företaget tidigare för liknande kostnader. Kom ihåg att jag inte är en advokat så det här är bara en HR-kollegas åsikt.

Att rekommendera en resepolitik för djur rekommenderas inte eftersom det är ett exempel på att företaget stör och överreager i en anställdes personliga liv. Om de anställda vill betala för sitt husdjur att resa med dem är det inte företagets oro.

Så länge som husdjuret inte påverkar kostnaden för var de bor eller deras förmåga att delta i affärsändamålen för resan, är det inte arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagaren borde givetvis betala eventuella extraavgifter som resedjuret ger upphov till.

Din resepolitik är lite förvirrande och kan användas för att stärka delen "ansvarig för obehöriga avgifter" när policyn redan har angett att endast företagsutgifter är tillåtna.

Mer:

10 tips för att minska kostnaden för företagsresor | Ska medarbetare dela rum? Ansvarsfriskrivning:

Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.